Dapatkan teratur: bagaimana untuk bekerja dengan sejarah semakan di google docs

Satu kelebihan menggunakan Dokumen Google ialah ia sentiasa menjimatkan kerja anda secara automatik. Satu lagi ialah bahawa Google menyimpan sejarah semua perubahan yang anda buat pada dokumen. Memandangkan anda mempunyai akses kepada sejarah versi anda dalam Dokumen Google, anda boleh memulihkan versi lama fail atau membuat salinan versi terdahulu dan berputar ke dalam projek yang berbeza.

Perhatikan bahawa anda hanya boleh melihat dan mengambil semula versi fail sebelumnya jika anda mempunyai izin pengeditan. Jika seseorang berkongsi file dengan anda dan memberi anda kebenaran baca sahaja, anda tidak akan dapat melihat sejarahnya. Ambil perhatian juga bahawa versi perniagaan Dokumen Google dipanggil G Suite; petua ini harus berfungsi untuk sama ada versi.

Inilah cara ia berfungsi.

Cara Lihat Versi Lama Dokumen Google

Anda boleh melihat senarai sejarah semakan untuk mana-mana Dokumen Google dalam tiga cara.

1. Dari menu, pilih Fail> Sejarah Versi> Lihat Sejarah Versi.

2. Gunakan pintasan Windows Ctrl + Alt + Shift + H atau Command + Option + Shift + H pada macOS.

3. Klik pada kumpulan perkataan yang digariskan di sebelah kanan menu Bantuan. Perkataan ini berubah bergantung pada keadaan fail. Apabila anda sedang giat bekerja pada dokumen, ia berbunyi, "Simpan…" dan itulah satu-satunya masa yang anda tidak boleh klik padanya. Jika tidak, ia berkata, "Semua perubahan yang disimpan dalam Drive" atau "Edit terakhir dibuat pada" diikuti dengan tarikh. Klik salah satu dari mereka, dan sejarah versi anda muncul.

Senarai sejarah dokumen anda muncul dalam lajur baru di sebelah kanan. Versi individu runtuh di bawah tajuk untuk setiap tarikh. Kembangkan mana-mana daripada mereka untuk melihat lebih banyak butiran dalam perubahan.

Untuk kembali ke versi semasa, klik anak panah Kembali di bahagian atas kiri tetingkap.

Perlu diketahui bahawa anda mungkin tidak mempunyai sejarah yang sempurna, bagaimanapun, seperti yang dinyatakan oleh Google dalam dokumentasinya bahawa "semakan untuk fail anda kadang-kadang boleh digabungkan untuk menyelamatkan ruang penyimpanan."

Bagaimana Mengembalikan Versi Dokumen Google

Sebaik sahaja anda mempunyai akses kepada sejarah versi Google Doc anda, anda boleh memulihkan sebarang versi terdahulu. Dari senarai versi yang muncul di sebelah kanan, cukup klik pada fail yang ingin anda buka.

Butang biru besar muncul di bahagian atas tetingkap yang mengatakan "Kembalikan versi ini." Jika anda memulihkan versi yang dipilih, anda masih menyimpan semua versi lain, bahkan yang dibuat selepas yang dipilih sekarang.

Bagaimana Membuat Salinan Versi Dokumen Google Terdahulu

Sebagai tambahan untuk memulihkan versi lama fail, anda boleh membuat salinannya. Membuat salinan membolehkan anda dengan cepat memainkan versi yang berbeza dari fail yang sama. Sebagai contoh, ia adalah helah yang hebat apabila memohon pekerjaan dan anda ingin membuat setiap resume dan surat sampul unik, tetapi anda tidak mahu bermula dari awal setiap kali.

Untuk membuat salinan, buka sejarah fail anda, pilih yang anda mahu, klik ikon tiga titik yang disusun, dan pilih Buat Salin.

Petua untuk Pengeditan dan Kawalan Versi dalam Dokumen Google

1) Namakan Versi Anda

Sekarang bahawa anda tahu bagaimana mencari sejarah semakan anda di Dokumen Google, anda boleh mendapatkan lebih banyak daripada itu dengan menamakan versi yang berbeza. Dengan menamakannya, anda boleh dengan mudah mengenal pasti versi yang mungkin anda ingin pulihkan kemudian atau berputar untuk tujuan lain. Jika anda tidak mengubah nama mereka, nama lalai akan menjadi cap waktu dan tarikh. Anda boleh menamakan semula mereka dengan menggunakan salah satu kaedah berikut:

• Buka sejarah versi anda, klik ikon dengan tiga titik, dan pilih Nama Versi ini.
• Dari menu, pilih Fail> Sejarah versi> Nama versi semasa.

2) Track Perubahan dalam Dokumen Google

Di bahagian atas sebelah kanan bar menu ialah butang menu yang mengatakan Mengedit secara lalai. Klik, dan dua pilihan baru muncul: Mencadangkan dan Melihat.

Apabila anda bertukar kepada Mencadangkan, ia pada asasnya membolehkan perubahan trek dalam dokumen. Apabila anda dan kolaborator menggunakannya, Dokumen Google menyimpan semua bahan baru anda dan perubahan sebagai cadangan. Mereka muncul dalam warna yang berbeza untuk menjadikannya mudah dilihat. Anda boleh menerima atau menolaknya satu demi satu atau secara beramai-ramai .

3) Gunakan Alat Mengulas untuk Soalan dan Perbincangan

Penulis dan editor sering kali mempelajari cara yang sukar untuk membuat ulasan selaras dengan bahan yang dihasilkan bermakna ia secara tidak sengaja dapat diterbitkan dengan salinan terakhir. Dokumen Google mempunyai alat komentar yang membenarkan penulis dan editor untuk membincangkan kandungan tanpa meletakkan kata-kata yang tidak perlu ke halaman. Anda bersyukur kerana anda menggunakannya.

4) Gunakan @ Pesanan

Hubungi perhatian seseorang untuk menyunting atau mengulas dengan menggunakan @ pemesejan-atau mungkin saya harus mengatakan + mesej, kerana Google menggunakan simbol yang berbeza yang kebanyakan aplikasi lain. Sebenarnya, jika anda mengetik @ bukan +, Google mengubahnya untuk anda.

Untuk memberi perhatian seseorang, buat ulasan, kemudian taipkan tanda tambah (+) diikuti dengan nama orang atau alamat e-mel. Google auto-mencadangkan perlawanan terdekat dari Kenalan anda. Sekiranya orang itu tidak lagi dalam Kenalan anda, cukup masukkan alamat e-mel mereka. Ambil masa anda dan dapatkan dengan betul sebelum anda menekan masuk. Apa sahaja yang anda taip pergi kepada orang itu melalui e-mel dengan serta-merta, bersama-sama dengan pautan ke dokumen itu. Sekiranya anda membuat perubahan kepada komen, orang akan mendapat makluman tentang perkara itu juga. Jadi luangkan mereka spam dan berfikir melalui komen anda sebelum menekan masuk.

5) Tulis dan Edit Offline dalam Google Docs / Drive

Adakah anda tahu anda boleh menggunakan Google Docs walaupun komputer atau peranti mudah alih anda tidak disambungkan ke internet? Awak boleh. Rakan saya Eric Ravenscraft menulis keseluruhan artikel mengenai cara menyiapkan Google Drive di luar talian, lengkap dengan arahan langkah demi langkah.

6) Lumpuhkan Makluman E-mel

Jika anda menggunakan G Suite untuk menulis dan mengedit banyak, mendapatkan e-mel untuk setiap perubahan dalam dokumen boleh menjadi gangguan. Inilah caranya untuk mematikan pemberitahuan ini. Pergi ke Google Drive. Klik ikon gear di bahagian atas kanan dan buka tetapan anda. Di sebelah kiri, pilih Pemberitahuan, dan kemudian hapus centang kotak untuk E-mel.

Arahan pendek adalah: Google Drive> Tetapan> Pemberitahuan> E-mel

Lebih banyak G Suite Tips

Jika anda menggunakan Dokumen Google setiap hari, mempelajari beberapa petua berguna kami untuk G Suite akan membantu anda menjimatkan masa dan menjadi lebih cekap dengan program ini. Apabila anda tahu apa yang boleh dilakukan oleh perisian anda, ia juga boleh membuka idea baru untuk apa yang boleh anda lakukan dengan kerja anda.