Dapatkan teratur: 3 kaedah untuk pengurusan masa yang lebih baik

Untuk menjadi lebih produktif, anda perlu menguruskan masa anda dengan berkesan. Bagaimana anda menjadi lebih baik dalam menguruskan masa anda? Tidak kira di mana anda berada dengan kemahiran pengurusan masa anda, perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah menjejaki cara anda menghabiskan masa anda sekarang. Anda tidak boleh mengubah cara anda menghabiskan masa anda jika anda tidak tahu bagaimana anda menggunakannya sekarang.

Terdapat tiga cara utama untuk menjejaki masa anda, dan masing-masing mempunyai kebaikan dan keburukan. Cara yang biasanya dianggap paling mudah adalah paling tidak tepat. Yang paling tepat adalah sangat memakan masa. Akhirnya, ada satu cara untuk mengesan masa anda menggunakan teknologi, yang sangat mudah, tetapi hanya tepat untuk jenis tugas tertentu.

Inilah yang anda perlu ketahui mengenai tiga kaedah berikut:

1. Estimasi Masa (juga dikenali sebagai Kaedah Anggaran Masa Kerja)

Apakah anggaran masa? Anggaran masa adalah senarai semua yang anda lakukan sepanjang tempoh masa bersama berapa jam dan minit anda menganggarkan bahawa anda membelanjakannya.

Cara membuat anggaran masa: Anggaran masa sering dilakukan pada akhir minggu. Anda berfikir kembali pada minggu anda, atau apa sahaja tempoh masa tontonan yang anda mahu, dan tally berapa jam yang anda percaya anda bekerja, tidur, berlari tugas, memasak, membersihkan, atau menonton filem, sebagai contoh. Ia membantu untuk merujuk kalendar anda untuk panduan, jika anda menyimpannya.

Kelebihan: Anggaran masa mengambil sedikit masa untuk membuat. Oleh kerana anda boleh menyimpannya sehingga hujung minggu, rutin harian anda tidak terganggu oleh tugas-tugas pembalakan masa yang menjengkelkan.

Cons: Anggaran masa adalah cara yang paling tidak tepat untuk mengukur bagaimana anda menghabiskan masa anda. Penyelidik telah mendapati bahawa apabila orang menganggarkan cara mereka menghabiskan masa mereka menggunakan pendekatan pandangan belakang, mereka sering berakhir dengan lebih banyak jam daripada yang ada pada minggu sebenar (168). Orang cenderung untuk memaksimumkan berapa banyak mereka bekerja dan meremehkan masa lapang mereka.

2. Log Masa (juga dikenali sebagai Pendekatan Total Time Diary)

Apa log masa? Log masa adalah rekod mengenai apa yang anda lakukan sepanjang hari, berpisah sepanjang masa yang menyumbang sepanjang hari. Idea ini adalah untuk menjelaskan setiap blok masa dalam tempoh 24 jam.

Bagaimana untuk membuat log masa: Untuk membuat log masa, anda memerlukan sedikit lebih daripada sekeping kertas atau hamparan. Buat lajur dan masukkan ke dalamnya blok masa berturut-turut dalam kenaikan 15, 30, atau 60 minit. Anda boleh menggabungkan beberapa blok masa untuk jam-jam ketika anda biasanya tidur. Sama ada secara berkala sepanjang hari atau pada penghujung hari, anda mengisi ruang di sebelah setiap blok masa dengan apa yang anda lakukan pada masa itu. Cara spesifik yang anda dapatkan dengan penerangan anda bergantung kepada apa yang anda ingin tahu mengenai diri anda atau jenis transformasi pengurusan masa yang anda ingin lakukan.

Kelebihan: Log masa lebih tepat daripada diari masa. Lebih-lebih lagi apabila anda mengisi lebih kerap dan lebih kurang sehingga semakin lama anda menunggu untuk menyelesaikannya. Sangat mudah untuk mengklasifikasikan masa anda ke dalam kategori, menambah nombor, dan menganalisis hasilnya.

Cons: Jotting down satu jawapan untuk apa yang anda lakukan antara, katakan, 9 dan 10 mungkin tidak menjadi pantulan realistis bagaimana anda benar-benar menggunakan jam itu. Katakan anda bekerja. Adakah anda meninggalkan meja anda dan mendapatkan air minuman pada masa itu? Adakah anda membuat panggilan telefon cepat? Adakah anda membaca berita dalam talian selama beberapa minit di tengah-tengah kerja anda? Waktu log umum tentang blok waktu tanpa mendapat butiran sebenar apa yang anda lakukan.

3. Aplikasi Penjejakan Masa

Apakah aplikasi pengesanan masa? Aplikasi penjejakan masa adalah perisian yang anda gunakan untuk menjejaki berapa banyak masa yang anda habiskan untuk melakukan perkara yang berbeza, kebanyakannya pada komputer dan telefon anda. Terdapat aplikasi pengesanan masa pasif dan yang aktif. Yang pasif, seperti RescueTime, mengukur berapa banyak masa yang anda belanjakan dalam aplikasi yang berbeza dan di laman web yang berbeza. Apl pengesanan masa aktif, seperti Toggl, memberi anda pemasa pada skrin yang berjalan semasa anda berfungsi, jadi anda boleh menggunakan berbilang aplikasi dan laman web semasa mengerjakan satu tugas.

Bagaimana untuk menggunakan aplikasi penjejakan masa: Dengan tracker masa pasif, anda memasangnya pada komputer atau peranti mudah alih anda dan semak ia lari. Ia secara automatik menangkap semua aktiviti anda untuk merakam, mengkategorikan, menghitung, dan menganalisisnya. Biasanya, anda boleh menjeda aplikasi ini setiap kali anda suka, dan anda boleh menetapkannya untuk dimatikan semasa anda tidak mahu menjejaki aktiviti anda. Pemasa aktif bergantung kepada anda untuk menekan butang untuk memulakan dan menghentikannya. Mereka membiarkan anda memasukkan maklumat tentang apa yang anda sedang lakukan semasa ia berjalan, dan aplikasi itu secara automatik menambahkan maklumat itu ke rekod, yang boleh anda lihat dan menganalisis lagi bila-bila masa yang anda mahukan. Versi aplikasi mudah alih pelacak masa aktif boleh berguna untuk membiarkan anda menjalankan pemasa semasa anda dalam mesyuarat, perjalanan untuk kerja, dan melakukan kerja bukan komputer lain yang anda ingin ukur.

Terdapat beberapa aplikasi mudah alih yang memantau masa anda memantau lokasi anda dan sepatutnya membantu anda mengklasifikasikan masa anda seperti itu, tetapi mereka tidak begitu pintar dan memerlukan terlalu banyak kemasukan manual untuk menjadi bernilai banyak pada masa ini. Mungkin suatu hari nanti mereka akan bertambah baik.

Kelebihan: Aplikasi pengesan masa adalah sangat baik apabila memberikan anda maklumat mengenai aktiviti digital anda. Mereka mempunyai alat untuk mengkategorikan masa anda dan meludahkan carta dan graf. Yang terbaik daripada mereka adalah sangat mudah digunakan dan kebanyakan mereka mempunyai pilihan percuma.

Kontra: Aplikasi pengesan masa memberikan analisis yang kaya tentang apa yang anda lakukan pada komputer anda, tetapi ia tidak dibuat untuk mengesan masa anda, jadi mereka akan terlepas masa anda menghabiskan binatu, memasak, membaca, bermain dengan anak-anak anda atau haiwan peliharaan, atau apa sahaja yang anda lakukan.

Trek selama Dua Minggu, Kemudian Menganalisis

Sekiranya anda baru menjejaki masa, saya cadangkan menggabungkan kaedah log masa dengan aplikasi penjejakan masa. Dengan cara itu, anda boleh mendapatkan gambaran keseluruhan tentang bagaimana anda menghabiskan semua jam dalam hari anda serta analisis terperinci masa komputer anda.

Anda perlu log masuk masa anda sekurang-kurangnya dua minggu sebelum menganalisisnya. Semasa satu atau dua hari pertama, anda mungkin mengubah tingkah laku anda sedikit kerana anda memikirkan hakikat bahawa anda menjejaki masa anda. Tingkah laku anda akan kembali normal dengan cepat.

Juga, jika anda mendapati diri anda berkata, "Oh, hari itu tidak boleh dikira kerana ia sangat luar biasa, " berhenti. Semakin anda menjejaki masa anda, lebih banyak anda akan menyedari bahawa anda mempunyai lebih banyak hari yang tidak biasa daripada anda mungkin menyedari. Idea ini adalah untuk memahami dengan lebih baik bagaimana anda menghabiskan masa anda, bukan apa hari purata. Sebaik sahaja anda tahu bagaimana anda meluangkan masa anda secara keseluruhan, anda boleh mula membuat keputusan mengenai apa yang anda mahu lakukan lebih banyak, kurang, atau jika anda ingin memulakan sesuatu yang baru sepenuhnya.