Dapatkan teratur: bagaimana untuk mengurangkan e-mel yang tidak diingini

Ingat janji Thierry Breton untuk menghapuskan e-mel korporat dalaman 100 peratus dari syarikatnya, Atos, menjelang 2014? Pada masa dia mengumumkan cita-cita itu-2011 adalah ramai orang dari dunia teknologi dan perniagaan sama-sama mengejek. Mereka memanggil rancangannya yang tidak masuk akal. Mereka berkata kami memerlukan e-mel. Kami bergantung padanya. Ia perlu!

Maju ke hari ini, dan iklim telah berubah. Saya dengar lebih banyak lagi dari pekerja pejabat bahawa e-mel adalah ancaman kewujudan mereka. Ia seperti membuang masa mereka sebagai perkataan 'm': mesyuarat. Apabila saya bertanya mengapa ia menjadi beban, orang biasanya mengatakan sesuatu seperti, "Saya mendapat banyak e-mel yang tiada kena mengena dengan saya, " atau "Separuh benang yang saya lakukan tidak berkaitan dengan kerja saya sama sekali." Saya juga mula mendengar sentimen yang sama dari beberapa orang mengenai e-mel peribadi: "Saya mendapat sembilan e-mel susulan daripada ahli kelab buku saya yang mengesahkan tarikh kelab buku seterusnya!

Berikut adalah beberapa strategi untuk benar-benar memotong atau memotong secara efektif pada e-mel pas yang anda tidak perlu. (Walaupun artikel ini tidak meliputi kelabu kelabu, saya mempunyai banyak petua lain untuk menguruskan buletin e-mel dan transaksi harian.)

1. Minta Dihapus Daripada E-mel Kumpulan, Face-to-Face

Semakin banyak kita bergantung kepada e-mel, lebih tepat kita lupa bahawa beberapa masalah paling baik ditangani dengan perbualan ringkas. Nasihat ini mungkin terdengar teknologi gila dan sangat rendah, tetapi ia boleh menjadi sangat berkesan. Sekiranya anda adalah sebahagian daripada e-mel kumpulan biasa (nyatakan, laporan harian atau daftar masuk mingguan) dan tidak mahu lagi, perbualan dengan orang yang mengurus atau memulakan e-mel itu, muka, atau melalui telefon jika anda mesti. "Hai, " anda akan berkata, "Anda tahu bahawa e-mel harian tentang apa-apa dan seperti itu? Saya sepatutnya berada di sana? Saya terus mendapat mesej, tetapi mereka tidak pernah benar-benar berkaitan dengan saya atau kerja saya. anda boleh mengeluarkan saya?"

Perkara yang paling buruk yang boleh anda lakukan dalam situasi ini adalah balas kepada semua dengan mesej membaca "berhenti berlangganan." Ia kasar. Ia menunjukkan bahawa anda tidak mempunyai sebarang taktik sosial atau netitquette. Dan ia membuktikan anda tidak tahu bagaimana untuk menguruskan e-mel anda sendiri.

Sekiranya anda mempunyai perbualan secara bersemuka, anda menjadi manusia sekali lagi. Anda seorang yang menyenangkan dengan permintaan yang munasabah dan langsung. Tambahan pula, jika ada sebab yang anda maksudkan untuk menerima mesej tersebut, orang itu akan menjelaskan mengapa anda telah dimasukkan ke tarikh.

2. Leverage Rangkaian Sosial, Alat Pengurusan Projek, dan IM

Pada pendapat saya, rangkaian sosial (termasuk rangkaian perniagaan seperti Yammer dan Podio) mengendalikan pemesejan opt-in jauh lebih baik daripada email. Ambil kes teman saya yang gementar mengenai kelab buku beliau. Jika penganjur telah membuat jemputan mesyuarat kelab buku seterusnya di Facebook dan bukannya melalui e-mel, mendapatkan maklumat itu akan merasakan kurang wajib bagi ahli-ahli. Acara Facebook adalah pilihan. Anda boleh mendapatkannya dan mencerna maklumat apabila anda merasakannya. Apabila jemputan acara yang sama tiba melalui e-mel, bacaannya segera dirasakan wajib.

Dalam organisasi perniagaan, alat komunikasi alternatif juga boleh membantu mengurangkan e-mel yang tidak diingini. Di sini di PCMag, kita cenderung menggunakan program pesanan segera apabila kita mempunyai sesuatu untuk berkomunikasi dengan cepat dan mahu respons yang sama cepat. Kami menggunakan Yammer untuk menguruskan beberapa tugas yang beroperasi pada "sesiapa yang boleh menjawab terlebih dahulu, sila lakukan". Kami menggunakan platform pengurusan projek Basecamp untuk mengadakan perbincangan mengenai projek seni dan reka bentuk yang sedang berjalan di satu tempat.

Oleh itu, gunakan semua alat yang berbeza di pelupusan anda, dan jika anda berada dalam kedudukan pengurusan, doronglah orang lain juga. Mempromosi penyelesaian pelbagai alat akan membantu mengurangkan e-mel yang diperlukan.

3. Gunakan Pengisihan atau Penapis Automatik

Penyelesaian yang paling biasa untuk menguruskan e-mel yang tidak diingini adalah untuk menetapkan peraturan penyusun automatik atau penapis seperti yang kadangkala dipanggil, yang meletakkan mesej yang tidak diingini ke tempat yang ditetapkan (biasanya folder, tetapi kadang-kadang sampah) sebelum mereka bahkan memukul peti masuk anda. Semua program e-mel utama mempunyai ciri ini.

Cari e-mel yang anda tidak mahu lagi, mengenal pasti sesuatu yang konkrit dan tetapkan perkara itu (misalnya, kata kunci yang sama dalam baris subjek, penghantar, dan sebagainya) dan sediakan peraturan yang menyusun semua mesej itu ke dalam label yang baru dan sesuai folder untuk anda.

Pilihan lain dalam Microsoft Outlook adalah bahawa anda boleh "berhenti melanggan" dengan lembut dan tanpa notis daripada thread dengan hanya "meredamkan" perbualan (lihat petua saya untuk Outlook untuk melakukannya), walaupun itu meninggalkan anda terperangkap jika sesiapa menggunakan subjek yang sama pada masa akan datang, kerana ia adalah sasaran untuk menjalankan operasi. (Dengan kata lain, apabila anda membisukan thread, Outlook secara automatik bergerak ke folder "item yang dipadamkan" sebarang mesej yang mengandungi baris subjek yang sama dengan e-mel yang menyerang.)

Secara peribadi saya tidak menggunakan sorting secara automatik kerana ia bergantung pada tingkah laku baru: memeriksa folder yang ditetapkan secara teratur. Pada masa lalu, setiap kali saya telah menyusun pemisahan, saya segera lupa bahawa saya melakukannya dan, beberapa hari kemudian, menyaksikan timbunan e-mel yang mungkin termasuk sesuatu yang penting ditolak ke tepi jalan. Saya lebih suka memadam mesej yang tidak diingini apabila saya menerimanya. Jika anda memilih laluan ini, cuma rajin memproses e-mel yang disusun secara teratur.

4. Beritahu Orang Tidak Tulis Kembali "Terima Kasih"

Pertama kali saya mendengar seorang rakan sekerja di bekas pekerjaan berkata dengan kuat kepada rakan sekerja yang lain, "Adakah anda fikir tidak membalas dengan 'terima kasih' kepada mesej apabila semua itu mengesahkan bahawa anda tahu saya melakukan perkara yang saya sepatutnya lakukan? Ia akan membantu saya mengekalkan masa e-mel saya, " ia meniup fikiran saya! Anda boleh mengatakannya? Tentunya, anda mungkin akan keluar sebagai sedikit pemarah, tetapi peningkatan adalah anda tidak akan mendapat satu ton mesej e-mel yang tidak perlu.

Anda juga boleh mengubahnya menjadi sangat pasif-agresif- "Saya tidak akan tersinggung jika berterus terang saya kurang melalui e-mel. Saya sudah tahu anda menghargai kerja saya" - tetapi saya tidak mencadangkannya!

Sumber tambahan

Alat lain untuk membantu anda berada di atas e-mel termasuk Sanebox (yang secara automatik menetapkan penyisihan automatik) atau aplikasi Peti Mel untuk iOS (sangat berguna untuk mengekalkan di atas e-mel semasa keluar dari pejabat), tetapi yang lebih umum triage email daripada memotong mesej yang tidak diingini.