Bagaimana untuk membunuh e-mel dengan perisian pengurusan projek yang betul

E-mel meningkatkan tekanan, mencipta kerja yang tidak perlu, dan membuat orang merasa terkejut. Tiada siapa yang boleh menjadi versi terbaik diri mereka di tempat kerja di bawah syarat-syarat ini. Beberapa tahun kebelakangan ini, organisasi telah mula beralih dari e-mel memihak kepada aplikasi pemesejan pasukan, seperti Slack dan alat komunikasi tempat kerja yang lain. Mencari alat yang betul, atau set alat, memberi kesan sama ada pasukan anda akan dapat menyerahkan peti masuk tradisional mereka. Bagi banyak pasukan, perisian pengurusan projek harus menjadi sebahagian daripada penyelesaian.

Perisian Pengurusan Projek Apa itu?

Perisian pengurusan projek, yang juga disebut aplikasi pengurusan projek, adalah alat dalam talian yang digunakan oleh pasukan untuk menjejaki kerja. Dalam erti kata yang luas, aplikasi pengurusan projek boleh jadi apa-apa dari sekeping perisian yang kompleks untuk menguruskan kerja, seperti Microsoft Project, kepada aplikasi tugasan asas. Aplikasi paling hebat termasuk alat perniagaan lain untuk menguruskan sumber, menjejaki masa yang dibelanjakan untuk tugas, atau bahkan pengebilan.

Kami sering membezakan pelbagai jenis alat kerjasama dari aplikasi pengurusan projek untuk menjadikannya lebih mudah untuk mengesyorkan aplikasi yang tepat untuk tujuan yang betul. Yang berkata, kedua-dua kategori dan beberapa yang lain (seperti aplikasi papan kanban dan aplikasi pengurusan kerja) bertindih dengan ketara. Jadi semasa saya kadang-kadang membuat kes yang aplikasi seperti Asana, Trello, Airtable, dan Basecamp tidak ketat memproyeksikan aplikasi pengurusan, kita boleh menyertakan mereka di sini.

Apa yang Anda Lakukan dalam Perisian Pengurusan Projek?

Setiap aplikasi pengurusan projek agak berbeza, tetapi kebanyakan mereka membiarkan anda melihat pelbagai aspek kerja pasukan anda tanpa memerlukan anda meminta rakan sekerja anda tentangnya.

Apabila anda log masuk, anda melihat semua tugas yang perlu diselesaikan oleh pasukan anda dan tarikh akhir. Anda melihat siapa yang ditugaskan untuk tugas itu, jika dan apabila mereka menyelesaikannya, dan sama ada mereka mempunyai sebarang komen mengenainya. Sekiranya salah satu daripada rakan sekerja anda tidak disangka-sangka, anda boleh log masuk ke aplikasi pengurusan projek dan periksa sama ada mereka mempunyai apa-apa yang segera ditugaskan hari ini bahawa ahli pasukan lain harus mengambil. Jika anda kini menggunakan e-mel untuk memberitahu seseorang bahawa tugas telah selesai, tanya soalan mengenai sesuatu tugas, atau hantar sesuatu untuk kelulusan, anda mungkin mendapat manfaat daripada aplikasi pengurusan projek.

Ada lebih daripada itu. Apabila anda dan rakan sekerja anda menggunakan aplikasi pengurusan projek, aplikasinya terus mengira kerja yang dilakukan. Berapa banyak tugasan selesai pada masa? Adakah projek pada masa ini masih di landasan untuk disiapkan oleh tarikh akhir? Aplikasi pengurusan projek yang mantap datang dengan semua jenis carta dan graf untuk membantu anda mengawasi hal semacam ini. Dengan cara itu, jika projek itu mula tergelincir, anda dapat mengesannya lebih awal dan berfungsi untuk mencegahnya. Tapi jangan biarkan kita terperangkap. Mari kita lihat bagaimana aplikasi pengurusan projek membantu orang berkomunikasi.

Apakah Pengurus Projek Adakah?

Projek adalah satu siri tugas. Seorang pengurus projek adalah orang yang tahu apa semua tugas itu-atau sekurang-kurangnya mengawasi mereka. Kadang-kadang pengurus projek melancarkan tugas-tugas atau memasukkannya ke dalam kolam untuk orang ramai menuntut. Pengurus projek kemudian memerhatikan tugas-tugas dan orang yang melakukannya sehingga mereka selesai.

Tidak setiap pasukan mempunyai pengurus projek per se, tetapi kebanyakannya mempunyai seseorang yang bertanggungjawab. Ia boleh menjadi pemilik perniagaan, pengurus, atau ketua pasukan. Sesiapa pun orang atau pembuat keputusan harian, itulah pengurus projek anda.

Mengapa E-mel Adakah Buruk untuk Projek

E-mel adalah mel elektronik, yang saya tahu bunyi jelas, tapi tinggal bersama saya di sini. Mail adalah satu jalan yang mengerikan untuk memberikan pekerjaan. Bayangkan jika tugasan anda datang kepada anda melalui surat siput. Ia hampir tidak masuk akal. Tetapi e-mel tidak semua yang berbeza dari mel biasa, kecuali ia lebih cepat.

Fikirkan tentang apa e-mel yang baik untuk menyediakan:

• komunikasi tak segerak dengan jejak kertas
• penghantaran dokumen

Sekarang fikirkan tentang apa yang pengurus projek perlu tahu apabila mereka menguruskan beberapa tugas:

• yang ada
• berapa banyak kerja setiap pekerja yang telah diberikan kepada mereka dan apabila ia perlu dibayar
• kemajuan kerja yang telah ditetapkan (misalnya, "John mempunyai dua tugas yang diberikan kepadanya dan kedua-duanya adalah 90 peratus yang dilakukan")
• kalendar tarikh akhir
• keupayaan untuk mengutamakan dan mengutamakan tugas berdasarkan keperluan projek

Melakukan kerja seperti itu melalui surat melucukan.

Lebih penting lagi, cara kebanyakan pekerja pejabat menggunakan e-mel mewujudkan gangguan. Apabila mesej e-mel baru tiba dengan nota atau notifikasi pop timbul, pekerja biasanya semak untuk memastikan mesej yang masuk tidak segera. Kemudian mereka kembali kepada apa yang kami lakukan sehingga gangguan berikutnya. Orang ramai melakukannya sepanjang hari, menyemak dan mengimbas e-mel mereka. Beberapa kajian menunjukkan bahawa menggunakan e-mel mengambil kira kira-kira 30 peratus daripada hari pekerja pengetahuan, dan masa itu tersebar secara merata sepanjang hari, bukannya di dalam potongan diskrit. Dengan kata lain, e-mel mengganggu kami secara berterusan.

Gangguan biasanya mempunyai kesan negatif bersih, walaupun mungkin tidak seperti yang anda anggap. Gangguan membuat orang berasa lebih tertekan dan seperti mereka mempunyai beban kerja yang lebih besar daripada yang sebenarnya mereka lakukan. Orang juga berasa lebih frustrasi dan tekanan masa.

Cara orang berinteraksi dengan e-mel juga membawa kepada masa yang sia-sia. Kami kehilangan masa apabila kita perlu membaca semula e-mel yang sama yang kita imbas semula pada hari ini kerana kita telah melupakan apa yang dikatakannya. Sekiranya anda melupakan apa tarikh untuk penghantaran kunci, menggali keluar dari e-mel memerlukan masa. Dan bagaimana jika e-mel yang anda menggali adalah yang lama dan tarikh itu telah berpindah ke hadapan seminggu?

Ini semua untuk mengatakan bahawa e-mel tidak direka untuk menguruskan tugas. Ini alat yang salah untuk pekerjaan itu.

Berkomunikasi Dengan Perkhidmatan Pengurusan Projek

Pengurusan projek melibatkan juggling orang dan sumber daya, menjaga pengawasan tepat pada waktunya, dan mengagihkan semula atau mengembalikan tugas sebagai keadaan berubah. Perisian pengurusan projek direka bentuk untuk menangani jenis masalah dan lain-lain yang lazimnya timbul semasa projek dijalankan.

Apakah yang dimaksudkan untuk berkomunikasi dalam aplikasi pengurusan projek berbanding dengan e-mel? Ia seperti perbezaan antara melihat sesuatu dengan mata anda sendiri dan membaca keterangannya. Dalam senario pertama, anda mempunyai kawalan ke atas apa yang anda mahu lihat dan bila. Pada yang kedua, anda bergantung pada orang lain untuk menaip mesej yang memberitahu anda apa yang mereka fikir paling penting-atau, lebih buruk lagi, apa yang mereka fikir yang anda mahu dengar.

Aplikasi pengurusan projek yang berbeza mempunyai alat yang berbeza untuk berkomunikasi. Hampir semuanya menyokong @ menyebutkan, contohnya. Melihat aplikasi Slack dan aplikasi pemesejan pasukan lain menjadi sangat popular, anda sering boleh menyambungkannya ke aplikasi pengurusan projek anda, dengan itu memperkemas perbualan anda ke satu tempat. Sekiranya anda tidak mempunyai aplikasi sembang pasukan, anda mungkin melangkauinya dan sebaliknya mencari aplikasi pengurusan projek yang termasuk kotak sembang dalam apl. Projek dan ProofHub Zoho kedua-duanya menawarkannya.

Katakan projek yang dipersoalkan mempunyai banyak unsur visual, dan pasukan yang bekerja di atasnya perlu membincangkannya. Kehidupan anda akan menjadi lebih mudah jika anda mempunyai alat markup imej dalam aplikasi pengurusan projek anda. Dengan cara itu, anda boleh menulis secara elektronik pada imej dan melampirkan komen, menjadikannya lebih mudah untuk semua orang dalam pasukan anda untuk memberikan dan memahami maklum balas. Volerro adalah salah satu contoh aplikasi pengurusan projek dengan alat markup.

Seperti yang disebutkan, aplikasi pengurusan projek mengendalikan semua perkara asas yang anda perlukan untuk menyesuaikan dan menjejaki, seperti tugas, tarikh akhir, kemajuan, dan penerima. Segala maklumat itu dapat dilihat oleh mereka yang memerlukannya. Dalam erti kata itu, tidak perlu berkomunikasi tentang perkara-perkara ini. Anda tidak perlu menghantar e-mel kepada seseorang dan CC setengah dozen orang untuk mengetahui sama ada mereka hampir selesai dengan tugas apabila anda boleh log masuk ke sistem dan melihat ia ditandakan sebagai 75% selesai. Banyak perkara yang mengharuskan anda membaca di antara baris apabila menggunakan e-mel untuk pengurusan tugas tiba-tiba menjadi jelas apabila anda menggunakan perisian pengurusan projek.

Kurang Masa Mengemail Bermakna Berfungsi Lebih Masa

Faedah untuk mendapatkan satu pasukan dari e-mel dan ke dalam aplikasi pengurusan projek untuk berkomunikasi boleh menjadi sangat besar. Pengurangan dalam e-mel sahaja adalah pasti untuk membuat semua orang bahagia, tetapi itu lebih baik berbanding dengan nilai tambahan yang mempunyai penglihatan yang lebih besar ke dalam siapa yang melakukan apa, apa lagi yang mereka lakukan, dan status setiap tugas. Ia menjadikannya lebih mudah untuk mempunyai maklumat yang tepat di tangan semasa anda bekerja, supaya pembuat keputusan boleh membuat keputusan yang baik.

Untuk petua yang lebih spesifik untuk bekerja dengan aplikasi pengurusan projek, lihat 7 Cara untuk Memudahkan Pengurusan Projek dalam Projek Kerja Berpasukan dan 5 Projek Zoho Ciri-ciri untuk Mengatur Perniagaan Anda.