Dapatkan teratur: 10 petua untuk menguruskan nota digital anda

Peminat Seinfeld akan ingat adegan yang mulia dari persembahan apabila Jerry dan Elaine muncul di sebuah agensi penyewaan kereta. Jerry meminta untuk mengambil kereta menengah yang dia cadangkan. Ejen di kaunter menjawab bahawa mereka tidak mempunyai model midsize yang ditinggalkan kerana mereka berlari keluar. "Lihat, " kata Jerry, "anda tahu bagaimana untuk membuat tempahan. Anda tidak tahu bagaimana untuk membuat tempahan." Saya fikir cara yang sama tentang nota digital. Sangat mudah untuk mengambil nota, tetapi lebih sukar untuk menggunakannya .

Untuk benar-benar menggunakan nota yang anda ambil, anda perlu menganjurkan dan mengetahui cara mencarinya. Petua ini bermula dengan aplikasi pengambilan nota dan mengatur nota anda akan membantu.

1. Pilih Nota Besar-Mengambil App

Aplikasi mengambil nota yang anda pilih sangat mempengaruhi sama ada dan bagaimana anda akan melihat nota anda sekali lagi. Aplikasi pengambilan nota asas yang datang yang dipasangkan pada telefon atau tablet anda mungkin tidak begitu baik. Pasti, anda telah menggunakannya sebelum ini, dan ia berfungsi dengan baik, tetapi mungkin anda tidak tahu apa ciri yang anda hilang yang memisahkan aplikasi semata-mata yang memuaskan daripada yang sangat baik.

Tiga ciri yang membuat aplikasi ambil perhatian benar-benar berguna ialah:

• folder,
• tag, dan
• pengiktirafan aksara optik (OCR).

Saya akan masuk lebih terperinci mengenai setiap titik dalam seketika.

Ketiga aplikasi yang saya cadangkan paling banyak, berdasarkan pengujian peribadi saya terhadap banyak aplikasi mengambil nota selama ini, adalah:

• Microsoft OneNote, jika anda mahukan aplikasi pengambilan nota percuma,
• Evernote, jika anda tidak keberatan membayar langganan Premium, dan
• Quip untuk mengambil maklum balas kolaboratif.

2. Buat Peti Masuk

Apabila anda menulis nota dengan cepat, anda memerlukan tempat untuk menyimpannya di mana ia tidak akan hilang. Buat folder Peti masuk dalam aplikasi ambil catatan anda dan tetapkan sebagai lokasi storan lalai.

Pergi melalui Peti Masuk kerap untuk menambah lebih banyak maklumat mengenai nota anda dan menyusunnya. Anda akan melihat bagaimana untuk melakukannya dalam beberapa petua akan datang. Anda tidak perlu membersihkan Peti Masuk pada jadual yang ditetapkan, tapi cuba lakukan apabila anda membuka aplikasi ambil catatan pada skrin bersaiz penuh (lihat # 10, di bawah). Ia memudahkan untuk melihat apa yang anda lakukan dan melihat semua pilihan yang anda ada.

Anda tidak perlu menembak untuk Inbox Zero dalam aplikasi pengambilan nota. Peti Masuk adalah tempat yang bagus untuk menyimpan nota yang sering anda lawati. Sebagai contoh, saya menyimpan nota dengan semua nama dan kata laluan rangkaian rakan-rakan Wi-Fi saya jadi jika saya membawa peranti baru ke rumah mereka atau menghapus kata laluan selamat, saya boleh menyertai rangkaian sekali lagi tanpa mengganggu mereka untuk butirannya. Nota itu mempunyai rumah tetap di peti masuk saya.

3. Isikan Nota ke dalam Folder atau Buku Nota

Folder, yang sesetengah aplikasi juga memanggil Notebook, membantu anda menyusun nota anda secara manual. Mereka menjadi berguna kemudian apabila anda ingin meneroka nota pada topik tertentu, seperti semua nota yang resipi.

Folder yang anda buat dan bagaimana anda menamakannya bergantung pada jenis nota yang anda ambil dan bagaimana anda menggunakannya. Sekiranya anda tidak pasti, mulakan dengan folder untuk Peti Masuk, Membaca, Isi Rumah, Peribadi dan Kerja. Anda sentiasa boleh mengubahnya dan membuat lebih banyak lagi apabila anda mendapat rasa bagaimana anda menggunakannya.

4. Buat Pintasan untuk Folder Kegemaran Anda

Sebarang aplikasi pengambilan nota yang digunakan mempunyai folder yang melihat lebih banyak tindakan berbanding yang lain. Buat folder tersebut mudah dijangkau dengan membuat pintasan kepada mereka atau menandakannya sebagai kegemaran. Ini adalah folder di mana anda sering melihat nota yang anda buat dan menambah yang baru.

Anda mungkin mempunyai folder lain yang hanya menyimpan nota sehingga masa yang tidak dijangka apabila anda memerlukannya. Mereka tidak perlu depan dan pusat.

5. Gunakan Tag

Teg membantu anda mencari nota yang sedia ada. Mereka boleh mempersempit apa yang anda lihat dalam folder tertentu atau menunjukkan kepada anda semua nota yang ditandakan dengan tema biasa di beberapa folder. Mereka juga membantu anda mencari nota yang berkaitan dengan beberapa tema walaupun perkataan tematik tidak muncul dalam nota itu sendiri. Izinkan saya memberi beberapa contoh.

Contoh 1: Katakan anda mempunyai folder yang dipanggil Resipi, dan anda merancang pesta untuk beberapa vegetarian. Anda boleh menarik semua nota daripada hanya folder yang diberi tag vegetarian untuk idea tentang apa yang perlu dibuat.

Contoh 2: Mungkin anda seorang penulis yang menulis untuk penerbitan yang berbeza. Anda mungkin membuat nota mengenai artikel dan menyusunnya ke dalam folder berdasarkan di mana ia diterbitkan. Mungkin ada masa, bagaimanapun, apabila anda ingin meneroka semua nota yang anda ada pada tema tertentu, tanpa mengira siapa yang menyiarkannya. Jika anda telah menandakan nota anda dengan tema ini, anda boleh mencari teg dan melihat mereka semua tidak peduli apa folder mereka.

Contoh 3: Anda mengemukakan e-mel yang berkaitan dengan projek yang sedang anda jalankan ke dalam aplikasi ambil catatan anda. Mesej itu tidak pernah mengatakan nama projek atau apa yang berlaku. Begitulah cara orang berkomunikasi apabila mereka berada dalam sesuatu yang tebal. Dalam kes ini, anda boleh menambah tag untuk menentukan nota (nama projek, pelanggan, huraian kerja) supaya anda dapat mencari nota apabila anda memerlukannya.

6. Cull Tags

Ada satu perkara yang mempunyai terlalu banyak tag. Semakin anda menambah tag, sloppier yang mereka dapat. Jadi dari semasa ke semasa, cull tag anda. Inilah cara untuk melakukannya.

Tarik senarai semua tag yang digunakan. Sering kali, anda boleh melihat kiraan nota di sebelah tag. Pertama, cari hampir pendua. Sekiranya anda mempunyai tag untuk kedua-dua "aplikas" dan "aplikasinya, " hapuskan mana-mana yang mempunyai kurang nota. Buka nota yang terjejas dan tambah teg yang akan anda simpan. Padamkan tag lain.

Di samping itu, jika anda mempunyai sebarang tag dengan dua atau kurang nota, pertimbangkan untuk menyingkirkannya. Mereka mungkin tidak melakukan apa-apa yang baik.

7. Buat Pintasan pada Telefon Anda

Buat pintasan pada telefon anda untuk memulakan nota baru dalam aplikasi ambil perhatian anda supaya menangkap idea dan maklumat sentiasa dalam jangkauan pantas. Pada peranti iOS, anda boleh membuat pintasan Siri, dan pada Android mencari pilihan Widget Nota Baharu dalam aplikasi.

8. Mendikata

Apabila sesuatu yang ada dalam minda anda ingin menulis tetapi anda serius bergegas atau anda berjalan anjing anda dan tidak dapat menguruskan untuk memegang kedua-dua tali dan telefon anda pada masa yang sama, mendikte.

Kebanyakan telefon pintar mempunyai fungsi ucapan-teks. Gunakannya! Mulakan nota baharu, tekan ikon mikrofon pada papan kekunci, dan bercakap apa sahaja yang anda ingin tulis. Sebagai alternatif, anda boleh merakam memo suara dan menyalinnya kemudian. Sekiranya anda masuk ke dalam tabiat dan akhirnya mengarahkan ayat-ayat panjang, anda mungkin mahu menggunakan perkhidmatan transkripsi untuk menjimatkan masa anda. Terdapat banyak pilihan percuma dan berbayar yang boleh didapati, walaupun pilihan berbayar cenderung jauh lebih tepat.

9. Lampirkan Imej dan PDF, Gunakan OCR

Jika aplikasi anda mempunyai OCR, ia boleh mencari teks yang terdapat dalam imej, PDF, dan fail lain yang anda muat naik kepadanya. Jangan malu untuk menambah fail pada nota anda apabila anda memerlukannya. Ini termasuk memetik foto tanda-tanda maklumat, nota tulisan tangan, halaman buku, dan sebagainya.

Anda dapat melihat bagaimana ia berguna melalui contoh. Katakan anda melampirkan PDF resit untuk hidangan yang anda perlukan untuk menuntut pada laporan perbelanjaan. Anda lupa menandakan "resit", dan anda tidak tahu di mana ia berada. Jika anda ingat nama restoran, anda boleh menaipnya ke dalam bar carian, dan OCR akan mengesannya.

Beri perhatian pada had aplikasi atau jenis akaun yang diambil oleh anda memakai penggunaan dan penyimpanan OCR anda. Contohnya, versi Evernote percuma menjalankan OCR pada imej, tetapi bukan dokumen PDF dan Office. Anda memerlukan akaun Premium atau Perniagaan untuk itu. Jika aplikasi anda tidak mempunyai imbasan yang dibina, anda mungkin mempertimbangkan memasangkannya dengan aplikasi pengimbasan mudah alih.

10. Susun pada Skrin Besar

Sebaik-baiknya, aplikasi ambil catatan anda akan mempunyai aplikasi desktop dan aplikasi web. Gunakan salah satu daripada mereka (secara umumnya, aplikasi desktop adalah lebih baik untuk tujuan ini) apabila menyusun peti masuk anda dan mengatur nota anda. Mempunyai skrin besar membantu anda melihat lebih banyak aplikasi, dan oleh itu, lebih banyak struktur folder anda, teg, dan maklumat lain yang anda tambahkan pada nota untuk memastikannya teratur. Jika anda dapat melihat semua pilihan anda, anda lebih cenderung untuk memilih yang betul.

Ambil Nota, Pegang Nota, Balik Semula Nota

Apabila anda menyusun pengalaman ambil perhatian anda, anda meningkatkan peluang anda untuk tidak hanya mengambil nota yang lebih relevan, tetapi juga menyimpannya dengan cara yang membolehkan anda meninjau kembali mereka apabila tiba masanya.