Pengurusan kontrak yang kurang baik boleh membiayai wang perniagaan anda

Enam puluh empat peratus daripada syarikat mengatakan proses kelulusan kontrak menyebabkan perjanjian untuk ditangguhkan, menurut laporan baru dari SpringCM. Cabaran terbesar organisasi menghadapi pengurusan alur kerja kontrak dan mendapat tandatangan dari pihak berkepentingan utama. Penghalang terbesar yang dihadapi oleh syarikat, menurut kaji selidik, adalah kekurangan proses untuk mengurus dan bergerak bersama kontrak. Enam puluh peratus syarikat menggunakan e-mel untuk menguruskan kontrak, manakala hanya 32 peratus syarikat menggunakan alat pengurusan kontrak. Enam peratus syarikat mengatakan bahawa mereka tidak mempunyai proses pengurusan kontrak sama sekali.

"Mencuba mendapatkan kontrak melalui proses kelulusan dalaman dan luaran hanyalah pengalaman yang sengsara, " kata Erik Severinghaus, Ketua Strategi dan Pegawai Perikatan di SpringCM. "Kontrak adalah data yang tidak berstruktur pada asasnya anda bekerja di dua organisasi yang berlainan dengan dua set alat dan proses yang berlainan. Pada penghujung hari jika anda melaksanakan melalui e-mel dan lampiran, maka apa yang terjadi ialah tiada siapa yang mempunyai keterlihatan dalam proses, dan tiada siapa yang dapat mengoptimumkan proses itu."

"Jika anda melihat tinjauan dan cabaran terbesar responden, " kata Will Wiegler, Ketua Pegawai Pemasaran SpringCM, "empat teratas adalah alur kerja, menghasilkan kontrak baru, pengesanan, dan kelulusan.Ini adalah proses perniagaan yang terperangkap.Biasanya, orang tidak tahu di mana kontrak sedang dalam proses. Siapa masuk peti masuk siapa yang akan seterusnya?"

(Imej Melalui: SpringCM)

Apa Pengurusan Kontrak Boleh Dilakukan

Alat pengurusan kontrak menawarkan perniagaan keupayaan untuk menyimpan, menjejak, memajukan semula, dan menjalankan laporan mengenai data berasaskan kontrak. Ini biasanya melibatkan perisian berasaskan awan yang secara automatik boleh membaca dan mengagregatkan data, serta menyampaikan makluman kepada pihak berkepentingan apabila tiba masanya untuk tindakan diambil pada kontrak tertentu. Severinghaus berkata syarikat-syarikat yang cuba menguruskan proses-proses ini tanpa perisian sedang bergelut dengan data corral dari tujuh atau lapan jenis dokumen atau jenis fail yang berbeza, dan kemudian menterjemahkan maklumat tersebut ke dalam kontrak atau invois yang berstandar. Dalam senario ini, beliau menjelaskan, "Terjadi kesilapan manusia."

Malah, walaupun syarikat yang mengambil kesempatan daripada perisian pengurusan kontrak masih bergelut untuk mengelakkan kesalahan biasa. Sembilan puluh dua peratus kesilapan pengurusan kontrak dikaitkan dengan manusia, menurut responden. Tujuh peratus syarikat mengatakan kesilapan manusia berlaku sangat kerap. "Seorang jurujual suka bercakap dengan pelanggan, suka membina hubungan, tetapi mereka umumnya membenci matematik, aritmetik, kewangan, dan kerja manual menerjemahkan nombor di seluruh sistem yang berbeza, " kata Severinghaus. "Jika anda tugas mereka dengan menggerakkan perkara ini secara manual, anda tidak seharusnya terkejut jika anda melihat ralat dalam proses itu."

(Imej Melalui: SpringCM)

Satu perempat daripada semua perniagaan yang ditinjau berkata IT terlibat dalam proses aliran kerja kontrak, satu langkah yang dapat membantu mengimbangi beberapa kesilapan manusia yang terlibat dalam kontrak pembalakan dan pemprosesan. Sebelum vendor perisian pengurusan kontrak bercakap kepada klien yang berpotensi, jabatan IT biasanya bekerja dengan penganalisis perniagaan untuk membantu menentukan aliran kerja yang standard yang mengambil kira proses perniagaan, teknologi, dan sebarang isu-isu sebelumnya yang menggabungkan kedua-dua (contohnya mengapa hamparan tidak diterjemahkan ke dalam invois).

Contohnya: Alat pengurusan kontrak terbaik yang kami semak semula menawarkan perkara seperti pengamal aliran kerja, fungsi sembang dalam aplikata dan makluman e-mel yang memberi amaran kepada orang apabila tiba masanya untuk membuat kontrak. Beberapa ciri ini boleh didapati di alat Pilihan Editor seperti Agiloft dan Mitratech Mendapatkan Kontrak Selesai, serta SpringCM.

Ciri-ciri ini juga boleh membantu mempercepatkan kitaran kontrak dan menjimatkan wang syarikat. Panjang kitaran kontrak tipikal untuk responden tinjauan antara satu hingga dua bulan (33 peratus). Dua puluh dua peratus daripada responden mengatakan kitaran kontrak mereka berlangsung lebih lama daripada empat bulan. Dua puluh peratus responden berkata menggunakan perisian pengurusan kontrak telah menyelamatkan wang perniagaan mereka.

Pengurusan Kontrak Masa Depan

Apabila anda menambah teknologi baru seperti kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) ke dalam campuran, pengurusan kontrak mempunyai potensi untuk menjadi lebih bermanfaat kepada pengguna. "AI akan menjadi sangat penting, " kata Severinghaus. "Terdapat kes-kes penggunaan awal dimana AI membenarkan perjanjian bersama tanpa pendedahan. AI boleh melakukan semakan kontrak asas dan klasifikasi kontrak."

Malangnya, AI tidak akan menyelesaikan cabaran sukar untuk membangunkan proses pengurusan kontrak, yang merupakan langkah pertama ke arah automasi. "Kami adalah jalan keluar dari AI menyelesaikan cabaran proses perniagaan, " kata Severinghaus. "Teknologi baru muncul dan semua orang berpendapat bahawa mereka akan menjadi peluru sihir kerana teknologi ini kini wujud, mereka fikir kita tidak perlu melakukan kerja keras dan menganalisis proses perniagaan kita. AI khususnya pada ketika ini orang mengatakan bahawa mereka menang tidak perlu melakukan kerja keras kerana AI akan melakukan kerja sihir untuk kita. Malah, AI adalah lambang sistem yang bergantung kepada data berstruktur dan proses berstruktur untuk melatih algoritma tersebut."

Ketiadaan standardisasi ini adalah mengapa syarikat seperti SpringCM memohon perniagaan untuk membangunkan proses untuk menguruskan kontrak walaupun sebelum bercakap dengan vendor. "Tidak mempunyai proses adalah resipi masalah di semua peringkat, " kata Wiegler. "Anda tidak boleh membuat perniagaan tanpa proses bagaimana anda menguruskan kontrak." Untuk memulakan proses pengurusan kontrak, Wiegler berkata perniagaan mesti bertanya kepada diri mereka sendiri soalan-soalan berikut, "Apa yang anda lakukan sekarang? Apa yang boleh distrukturkan dari segi proses yang boleh dikenalpasti?" Sebaik sahaja anda telah mengenal pasti proses anda dan sepatutnya, anda akan dapat bekerja dengan vendor IT dan perisian untuk mencipta sistem yang berfungsi. Atau, seperti yang dikatakan Wiegler, "Anda tidak boleh mengautomasikan sesuatu jika anda tidak memahami apa yang pertama kali."

SpringCM meninjau 1, 409 responden, 32 peratus daripada mereka adalah dari syarikat yang kurang daripada 100 pekerja, dan 16 peratus daripadanya adalah dari syarikat-syarikat yang mempunyai lebih daripada 8, 000 pekerja.