Wawasan industri: di manakah pengurusan dokumen?

Alat pengurusan dokumen (DM) memberikan pengguna perniagaan kuasa untuk bukan sahaja mengedit fail tetapi mengubah penciptaan kandungan, menyelaraskan aliran kerja, dan menjalankan perniagaan yang lebih teratur secara keseluruhan. Alat-alat ini, yang sering memanfaatkan fail PDF, telah di mana-mana di mana anda mungkin menggunakan pengurusan DM dalam kehidupan kerja harian anda tanpa memberi banyak pemikiran. Namun, bidang ini terus berkembang dan memodenkan semua masa.

Kami baru-baru ini bercakap dengan Eugene Xiong, pengasas dan Pengerusi Foxit Software Inc., mengenai bagaimana landskap persaingan berubah ketika datang ke teknologi PDF dan beberapa cabaran yang masih dihadapi oleh perniagaan ketika datang ke teknologi ini di mana-mana. Dalam perbincangan kami, kami membahas hala tuju DM semasa dan beberapa ramalan mengenai ciri-ciri pintar di ruang angkasa.

PCMag (PCM): Di manakah anda melihat ruang DM secara menyeluruh dalam tempoh 18 bulan akan datang?

Eugene Xiong (EX): Satu perkara yang kita lihat khususnya adalah DM yang meningkatkan tumpuan untuk memberikan dokumen individu identiti identiti yang baru. Sangat sukar untuk mempunyai aliran kerja digital yang lengkap dengan sistem DM standard hari ini. Kadang-kadang anda perlu memuat turun fail dari sistem dan kemudian menggunakan alat yang berbeza untuk memprosesnya. Dalam hal ini, dokumen ini tidak dapat mengawal sistem dokumen.

Beberapa tahun lalu, kami membangunkan teknologi yang kami panggil ConnectedPDF . Idea asas ialah, jika kita mengambil kesempatan daripada sambungan yang tertanam di dalam dokumen, ia akan memberikan makna yang lebih bermakna. PDF berfungsi seperti ini: Setelah dokumen dikongsi, pencipta dapat menjejaki siapa yang menerimanya, apa yang mereka lakukan dengannya, dan melihat apabila tugas selesai. Ia juga menawarkan kawalan akses yang kuat kepada pengguna individu. Ini semua berlaku dalam masa nyata. Anda boleh mengkonfigurasi keizinan PDF walaupun selepas fail dihantar.

Di sinilah kita menyedari bahawa perubahan landskap ruang DM adalah mengenai memberi syarikat lebih banyak kawalan ke atas PDF mereka dan membuatnya merasa lebih "hidup" daripada dokumen standard. Saya fikir, pada masa akan datang, dalam jangka masa yang anda nyatakan, dalam masa satu atau dua tahun, saya fikir sistem DM akan memindahkan tumpuan ke atas dokumen itu sendiri. Ini akan menjadi trend bukan hanya mempunyai sistem yang berbeza yang tidak berfungsi bersama. Itulah yang kami sememangnya cuba lakukan: untuk mempromosikan dokumen ke ruang yang lebih bebas berdasarkan standard terbuka dan juga perkhidmatan awan. Kami membina awan yang menghubungkan semua dokumen yang berbeza bersama-sama.

PCM: Apakah jenis teknologi yang akan menjejaskan DM pada masa akan datang? Adakah anda melihat ruang PDF yang melaksanakan ciri kecerdasan buatan (AI)?

EX: Saya sebenarnya tidak fikir ia sesuai. Itulah banyak data yang tidak tersusun dalam PDF. Jika anda hanya mengambil semua jenis PDF yang berbeza dan memasukkannya ke dalam enjin AI, ia tidak menghasilkan hasil yang bermakna. Apa yang kita cuba lakukan sebenarnya adalah memahami dokumen itu sedikit lebih lagi, bermula dari penciptaan fail, kami memberikan ID kepada dokumen itu. Itu membolehkan dokumen itu pergi ke tempat-tempat yang berbeza dan memahami apa yang orang lakukan mengenai fail itu. Sekali kita mempunyai data yang mencukupi mengenai dokumen itu, maka kita boleh mendekati penerapan AI dengan melihat beberapa data yang lebih berstruktur. Itu akan menjana banyak hasil yang lebih bermakna.

Dokumen sendiri mengandungi apa yang dipanggil data yang tidak berstruktur. Sangat sukar untuk mengekstrak data dengan cara yang boleh dipercayai dan konsisten dari sesuatu seperti kertas putih PDF. Saya fikir ia sangat mudah hari ini untuk mempromosikan AI di dalam anda produk kerana ia sangat menarik. Kebenaran perkara itu adalah bahawa dokumen-dokumen direka untuk penggunaan manusia sahaja. Mereka mempunyai banyak data tidak tersusun yang teknologi AI semasa tidak dapat mentafsir secara berkesan. Dengan itu, kami akan melihat lebih banyak inisiatif untuk mengekstrak maklumat berstruktur seperti maklumat pricing, tajuk, dan nama-dan yang akan mendorong kepintaran dokumen yang lebih bermakna kepada pengguna dan pengurus. Ia akan memberikan bantuan yang lebih besar dari segi peningkatan produktiviti untuk pekerja pengetahuan.

PCM: Apa yang perlu untuk perniagaan kecil menengah (SMB) memikirkan tentang DM?

EX: Itulah soalan yang baik, dan perniagaan kecil perlu memberikan banyak pemikiran kepada DM. Foxit sendiri bukan perusahaan besar; kita masih SMB sendiri. Dan walaupun begitu, kami masih melihat sejumlah besar maklumat yang ditukar dalam organisasi kami dan antara kami dan syarikat lain. Jawapannya ialah membina penyelesaian dokumen lengkap yang berasaskan awan dan berasaskan web.

Banyak perniagaan kecil mungkin ketakutan apabila mereka bercakap tentang DM. Mereka perlu membayar banyak wang dan juga melalui banyak usaha untuk menggunakan, mengkonfigurasi, dan mengekalkan jenis itu daripada sistem DM. Kami melihat bahawa, dalam masa terdekat, banyak pembekal, termasuk kami di sini di Foxit, akan menyediakan penyelesaian yang lengkap - bukan hanya sistem DM sahaja tetapi juga dokumen alat produktiviti. Kami mempunyai versi PDF berasaskan pelayar yang mudah digunakan, yang menawarkan semua ciri penyesuaian sebagai produk lain tetapi ia tidak memerlukan pemasangan tambahan. Perniagaan yang lebih kecil perlu memberi tumpuan kepada mengguna pakai penyelesaian yang lebih ringan dan lebih bijak bagi operasi PDF mereka.