Dapatkan teratur: amalan terbaik untuk gmail

Kandungan

• Dapatkan Diatur: Amalan Terbaik untuk Gmail
• Arkib Gmail, Tindakan Pukal, Makmal

Gmail adalah salah satu perkhidmatan e-mel yang paling popular. Sama ada anda menggunakannya untuk komunikasi peribadi, kerja, atau kedua-duanya, anda akan mendapat lebih banyak daripada itu jika anda memahami bagaimana beberapa ciri teras berfungsi.

Edisi Get Organized, satu siri mingguan, menerangkan beberapa ciri tandatangan Gmail dan menjelaskan cara terbaik untuk menggunakannya untuk memastikan akaun e-mel anda teratur dengan berkesan agar anda boleh menjadi lebih produktif.

Thread Mesej

Kerana semua pengguna Gmail tahu, pertukaran e-mel yang berterusan akan disusun menjadi benang. Bilangan mesej dalam benang selalu muncul dalam kurungan bersebelahan dengan ringkasan nama-nama di bursa, kiraan benang, jika anda akan.

Benar mesej adalah salah satu ciri kegemaran saya di Gmail kerana ketika enam orang membalas satu email kumpulan, semua yang saya lihat adalah satu benang belum dibaca dan bukan enam pesan yang belum dibaca. Apa yang saya alami adalah bahawa terdapat perbincangan yang memerlukan perhatian saya. Sekiranya saya melihat enam mesej yang belum dibaca, saya rasa ada enam perkara yang memerlukan perhatian saya.

Apabila anda membuka thread, mesej yang telah anda baca terus runtuh, sementara mesej belum dibaca meluaskan.

Amalan terbaik: Salah satu helah terbaik dalam menguruskan benang adalah untuk memastikan ia utuh selagi mereka tidak menyimpang dari topik. Apabila mereka menukar topik, mulailah thread baru hanya dengan mengubah baris subjek apabila anda membalas. Anda tidak perlu memulakan mesej baru. Semua penerima akan dimasukkan dalam benang baru, dan sejarah komunikasi anda masih akan diarkibkan dalam mesej itu sendiri, di bawah ellipsis yang mengatakan "menunjukkan kandungan yang dipangkas" apabila anda melayang di atasnya (lihat di bawah), supaya sesiapa boleh merujuk ia.

Label

Sekiranya terdapat satu ciri tunggal yang menandakan Gmail, ia akan menjadi label. Cara memahami label adalah untuk menerangkan apa yang mereka tidak: folder. Label dalam Gmail sering kelihatan seperti folder, dan pada tahap tertentu mereka mencapai hujung yang sama. Tetapi label pada dasarnya berbeza daripada folder, dan mengali mereka untuk folder benar-benar akan membatasi apa yang boleh anda lakukan dengan Gmail.

Biar saya mulakan dengan menerangkan sedikit tentang folder. Folder e-mel, yang sering direka dalam struktur pokok dengan keupayaan untuk menambah sub-folder, berfungsi sama seperti bagaimana folder dunia nyata lakukan. Anda memfailkan perkara ke dalamnya. Jika anda mempunyai mesej untuk memfailkan, anda hanya boleh memfailkannya ke dalam satu folder.

Label dalam Gmail kelihatan banyak sekali seperti folder pada pandangan pertama. Apabila anda membuat label baru, ia muncul di rel kiri, sama seperti di mana anda akan melihat folder (dengan tetapan lalai pula) di Yahoo! Mail, Hotmail dan Outlook. Label Gmail ini boleh mempunyai warna yang diberikan kepada mereka, juga, menjadikannya kelihatan lebih seperti folder.

Jadi apa perbezaannya?

Mana-mana mesej mesej yang diberikan boleh mempunyai lebih daripada satu label, seperti "kerja, " "Oktober 2012, " dan "mendesak." Gmail juga memberi anda dua label secara automatik: bintang dan "penting, " yang ditetapkan oleh tag berwarna kuning di sebelah kiri mesej yang dihantar terus kepada anda, contohnya, not listservs, s, atau mailing massa yang lain.

Fikirkan label lebih seperti tag. Dan label visual yang anda lihat di keretapi kiri-fikirkan mereka sebagai butang pantas untuk mengisih semua mesej yang mempunyai tag tertentu. Ambil perhatian bahawa walaupun peti masuk anda hanya label. Apabila anda mengklik label pada kereta api kiri, anda akan melihat teks baru muncul secara automatik dalam kotak carian di bahagian atas.

Teks ini membantu untuk memperbaiki carian anda untuk hanya mesej dengan label yang dipersoalkan. Ingat, Google adalah syarikat di belakang Gmail, dan Google syarikat itu diasaskan sebagai alat carian.

Amalan terbaik: Gunakan label di Gmail secara bebas kerana mereka bukan pengganti folder, tetapi sebaliknya cara untuk mengkategorikan atau menandai item dan menjadikannya lebih mudah dicari.

Pengguna kuasa harus meneroka kawasan Tetapan untuk mengkonfigurasi ciri pelabelan yang lebih maju. Sebagai contoh, anda boleh menyediakan peraturan atau penapis untuk mengalihkan beberapa jenis mel ke label, dan mempunyai label tersebut muncul di anak tetingkap kiri anda hanya apabila ia mengandungi mesej yang belum dibaca.