Dapatkan teratur: 15 petua produktiviti daripada pakar

Kandungan

• Dapatkan Diatur: 15 Tips Produktiviti Dari Pakar
• Temu bual 3 & 4
• Tips Produktiviti 1-15

Salah satu kesulitan menjadi orang yang dianjurkan ialah kita cenderung untuk mengunci kebiasaan dan teknik organisasi kita sendiri, dengan kekeliruan untuk keteguhan. Untuk lajur Dapatkan Organisasikan minggu ini, saya memutuskan untuk melangkau jauh melebihi sempadan saya sendiri dengan menemuramah empat orang yang membangunkan aplikasi produktiviti dan bertanya kepada mereka tentang tip dan trik mereka sendiri untuk tetap teratur dan cekap.

Ketua Pegawai Eksekutif, pengasas, dan pemaju ini menghabiskan waktu kerja mereka memikirkan apa yang perlu dilakukan oleh orang yang tidak teratur untuk menjadi lebih teratur. Mereka membina perisian mereka berdasarkan data ujian, pemerhatian peribadi, dan maklum balas daripada komuniti pengguna yang besar.

Dalam wawancara empat ini, anda akan mendapati pantulan tentang apa yang dimaksudkan untuk dianjurkan dan produktif, serta beberapa petua dan tip khusus yang digunakan pakar ini.

Amir Salihefendic, Pengasas Doist

Amir Salihefendic adalah pengasas Doist, sebuah syarikat yang mengkhusus dalam perisian produktiviti. Produk perisian dua unggulan syarikat, Todoist dan Wedoist, membantu lebih ramai orang menguruskan tugas peribadi mereka dan projek kerjasama. Berikut adalah petikan daripada wawancara yang lebih lama yang saya lakukan dengan Salihefendic tentang organisasi dan kecekapan.

JD: Todoist produk anda bertujuan untuk membantu orang mengendalikan tugas yang perlu mereka lakukan. Dalam membangunkan aplikasinya, apa yang anda ketahui tentang apa yang diperlukan oleh kebanyakan orang dari segi bantuan dan bimbingan dalam melaksanakan tugas mereka?

AS: Orang benar-benar tidak baik untuk mencipta tugas mereka. Kebanyakan orang membuat tugas yang sangat sukar untuk diselesaikan. Sebagai contoh, "menurunkan berat badan" bukan tugas; ia adalah satu lagi projek yang termasuk beratus-ratus tugas. Namun, kebanyakan orang akan menambah "menurunkan berat badan" sebagai tugas.

Apa yang lebih baik ialah melihat "menurunkan berat badan" sebagai projek yang mempunyai tugas seperti makan sepuluh buah setiap hari, pergi ke gim setiap hari, dan sebagainya. Memahami kerumitan tugas dan memecahkannya ke dalam potongan-potongan yang boleh diurus dan boleh dilakukan adalah benar-benar penting untuk organisasi dan produktiviti anda. Ia juga memotivasi kerana anda dapat menyelesaikan tugas-tugas kecil di sepanjang jalan dan berasa seperti anda semakin dekat dengan matlamat.

JD: Bolehkah anda berkongsi dengan kami dua atau tiga petua atau trik untuk meningkatkan produktiviti?

AS: Saya fikir e-mel adalah benar-benar pembunuh produktiviti. Saya mendapat beratus-ratus e-mel setiap hari, dan saya menguruskannya dengan cara berikut:

• Saya hanya menyemak dan memproses e-mel tiga kali sehari (pagi, tengah hari dan petang).
• Saya menjawab e-mel jika ia mengambil kurang dari satu minit.
• Saya mengarkibkan jika e-mel tidak penting.
• Saya mewakilkan e-mel [yang saya mahu jawapan kemudian] sebagai tugas untuk Todoist (melalui plugin Chrome kami) dan menentukan tarikh tamat untuk tidak melupakannya.
• Pada sebelah petang, apabila tahap tenaga saya rendah, saya menjawab e-mel yang lebih lama.

JD: Adakah anda berkongsi imej ruang kerja anda atau tangkapan skrin desktop anda?

Mikael Berner: Ini sangat penting. Satu lagi dimensi yang saya lihat yang saya fikir menyokong proposisi anda, adalah bahawa teratur tidak bermakna anda disiplin atau boleh mengambil tindakan. Saya fikir organisasi asas disiplin adalah penting.

Saya juga berfikir bahawa fokus boleh disalah anggap sebagai perlu untuk tempoh [tempoh kerja yang tidak terganggu].

Kami telah membaca dan menemui kajian-kajian yang mengatakan konteks orang biasa-menukar setiap tiga minit tetapi tidak kembali ke tugas selama 27 minit. Produktiviti adalah banyak mengenai pertukaran konteks dan bagaimana anda membaca dan memproses maklumat. Anda perlu dapat bertindak balas terhadap perkara-perkara penting yang datang. Adakah anda teratur kerana anda mempunyai nombor telefon di tempat yang betul dan masa yang tepat? Atau adakah anda perlu melantun untuk mencari mereka?

JD: Dalam membangunkan program EasyDo, apakah kajian atau data yang anda ketahui mengenai apa yang orang perlukan untuk menjadi lebih cekap, lebih teratur, lebih produktif?

MB: Kami telah menemui dalam kajian kami bahawa tidak seorangpun dari kita menyedari betapa banyak masa dan tenaga yang kita lakukan dalam tugas kecil yang kita tidak tahu tugasnya. Kami memerhati berapa jam yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas kecil ini dan membandingkannya dengan berapa lama ia memerlukan ejen pintar untuk melakukannya untuk anda.

Kita semua ditimbang, dan kita bahkan tidak tahu bahawa kita sedang ditimbang, dengan aplikasi dan data yang diedarkan.

JD: Bolehkah anda berkongsi dengan kami dua atau tiga tip dan trik anda sendiri untuk meningkatkan produktiviti?

MB: Saya bergantung pada alat yang membantu saya memajukan maklumat yang paling penting. MudahDo, Unroll.Me, SaneBox-banyak perkara yang mengecam e-mel-saya cadangkan mana-mana alat tersebut.

Peraturan yang paling baik, dan kadang-kadang saya melepaskan ini, adalah "Jika anda akan membuka e-mel, sama ada melakukan sesuatu dengannya, seperti meresponnya, atau memadamnya, atau memfailkannya." Jangan buka e-mel melainkan anda boleh memprosesnya kemudian. Itu sebahagian daripada peraturan dua minit.

Saya duduk di bilik persidangan sekarang yang mempunyai meja Ikea ini, tetapi mereka adalah meja kaca yang boleh anda buat dengan penanda memadam kering. Ia membawa kumpulan bekerja bersama-sama di atas meja dan bukannya menghantar satu ahli kumpulan ke papan. Ia mengukuhkan kerja berpasukan.