Dapatkan teratur: bagaimana untuk membatalkan hantar pandangan | | jill duffy

Kadang-kadang, cara terbaik untuk menjadi produktif dalam e-mel adalah untuk tidak menghantar mesej sama sekali, terutamanya jika kandungannya salah atau tidak dipertimbangkan. Setelah menguji butang Undo Send di kalangan pengguna opt-in dari pengguna Gmail selama bertahun-tahun, Google telah menjadikan ciri yang dicintai ini tersedia untuk semua orang. Undo hantar adalah failsafe yang memberikan anda sehingga 30 saat untuk membatalkan menghantar e-mel. Ia adalah masa yang cukup untuk menggigil, tarik kaki anda keluar dari mulut anda, dan pastikan mesej itu tidak pernah melihat cahaya hari. Tidak semua orang menyedari bahawa Microsoft Outlook juga mempunyai beberapa tetapan dan pilihan untuk menarik balik mesej, kelewatan menghantar mesej, dan sebagainya-mungkin kerana mereka tidak mudah untuk mencari atau memahami. Terdapat pilihan yang serupa dengan butang Hantar Undo Gmail, tetapi tidak intuitif untuk mencari atau menggunakan. Berikut adalah cara ia berfungsi dan bagaimana untuk menetapkannya.

Bagaimana Undo Send Works

Untuk memahami bagaimana penghantaran hantar balik dalam Outlook, ia membantu untuk memahami cara kerja Gmail terlebih dahulu. Untuk mendapatkan butang Hantar Undo di Gmail, anda mesti mendayakan ciri tersebut dan pilih jumlah masa yang anda ingin berikan diri supaya dapat menghentikan mesej daripada menghantar. Jumlah masa maksimum ialah 30 saat, dan pilihan saya cadangkan.

Apabila anda mendayakan tetapan, apa yang sebenarnya anda lakukan ialah mewujudkan gerai atau penangguhan automatik untuk setiap mesej yang dihantar, yang seterusnya mewujudkan peluang untuk anda membatalkannya. Jadi, anda tidak benar-benar mengalahkan apa-apa. Anda hanya menghentikan tindakan sebelum ia bermula. Sudah tentu, "hantar balik" lebih ringkas dan mudah difahami daripada "kelewatan menghantar dengan peluang terhad untuk membatalkan."

Microsoft, dalam kekurangan biasa, menawarkan perkara yang sama dalam Outlook, kecuali ia merupakan proses dua langkah dan memerlukan lebih banyak buruh untuk ditubuhkan.

Cara Menyediakan Undo Hantar dalam Outlook

Seperti yang saya katakan, menubuhkan setara dengan butang Undo Send Gmail di Outlook adalah proses dua langkah. Pertama, anda perlu membuat peraturan yang melambatkan semua mesej daripada dihantar. Saya akan meringkaskan arahan di sini:

1. Pergi ke Fail> Urus Peraturan & Isyarat> Peraturan Baru.
2. Di sini, lihat di bawah Mulai dari Peraturan Blank. Pilih "Memohon peraturan pada mesej yang saya hantar." Jangan tambahkan sebarang peraturan lain (iaitu, biarkan kotak semak kosong).
3. Di bawah senarai tindakan, pilih "menunda penghantaran dengan beberapa minit." Anda boleh melambatkan penghantaran sehingga 120 minit, tetapi itu terlalu lama. Saya cadangkan 1 minit, jadi masukkan "1" (atau sekalipun banyak minit yang anda inginkan) di mana ia mengatakan "sebilangan."
4. Ikuti arahan untuk menyimpan dan menamakan peraturan, dan pastikan untuk memilih kotak semak untuk "Hidupkan peraturan ini" sebelum anda keluar.

Langkah seterusnya ialah yang anda ambil apabila anda tidak sengaja memukul Hantar pada mesej dan mahu menghentikannya sebelum ia benar-benar berlaku.

Mesej anda akan berada di dalam peti keluar anda. Di situlah ia digantung selama satu minit.

Cara paling cepat untuk memastikan ia tidak pergi ke mana-mana adalah untuk menekan butang Kerja Offline (di bawah tab Send / Receive). Kini anda boleh menyeret mesej ke folder draf anda untuk mengeditnya lagi, atau klik kanan pada mesej dan padamkannya.

Siapa yang Boleh Menggunakan Undo Hantar?

Malangnya, ciri Hantar Undo Outlook tidak tersedia untuk semua orang. Apl Outlook Outlook semata-mata tidak memilikinya. Ia boleh didapati di Outlook untuk Windows 2016, 2013, dan 2010, walaupun.

Saya telah menyebut sebelum ini bahawa Outlook mempunyai pilihan lain untuk "mengingati" mesej. Kenapa tidak menggunakannya bukan kaedah penangguhan dan padam? Terdapat beberapa jawapan yang sangat baik.

Mula-mula, tidak semua pengguna Outlook telah menarik semula ciri yang tersedia kepada mereka. Dengan akaun Microsoft Exchange, pentadbir perlu membuat pilihan yang ada. Banyak organisasi memilih untuk meninggalkannya, dan dalam pertahanan mereka, ia adalah ciri yang sangat mengelirukan. Kedua, anda hanya boleh mengingat mesej yang dihantar kepada orang lain dalam organisasi anda, jadi ia tidak berfungsi di seluruh papan, bagaimanapun. Ketiga, jika penerima telah membuka mesej, anda tidak beruntung. Keempat, penerima boleh mendayakan ciri mereka sendiri yang pada dasarnya akan melumpuhkan penarikan balik dari berlaku.

Semoga perniagaan yang mengelirukan mesej yang ditarik balik itu cukup untuk memujuk anda untuk sebaliknya membolehkan ciri kelewatan mesej dan menggunakannya untuk kelebihan anda. Ini adalah pilihan yang lebih baik, dan ia dapat menjimatkan banyak kesedihan!

Untuk lebih banyak petua mengenai e-mel, anda juga boleh membaca 5 Cara E-mel Better, Bagaimana Membunuh E-mel Dengan App Pengurusan Projek yang Tepat, dan Berhenti Melawan E-mel Dengan Lebih E-mel.