Dapatkan teratur: 5 helah berguna dalam perkataan microsoft

Seorang kawan saya mengeksport kandungan dari Excel ke Microsoft Word dan terus tersandung oleh pilihan pengeksport yang berbeza. Tidak kira apa yang dilakukannya, dokumen Word yang dihasilkan mempunyai tab yang tidak perlu di mana terdapat ruang tunggal. Dia memanggil saya dan meminta saya untuk melepaskan dan membantu.

"Cari dan ganti ruang tab dengan ruang tunggal, " kata saya.

"Bagaimana anda berbuat demikian?"

Ini satu fungsi yang jelas mudah, tetapi ia salah satu daripada trik Microsoft Word yang, jika anda tidak pernah melihatnya sebelum ini, anda tidak akan tahu bagaimana untuk melakukannya atau bagaimana untuk frasa dengan betul dalam carian Google.

Jadi saya menunjukkan kepadanya bagaimana, ditambah beberapa helah berguna yang saya gunakan di Microsoft Word sepanjang masa. Dan saya akan berkongsi dengan anda di sini juga.

1. Cari dan Ganti Ruang Tab

Ruang tab di Microsoft Word diterjemahkan ke ^ t.

Untuk mencari dan menggantikannya dengan satu ruang, gunakan butang Cari / Ganti. Taip ^ t ke medan pertama dan satu ruang ke dalam kedua. Hit "ganti semua" dan, hai .

2. Cari dan Gantikan Perolehan Perenggan

Siapa yang belum menerima dokumen yang mempunyai pulangan paragraf ganda di mana kita hanya memerlukan satu?

Perolehan perenggan, atau pengembalian kereta kerana mereka kadang-kadang dipanggil, boleh diwakili dalam Microsoft Word sebagai ^ p.

Untuk mencari dan menggantikan pulangan perenggan ganda dengan yang tunggal, gunakan butang Cari / Ganti. Taip ^ p ^ p ke medan pertama dan ^ p ke kedua. Hit "ganti semua" dan anda sudah selesai.

3. Automatik Teks Lazim yang Ditaip dengan Makro

Pengakuan: Saya takut makro selama bertahun-tahun kerana saya tidak faham apa yang mereka dan seolah-olah saya terpaksa belajar kod untuk menggunakannya. Tidak betul. Makro adalah kawan anda. Saya harap mereka mempunyai nama yang berbeza, walaupun, seperti butang Teks Yang Ditaip, kerana itulah yang sebenarnya.

Banyak orang menggunakan makro untuk boilerplate, penafian syarikat, atau teks undang-undang yang diperlukan pada semua dokumen yang bersifat tertentu. Saya menggunakannya untuk mengotomatikkan teks yang sangat asas yang perlu saya taip lagi, termasuk beberapa kod HTML yang kita gunakan di PCMag dalam menerbitkan artikel dalam talian.

Menetapkan makro buat kali pertama mengambil beberapa langkah, tetapi ia berbaloi untuk masa yang akan anda simpan selepas itu.

Inilah caranya untuk melakukannya (arahan dicetak di bawah video dua minit, yang juga menunjukkan cara menggunakan makro):

Versi Windows 2010: Dari tab Lihat, tekan butang Macros di sebelah kanan dan pilih Rekod Makro.

Perkataan: versi Mac 2011: Dari menu atas, pergi ke Tools> Macro> Record New Macro.

Berikan nama makro anda dalam medan Nama Macro-dan maklum bahawa nama tidak boleh mempunyai tanda hubung atau aksara khas lain, hanya huruf dan nombor (yang bodoh, tetapi ada). Seterusnya, anda boleh menetapkan butang atau pintasan papan kekunci untuk makro, tetapi ia adalah pilihan. Anda akan sentiasa dapat menjalankan makro anda dari menu jika anda lebih suka. Menetapkan pintasan papan kekunci boleh menjadi rumit kerana anda perlu tahu semua pintasan papan kekunci yang sedia ada supaya anda tidak sengaja mengatasi salah satu yang anda perlukan. Tambah keterangan jika anda mahu, tetapi tidak diperlukan.

Apabila anda mengklik OK, Word akan merakam semua yang anda taip dan lakukan. Taipkan teks yang ingin anda automasi dan formatnya bagaimana anda mahu, atau rekod tindakan yang anda mahu tangkapan, kemudian kembali ke butang Makro dan tekan Stop Rakaman.

Sekarang cuba makro anda dengan kembali ke butang Makro dan memilih Lihat Macros dan kemudian memilih "lari" untuk yang anda buat; atau hanya tekan pintasan papan kekunci atau butang yang anda tetapkan. Anda harus melihat teks anda secara ajaib muncul dalam satu kejatuhan.

4. Kosongkan Pemformatan Teks Tersekat

Adakah anda menyalin dan menyalin teks dari sumber dalam talian, dokumen lain, e-mel, dan lain-lain, dan merasakan apabila ia muncul pada halaman dengan warna merah pada 18 titik font di Verdana? Melanggar format yang tidak disengajakan datang dengan teks yang disisipkan adalah sakit besar di leher. Anda boleh menukar tetapan dalam Word supaya pemformatan tidak pernah membawa dari teks lain.

Dalam Microsoft Word untuk Windows bermula dengan pergi ke Fail dan memilih Pilihan. Cari Pilihan Word dan klik Advanced. Di suatu tempat dalam senarai besar itu (saya tahu, sudah lama) adalah entri yang dipanggil Pasting dari program lain. Pilih Keep Text Only, dan klik OK. Beri ujian memandu dengan menampal beberapa teks dari dokumen Web dan lihat bagaimana ia akan mematuhi format anda yang sedia ada untuk dokumen itu.

Satu lagi cara untuk melakukannya tanpa mengubah tetapan anda secara kekal: Cari ikon papan tempat yang muncul apabila anda menyisipkan teks. Hai "terus teks saja, " dan awak baik untuk pergi.

Sekiranya anda tidak melihat ikon tersebut (di Mac), pergi ke Preferences> Edit dan kemudian cari pilihan Cut and Paste. Klik butang Tetapan dalam bahagian itu, dan pastikan kotak diperiksa untuk Butang Pilihan Papar Tatal.

5. Padamkan Talian

Baris yang ditakuti! Anda memukul serangkaian tanda hubung atau garis bawah ditambah kekunci masukkan, dan Microsoft Word jatuh dalam garis lemak sepanjang jalan di halaman yang anda tidak boleh untuk kehidupan anda memikirkan bagaimana untuk menghapuskan!

Caranya untuk menyingkirkan garis ini ialah memanggilnya "sempadan, " bukan garis. Klik secara langsung di atas baris itu, "sempadan." Dari tab Rumah, pilih ikon sempadan (ia kelihatan seperti grid empat-dengan-empat). Anda harus melihat bahawa sempadan yang lebih rendah dipilih. Hanya tukar ke No Border, dan anda sudah selesai. Jika anda mahu menukar tetapan Word supaya sempadan ini tidak muncul lagi, pergi ke Fail> Pilihan> Pilihan AutoCorrect. Pilih AutoFormat sebagai Anda Taip, dan cari "Terapkan semasa anda menaip." Dalam bahagian itu, anda boleh menyahtanda kotak untuk Jalur Sempadan.