Video: TIPS MENDAPATKAN PROJECT PERTAMA (November 2024)
Pemilik perniagaan kecil, profesional yang bekerja, dan bahkan beberapa pelajar sering memainkan peranan sebagai pengurus projek, walaupun mereka tidak terlatih sepenuhnya untuk berbuat demikian. Pengurusan projek adalah perniagaan yang besar dan serius, dengan ijazah lanjutan dan sijil yang dikhususkan untuk subjek. Sekiranya anda bukan PM yang disahkan, mudah untuk projek-dan pasukan gabungannya-di bawah pengawasan anda untuk mengelakkan diri dari kawalan, melencarkannya, dan berubah menjadi kekacauan yang tidak teratur. Bagaimanakah anda menyimpan projek anda pada kursus jika anda tidak mengetahui apa-apa mengenai pengurusan projek?
Perkara ini berlaku kepada saya beberapa tahun yang lalu di sebuah organisasi kecil. Saya diminta untuk mengurus beberapa reka bentuk semula laman web dan melancarkan semula (saya diupah sebagai editor). Ahli pasukan termasuk beberapa kakitangan dalaman, serta beberapa kontraktor di luar, dan beberapa sukarelawan yang tidak dibayar. Dan saya tidak tahu mengenai pengurusan projek.
Saya seorang yang sangat teratur, yang mungkin mengapa saya ditugaskan menguruskan projek-projek di tempat pertama. Tetapi organisasi peribadi tidak sama dengan pengurusan projek, dan projek pertama saya mendapat permulaan yang buruk. Saya merasa dahsyat mengenainya, dan kekurangan keyakinan saya hanya menjadi lebih teruk. Pasti, saya tahu bagaimana untuk mengumpul maklumat, membuat jadual, dan menyebarkannya kepada semua pihak yang terlibat, tetapi saya tidak tahu apa lagi yang saya sepatutnya lakukan.
Bagi semua yang anda tidak percaya yang mesti menguruskan projek secara tidak sengaja, saya telah mengumpulkan beberapa kebijaksanaan daripada pengurus projek profesional, dan berkongsi beberapa petua yang saya pelajari juga. Semua petua ini ditulis dalam bahasa biasa, tanpa jargon PM, dan menunjuk ke amalan terbaik yang umum, taktikal, dan praktikal.
Pastikan kekerapan mesyuarat berfungsi untuk semua pihak. Bergantung pada saiz projek dan sejauh mana ia berlaku, kekerapan mesyuarat (atau panggilan, untuk pasukan yang berasingan secara geografi) akan berbeza-beza. Pertemuan atau panggilan mingguan sering menjadi kebiasaan, terutamanya pada permulaan, tetapi kekerapan bergantung pada saiz dan garis masa projek, dan ia perlu disetujui dan berharga untuk semua pihak. - Tom Thrash, pengurus projek di Aptara
Buat perkara penting. Mempunyai agenda, berpegang kepada agenda, dan berakhir lebih awal. Membuang masa pasukan projek adalah salah satu cara paling cepat untuk kehilangan keyakinan pasukan. Sekiranya ia merupakan mesyuarat status, pastikan ia kekal sebagai mesyuarat status dan tidak menjadi sesi kekecohan atau sumbang saran. Dan memberikan kembali beberapa minit masa yang telah diperuntukkan adalah cara cepat untuk berkomunikasi bahawa anda menghormati pasukan dan masa mereka. - Bill Sanders, pengarah urusan di Roebling Strauss, Inc. (projek digital dan perundingan pengurusan)
Pilih alat mesyuarat yang betul. Apabila mesyuarat telefon mingguan dengan kontraktor luar tapak membuktikan tidak produktif, saya menambahkan spreadsheet Google Drive ke dalam campuran. Ia menunjukkan senarai pepijat yang saya telah dikenalpasti dalam satu projek, dan penarafan untuk betapa pentingnya saya fikir mereka akan membetulkannya. Kontraktor dan saya bersama-sama menyunting dokumen itu secara bersama, sambil bercakap di telefon. Kadang-kadang, dia akan membetulkan masalah kecil ketika itu dan di sana. Hosting "mesyuarat kerja, " di mana kerja yang dilakukan semasa mesyuarat itu sendiri, telah sejak itu menjadi tambahan yang tidak ternilai kepada senarai cadangan saya cara-cara untuk memastikan projek bergerak bersama. Menggunakan alat-alat kerjasama masa nyata, sistem persidangan video, dan menghadapi tatap muka lama, pertemuan laptop-ke-laptop adalah pilihan. -Jangan Duffy
Jika "semuanya baik-baik saja, " terus menggali. Daftar masuk adalah tidak ternilai. Sering kali, saya dapati hasil mesyuarat daftar masuk dalam jawapan "semuanya baik-baik saja." Ketika itu saya dapati tindak balas tindak seperti, "Itu bagus untuk dengar, tetapi, sebenarnya, tidak ada masalah sama sekali?" boleh membuat anda menonjol, dan di mana anda mendapat maklum balas yang boleh anda gunakan. Soalan susulan itu sering membawa kepada tindak balas, "Baiklah, ya, X telah bergerak dengan baik, tetapi ada Y kecil ini yang menggosok saya dengan cara yang salah." Terdapat ramai orang yang tidak suka mengadu, jadi terpulang kepada pengurus projek untuk menggali lebih mendalam. - Tom Thrash
Jangan menembak utusan itu. Apabila sesuatu berlaku, dan mereka akan, tiada siapa yang mahu menyampaikan berita buruk itu. Sekiranya anda dikenali untuk bertindak balas terhadap berita buruk dengan apa-apa selain yang positif, "Terima kasih banyak kerana ini membawa perhatian saya. Sekarang bagaimana kita menyelesaikannya?" anda hampir menjamin bahawa anda tidak akan mendapat berita buruk awal. Dan mendapatkan berita buruk lebih awal memberi anda lebih banyak masa untuk menyelesaikan isu dan mengurangkan kesan negatif terhadap projek tersebut. - Bill Sanders
Biarkan orang lain berfikir mereka berada dalam kawalan. Ia memerlukan sedikit perasa yang saya fikir, tetapi satu perkara yang saya dapati berharga adalah belajar untuk dikawal sementara membiarkan orang lain berfikir mereka memandu. Ramai mahu berasa seperti mereka berada dalam kawalan, dan itu baik-baik saja, tetapi PM mesti faham bahawa mereka akhirnya bertanggungjawab untuk bagaimana projek itu ternyata. - Tom Thrash
Adakah pengguna menentukan kriteria kualiti. Setiap penyampaian mempunyai pengguna, sama ada ahli pasukan atau pengguna akhirnya. Sebelum pemilik yang dapat menyampaikannya dengan tepat dapat menganggarkan masa dan sumber yang diperlukan untuk menyelesaikannya, mereka perlu mengetahui bagaimana hasil yang akan diukur untuk kualiti dan kesempurnaan. Sama ada ini mengambil bentuk spesifikasi teknikal penuh atau satu lembar kerja kriteria kualiti satu halaman, pengguna harus menentukannya terlebih dahulu. Ia adalah salah satu teknik pengurusan risiko paling mudah yang ada. - Bill Sanders
Alat untuk Pengurus Projek
Selain alat perniagaan serba guna yang paling asas, seperti Excel dan Outlook, PM-ad-lib mungkin mendapati bahawa perisian pengurusan projek khusus sebenarnya mendorong mereka ke arah amalan terbaik melalui ciri-ciri bersepadu. Menetapkan tanggungjawab, menganggarkan masa penyempurnaan tugas, dan mengekalkan komunikasi boleh menjadi lebih mudah untuk diingat jika ada alat yang memandu anda melalui usul. Berikut adalah beberapa yang anda mungkin gunakan untuk projek besar dan kecil:
Terdapat lebih banyak alat untuk digunakan atau memilih ketika menguruskan projek, dan kadangkala yang paling mudah mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dengan lebih cekap daripada yang teguh, ciri yang lengkap. Sekiranya anda mempunyai petua yang hebat untuk berkongsi tentang menguruskan projek atau program untuk mengesyorkan, sila tinggalkan komen di bawah.
