Dapatkan teratur: 7 langkah mudah untuk membersihkan pemacu google anda

Seperti mana-mana tempat lain di mana anda menyimpan barangan anda, Google Drive boleh menjadi kemas. Anda membuat fail atau dua, mengimport beberapa dokumen dari Gmail, menerima folder yang dikongsi, dan sebelum anda tahu, keseluruhan tempat itu adalah bencana.

Anda boleh menyusun fail di Google Drive anda dengan memasukkannya ke dalam folder dan menggunakan alat lain, baik konseptual maupun sebenar, untuk memastikan anda sentiasa dapat mencari apa yang anda perlukan. Petua dan petua nasihat ini akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk mengatur fail dalam Google Drive dan mereka juga harus berfungsi dengan baik jika anda menggunakan Google Drive for Work.

1. Tetapkan Paparan Lalai Anda

Anda boleh melihat fail dan folder dalam Google Drive sekumpulan cara yang berbeza. Sebagai contoh, anda boleh memaparkan segala-galanya dalam senarai atau paparan grid, serta menetapkan jarak talian supaya selesa, selesa, atau padat. Tentukan bagaimana anda ingin melihat Google Drive anda dengan bermain-main dengan tetapan sehingga anda gembira. Saya suka melihat senarai dengan jarak yang selesa, jadi itulah yang akan anda lihat dalam kebanyakan screenshot di sini.

Jangan terlepas pandang kereta api sebelah kiri. Ramai orang memberi tumpuan kepada pusat skrin apabila mereka melihat Google Drive. Walau bagaimanapun, untuk mengatur folder dan fail anda, pastikan untuk memastikan bahawa rel kiri. Anda boleh melihat folder dan subfolder anda dengan mudah dan menempah pusat skrin untuk kandungan folder apa sahaja yang anda pilih untuk dilihat.

2. Buat Skeleton Folder

Buat rangka folder untuk diri sendiri menggunakan struktur dan nama apa saja yang paling sesuai untuk anda. Bagaimanakah anda mengatur fail dan folder anda dalam aplikasi lain? Apa yang anda fikirkan apabila anda berfikir tentang beberapa dokumen yang anda perlukan? Cara terbaik untuk memikirkan bagaimana menetapkan folder anda adalah menjawab dua soalan tersebut.

Bagi kebanyakan orang, apa yang ada pada mulanya adalah kandungan kerja mereka, jadi mereka menggunakan nama-nama tematik seperti Project X atau Work School untuk folder. Secara peribadi, saya berpaut kepada tarikh. Apabila saya perlu mencari fail, sama ada tulisan atau gambar, saya selalu berfikir apabila saya menciptanya. Akibatnya, saya menggunakan tarikh yang banyak di dalam folder saya dan fail penamaan konvensyen. Sebagai contoh, saya mempunyai folder untuk 2019, 2018, 2017, dan sebagainya. Saya juga menggunakan nombor yang sesuai dengan tahun dan bulan. Sebagai contoh, 1906 bermaksud tahun 2019 dan bulan keenam, atau Jun. Apabila saya melihat folder yang bermula dengan beberapa nombor, saya tahu dengan tepat apa yang mereka maksudkan, dan ia membantu saya mencari fail yang saya perlukan dengan cepat.

Saya telah melihat beberapa orang dalam talian mengesyorkan bahawa anda menambah emoji pada nama folder anda untuk memberi anda lebih banyak isyarat visual. Jangan! Emoji tidak selalu menukar kepada format lain dengan baik, jadi apabila anda cuba membuat pautan yang dikongsi ke folder atau mengeksportnya, imej dapat memecahkannya.

3. Buat Subfolder

Subfolder adalah kejatuhan organisasi. Buat mereka dan gunakannya! Mereka membantu anda menyusun dan mengklasifikasikan fail anda ke kumpulan yang lebih kecil dan lebih khusus.

Jika anda telah mencipta folder tetapi tersekat cuba mencari subfolder mana yang hendak dibuat, maka mungkin anda tidak memerlukannya lagi. Anda juga boleh membuat folder yang disebut DONE atau OLD supaya apabila kerja selesai atau folder tidak digunakan, anda boleh seret dan lepaskannya di sana.

4. Gunakan Warna

Warna adalah isyarat visual yang hebat, dan Google Drive membolehkan anda menambah warna tersuai ke folder anda. Klik kanan pada mana-mana folder, sama ada dari bar sisi atau tetingkap utama, dan pilih Tukar Warna. Kemudian pilih warna yang anda mahu.

Cara yang saya gunakan adalah membuat folder aktif saya hijau. Kadang-kadang saya mempunyai folder atau subfolder yang duduk terbiar seketika, tetapi satu atau dua folder di antara mereka masih digunakan. Saya menyerlahkan folder aktif dalam warna hijau dan meninggalkan kelabu yang lain. Dengan cara itu, apabila saya ingin melompat ke dalam kerja saya, saya mempunyai lampu hijau yang membimbing saya ke arah folder yang memegang karya saya yang sedang berjalan.

5. Tambah Bintang ke Fail dan Folder yang Sering Digunakan

Google Drive membolehkan anda menambah bintang ke fail dan folder. Anda melakukannya dengan cara yang sama anda menambah warna: klik kanan pada fail atau folder dan pilih Tambah ke Bintang.

Saya cadangkan menambah bintang untuk fail yang sering digunakan. Dengan cara itu, anda boleh menarik senarai semua bahan yang anda akses secara teratur, tidak kira di mana mereka berada dalam Drive, dengan mengklik tajuk Bintang di kereta api kiri.

6. Pindahkan Fail Penting 'Dikongsi Dengan Saya'

Lihatlah tajuk di rel kiri yang dipanggil Dikongsi Dengan Saya. Klik, dan kekacauan fail dan folder mungkin muncul. Jangan bimbang terlalu banyak tentang mereka. Sekiranya ada sesuatu yang penting dalam kumpulan itu, terdapat tiga perkara yang berguna untuk anda:

Tambah bintang. Menambah bintang ke fail yang telah dikongsi dengan anda melakukan perkara yang sama seperti menambah bintang kepada salah satu fail anda sendiri. Ia menjadikannya muncul dalam senarai kandungan berbintang.

Simpan ke Drive / pindah ke folder. Pilihan lain ialah untuk menambah fail ke Google Drive anda dan memasukkannya ke dalam folder. Anda boleh klik kanan pada fail dan pilih Move To. Kemudian, dalam tetingkap yang muncul, navigasi ke folder di mana anda ingin menyimpan fail ini. Pilihan lain yang melakukan perkara yang sama adalah dengan memilih item yang ingin anda simpan dan kemudian klik ikon Google Drive di bahagian kanan atas skrin. Anda kemudian mempunyai peluang untuk memindahkannya ke folder pilihan anda. Sama ada cara, anda secara efektif membuat jalan pintas ke fail yang dikongsi dari lokasi baru yang anda pilih. Fail ini masih dikongsi dengan semua orang dan masih milik pemilik asal.

Buat salinan. Sekiranya anda membuat salinan fail yang dikongsi dengan anda, salinan baharu menjadi milik anda. Dan itu hanya satu salinan. Ia tidak lagi bersambung dengan fail yang dikongsi, dan orang yang sama tidak semestinya mempunyai kebenaran untuk mengaksesnya lagi.

• Google Drive Google Drive
• 35 Tips Google Drive Anda Tidak Boleh Mampu Menipu 35 Tips Google Drive Anda Tidak Boleh Mampu Menipu
• Dapatkan Teratur: Cara Menghidupkan Resit Baca di Gmail Dapatkan Diatur: Bagaimana Menghidupkan Resit Baca di Gmail

7. Membuang Sampah

Apabila anda mengalih keluar fail atau folder dari Google Drive, ia masuk ke sampah, dan ia kekal di sana sehingga anda mengeluarkan sampah. Semakin lama anda membiarkan sampah membina, semakin kecil kemungkinan anda mempunyai kepercayaan total bahawa segala sesuatu di dalamnya harus dimusnahkan sepenuhnya, dan kemudian anda akan menggantung sampah anda lebih lama lagi. Jangan kebaikan dan sampah sampah dari semasa ke semasa. Ini akan membantu mengekalkan ruang storan Google Drive anda pada tahap yang tepat, dan ia akan membantu kewarasan anda ketika anda cuba menyimpan akaun teratur.