Dapatkan teratur: bagaimana untuk menguruskan kerja anda dengan spreadsheet

Salah satu helah organisasi paling mudah yang saya gunakan di tempat kerja adalah untuk mengekalkan hamparan peribadi kemajuan saya sendiri. Tiada siapa yang menghendaki saya melakukannya. Tiada siapa yang meminta untuk melihat spreadsheet saya. Saya menjaga mereka sepenuhnya demi saya sendiri, supaya saya bekerja dengan cekap dan dapat melihat dengan cepat apa yang telah saya capai.

Dalam edisi Get Organized ini, saya akan berkongsi beberapa helai spreadsheet yang saya buat sekarang dan menjelaskan apa yang mereka lakukan untuk saya. Walaupun kandungan spreadsheet yang berkaitan dengan kerja saya secara khusus, banyak prinsip adalah sejagat dan dapat disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang lain.

Penjimatan dan Penjadualan Idea

Lajur Get Organized adalah mingguan, yang bermaksud saya harus mempunyai 52 idea yang saya akan gunakan dalam setahun… yang bermaksud saya mungkin memerlukan tambahan 50 hingga 100 idea yang saya akan akhirnya menolak (kebanyakan kita perlukan untuk menjana banyak idea untuk mencari yang benar-benar baik).

Saya juga perlu melihat ke depan beberapa minggu pada satu masa dan memberi perhatian kepada tarikh apabila artikel akan menerbitkan (setiap Isnin) untuk memikirkan sama ada topik tertentu akan selari dengan sesuatu yang berlaku di dunia. Sebagai contoh, pada Mei lepas, ketika siswazah baru sedang mencari pekerjaan, saya menjalankan satu siri artikel mengenai tema itu: cara mengurus carian pekerjaan dalam talian, cara membuat profil dalam talian yang bersih dan profesional, petua untuk resume dan surat liputan, dll..

Untuk melakukannya, saya menyimpan spreadsheet yang sangat sederhana dengan senarai idea yang berterusan di bahagian bawah dan grid di atas dengan semua tarikh penerbitan yang dijadualkan. Hamparan ini membantu saya berfikir secara luas mengenai cara merancang topik dalam beberapa minggu dan bulan. Saya dengan mudah boleh menukar perintah artikel masa depan untuk meletakkan lebih banyak masa antara topik yang kelihatannya sama, atau kumpulan yang bersambung secara logik.

Hamparan khusus ini tinggal di Google Drive kerana perkhidmatan ini tersedia untuk saya dari mana-mana praktikal di mana sahaja, dan jika saya mempunyai idea semasa saya berada di luar pejabat, saya boleh mendaftar masuk dan menambahnya tanpa ragu-ragu.

Kerana saya kembali ke hamparan ini dengan kerap untuk log kerja setelah saya melengkapkannya, saya selalu melihat idea yang saya brainstormed. Banyak orang menulis nota idea mereka tetapi tidak pernah merujuk kepada mereka. Dengan sistem ini, saya berhadapan dengan senarai idea saya sendiri sekurang-kurangnya seminggu sekali.

Kemajuan Projek Pembalakan

Sebahagian besar tugas saya di PCMag adalah untuk menguji produk perisian dan alat kecergasan dan menulis ulasan produk mereka, jadi saya mempunyai hamparan lain yang didedikasikan untuk kerja itu.

(Saya memohon maaf atas sedikit kandungan kabur dalam imej di atas.)

Biarkan saya hanya menjelaskan dengan cepat lajur yang anda lihat dalam imej di atas. Ruangan satu, yang dipanggil ID, adalah ID artikel ulasan produk yang telah diterbitkan. Ruangan B ialah nama produk. Kolum C, Status, mengekalkan status semakan, supaya "disusun semula 12-Apr-13" bermaksud artikel diterbitkan pada 12 April 2013. Lajur D melalui saya adalah kotak pilihan yang berkaitan dengan kerja yang mesti diselesaikan sebelum tinjauan produk boleh bergerak melalui proses penyuntingan dan penerbitan.

Kriteria (lajur DI) termasuk memasukkan produk dalam pangkalan data ("QB"), menyerahkan suatu bentuk yang menggariskan spesifikasi produk ("Spesimen"), memuat naik imej produk ("Imej"), dan membuat tayangan slaid tambahan imej ("Tayangan Slaid"). Setiap produk juga memerlukan skor dari satu hingga lima ("Penilaian"), dan saya telah menambah satu lagi ruang untuk "Nota" di mana saya pada umumnya hanya menunjukkan sama ada produk layak untuk Pilihan Editor PCMag.

Spreadsheet itu benar-benar di hati satu siri kotak centang. Ia membolehkan saya melihat sepintas lalu sama ada saya telah melakukan semua kerja prekursor yang perlu. Tetapi ia mempunyai manfaat lain juga.

Dengan cara yang sama yang saya log idea brainstorming saya untuk lajur Get Organized masa depan, saya juga log masuk bahagian bawah produk spreadsheet Ulasan saya mungkin berpotensi untuk ditinjau. Oleh itu, saya sentiasa mempunyai senarai idea-idea baru.

Ia juga berfungsi sebagai rujukan yang sangat cepat jika saya perlu mencari tarikh penerbitan atau ID artikel yang unik untuk produk yang saya telah semak (yang sering saya lakukan). Sudah tentu, kami mempunyai sistem lain di pejabat untuk mencari maklumat itu, tetapi biasanya lebih cepat bagi saya untuk menariknya dari spreadsheet ini kerana saya menyesuaikannya untuk menjadi khusus untuk keperluan saya.

Menjaga Track of What's Changed

Spreadsheet lepas yang saya ingin kongsi adalah yang saya gunakan untuk menjejaki artikel khusus yang saya tulis: 100 Aplikasi iPhone Terbaik. Artikel ini memerlukan organisasi yang kompleks untuk diurus kerana saya sering memperbaharui kandungan. Dalam erti kata lain, setiap beberapa minggu, beberapa daripada 100 aplikasi terbaik adalah baru. Saya perlu berhati-hati dengan aplikasinya yang saya katakan adalah yang terbaik hari ini berbanding dengan apa yang saya katakan enam bulan lalu.

Kaedah saya agak mudah. Saya log setiap aplikasi dalam Excel kerana ia pergi ke 100 senarai terbaik. Saya merakam tarikh yang telah ditambahkan pada artikel itu, atau kali terakhir saya mengemas kini teks itu, jika ia merupakan aplikasi yang masih bagus tetapi dikemaskini dengan ketara sejak kali terakhir saya menulis sebuah cerita tentangnya. Saya juga menyimpan senarai aplikasi yang terdahulu dalam senarai tetapi telah kehilangan tempatnya.

Hamparan ini juga membantu saya melihat sama ada saya telah memukul 100 aplikasi kerana Excel secara automatik mengira mereka untuk saya. Saya juga menggunakannya untuk mengelompokkan aplikasi ke halaman yang berbeza dengan menambahkan sempadan yang menunjukkan pecahan halaman. Pengekodan warna juga membolehkan saya melihat aplikasi mana yang baru dalam senarai (kuning), yang merupakan bendera semasa proses penerbitan yang bermakna saya perlu menyemak bahagian-bahagian ini lebih dekat daripada yang lain.

Biar saya juga mengakui bahawa saya tidak menggunakan semua lajur yang saya buat pada hamparan ini. Pada suatu masa atau yang lain, saya fikir beberapa maklumat penting, hanya untuk menyedari kemudian bahawa saya tidak memerlukannya sama sekali. Oleh kerana hamparan ini hanya milik saya, saya boleh meninggalkan kawasan yang tidak mempunyai hasil tanpa akibat. Saya dapat membersihkan spreadsheet dan menyingkirkan bahagian-bahagian yang saya tidak gunakan, tetapi lebih berharga untuk menyimpannya dan tidak menggunakannya daripada melabur dalam membuat spreadsheet sedikit lebih kecil. Apa gunanya? Tiada siapa kecuali saya melihatnya.

Manfaat Menggunakan Spreadsheets untuk Mengesan Kerja Anda

Spreadsheet mudah boleh menjadi alat yang berkuasa untuk mengatur kerja anda, dan anda tidak perlu menjadi pakar dalam Excel untuk membuatnya. Faedah menggunakan spreadsheet untuk menjejaki kerja anda termasuk:

• dapat melihat apa yang telah anda lakukan supaya anda tidak mengulanginya (atau jika anda perlu mengulanginya, anda dapat dengan cepat melihat masa dan bagaimana anda melakukannya buat pertama kalinya supaya anda dapat memanfaatkan kerja sebelumnya)
• mempunyai tempat yang berdedikasi untuk merakam idea dan sentiasa melihatnya
• mengekalkan rekod kerja anda jika anda memerlukan bukti apa yang telah anda capai
• membuat tugas anda sendiri lebih mudah dengan mewujudkan sistem pengambilan maklumat yang disesuaikan sepenuhnya dengan keperluan anda.