4 Trend perniagaan untuk dipertimbangkan apabila memilih perisian perakaunan awan

Walaupun untuk perniagaan kecil dan menengah (SMB), memilih platform perakaunan awan baru atau menaik taraf yang sedia ada boleh menjadi satu latihan yang sukar dibuat lebih mencabar bukan hanya dengan keperluan untuk memuaskan keperluan organisasi anda tetapi juga kerana anda perlu menjangka masa depan juga. Untuk membantu, berikut adalah empat trend penting yang anda ingin bertanya tentang ketika bercakap kepada vendor yang berpotensi.

Pertama, anda ingin tahu sama ada perisian yang anda semak imbas menggunakan mesin pembelajaran (ML). Kemudian, jika ia berlaku, bagaimanakah ML tersebut diterjemahkan ke dalam bantuan digital melalui kecerdasan buatan (AI)? Selepas itu getah itu benar-benar memenuhi jalan di mana kedua-dua trend pertama dan semua data yang ada berpotongan: iaitu seberapa baik pakej prospek anda mengendalikan analisis data? Akhirnya, anda akan ingin mengetahui bagaimana perisian anda dapat diperluaskan apabila ia menyatukan datanya dengan aplikasi back-office yang lain, yang boleh menjadi apa-apa dari pemasaran digital ke sistem jualan (POS) anda.

Saya membincangkan trend ini dengan beberapa firma perakaunan dan perusahaan perancangan sumber (ERP) untuk menentukan betapa pentingnya masing-masing untuk membantu anda menjalankan tugas anda. Lebih penting lagi, kami membincangkan betapa pentingnya setiap aspek mengenai bagaimana anda akan melakukan pekerjaan anda pada masa akan datang apabila trend ini menjadi norma untuk perisian perakaunan.

1. Pembelajaran Mesin (ML)

Pada tahap yang paling asas, ML merujuk kepada keupayaan sistem perisian untuk memodifikasi algoritma dalamannya sendiri untuk meningkatkan prestasi. Anda tahu bagaimana Facebook mengetahui kawan mana yang akan ditandakan apabila anda menyiarkan foto? Itu kerana Facebook telah mengumpul maklumat dari semua jawatan anda sebelum ini. Anda pernah menonton filem yang disyorkan Netflix kepada anda? Netflix tahu untuk mengesyorkan filem itu berdasarkan pilihan anda yang terdahulu.

Sekarang, bagaimana ini berkaitan dengan perisian perakaunan? Nah, ML membantu melakukan perkara-perkara seperti penyataan pengebilan secara automatik, mengesyorkan kod akaun, dan mencadangkan peletakan data berulang. Lebih penting lagi, semasa anda terus menggunakan perisian anda dan ketika anda terus menerima atau menolak cadangan oleh algoritma ML anda, semakin pintar perangkat lunak menjadi. Daripada menggunakan ML untuk menerima cadangan dan menyusun maklumat, perisian anda akan mula mencadangkan automasi alur kerja pelbagai langkah.

"Pembelajaran mesin akan menghasilkan keputusan yang lebih baik, " kata Jon Roskill, CEO syarikat perancangan sumber perusahaan Acumatica. "Ia juga akan meningkatkan produktiviti dan menyediakan kawalan yang lebih ketat dan lebih banyak wawasan data untuk melihat di sekeliling sudut. Anggaran dan peramalan hari ini didasarkan pada melihat ke belakang garis trend panjang, bukan pada perkembangan terbaru dan unjuran yang berpandangan ke hadapan."

Jika ini semua bunyi, baik, mahal, jangan risau. Banyak syarikat besar yang menggunakan perisian perakaunan telah menggunakan ML dalam sistem mereka. Ia tidak akan lama sebelum teknologi ini menjadi norma untuk penyelesaian perakaunan perniagaan terkecil.

"Seperti banyak inovasi perisian perakaunan dan kewangan, syarikat mungkin lebih besar akan memimpin jalan dalam membina atau memerlukan penyelesaian yang termasuk beberapa bentuk pembelajaran mesin, " kata Scott Davisson, pengasas bersama syarikat perisian perniagaan kecil Acclivity. "Dari sana, berjuta-juta perniagaan kecil boleh mewarisi inovasi-inovasi itu seperti yang diterapkan pada keperluan / keperluan mereka.Tetapi pemilik usaha kecil adalah utilitarian karena berkaitan dengan inovasi teknologi perakaunan." Dengan kata lain, mereka sibuk dan meregangkan sumber daya, sehingga mereka cenderung untuk menerima pakai penyelesaian yang menunjukkan manfaat yang ketara.Jadi, walaupun ia memerlukan sedikit masa untuk belajar mesin untuk meleleh ke ruang SMB, ia mungkin akan memberikan kelebihan penting dan dapat diukur apabila ia berlaku."

2. Kecerdasan Buatan (AI)

Sebelum kita masuk ke dalam bagaimana AI akan memberi kesan kepada perisian perakaunan perniagaan kecil, penting bagi kita membezakan antara ML dan AI. Walaupun mereka sama, kedua-dua istilah sering digunakan secara bergantian (dan tidak tepat). Berikut adalah perbezaan asas antara kedua-dua istilah: Sistem ML menggunakan kecerdasan untuk meningkatkan prestasi dengan menawarkan cadangan dan cara untuk menyelaraskan proses, sedangkan sistem yang menggunakan AI memberikan autonomi kepada perisian untuk menjalankan tugas dan membuat keputusan tanpa pengawasan manusia. ML adalah Netflix membuat cadangan filem; AI adalah kereta yang memandu anda bekerja semasa anda tidur siang di tempat duduk belakang.

Baiklah, anda mungkin bertanya pada diri sendiri bagaimana kereta memandu sendiri berkaitan dengan perakaunan SMB. Soalan yang baik. Ingatlah pada bahagian sebelumnya apabila saya menyebut bahawa ML akan mengesyorkan dan mencadangkan input? Bagaimana jika anda mempercayai perisian untuk memasukkan data itu sendiri tanpa memerlukan pengawasan anda?

"Kecerdasan buatan akan mengautomasikan tugas biasa dan tidak ada kekurangan tugas biasa, " kata Roskill. "AI akan memberikan tahap kelajuan dan ketepatan yang tak terhingga, menghapus kesilapan dan kesilapan manusia, menghasilkan ketepatan yang lebih baik."

Tugas-tugas tertentu, seperti memasukkan dan mengaudit perbelanjaan, menjawab soalan-soalan asas pelanggan, dan menilai dan menolak pinjaman berdasarkan penilaian risiko automatik, adalah hanya beberapa cara yang berguna AI telah memberi kesan kepada firma perakaunan perusahaan besar. Tetapi tahap automasi ini akan datang kepada alat perakaunan dari semua saiz.

"Kecerdasan Buatan akan membuka perisian kewangan dan perakaunan kepada satu set pengguna baru yang tidak perlu bercakap perakaunan untuk mendapatkan wawasan dari sistem, " kata Aaron Harris, CTO syarikat perisian pengurusan kewangan Intacct. "Pedagang perisian perakaunan pintar sedang merekabentuk interaksi mereka dengan kecerdasan buatan dengan set pengguna yang betul."

3. Data dan Analitis

Bidang utama di mana AI, ML, dan reams data perakaunan bersilang adalah analisis perniagaan. Dan sementara anda pasti dapat menggunakan alat pihak ketiga, seperti pemenang Pilihan Editor Tableau, untuk membantu menguraikan semua data yang berbeza itu menjadi wawasan yang boleh diambil tindakan, anda juga harus meluangkan masa untuk memeriksa apa platform perakaunan teras anda lakukan dengan sendirinya dalam hal ini. Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, semua jenis aplikasi perniagaan yang bertanggungjawab untuk menjana atau menyaring melalui set data yang besar telah meneroka analitik data sebagai tambahan nilai teras dan perakaunan tidak terkecuali.

Pakej-pakej perakaunan memberi tumpuan kepada beberapa bidang dalam hal ini, terutamanya pengauditan dan penilaian risiko serta pengesanan penipuan. Dengan menyepadukan sumber data tambahan dari aplikasi lain dalam portfolio organisasi anda, seperti data pelanggan dari sistem pengurusan hubungan pelanggan (CRM), data sensor dari pembuatan, dan pembelian data dari rantaian bekalan dan aplikasi pengurusan inventori, akaun yang berpengalaman dalam analisis data boleh memberikan pandangan yang mendalam dan tahap penglihatan yang lebih tinggi ke arah bagaimana organisasi anda berfungsi dan membuat wang.

Bagi organisasi yang tertakluk kepada peraturan pematuhan, trend ke arah menggunakan analisis data untuk menipu penipuan boleh menjimatkan wang syarikat yang besar semasa menyelamatkan hubungan pelanggan dan rakan kongsi yang terancam. Kemajuan dalam visualisasi data dan keupayaan untuk sambat dari sumber alternatif adalah membenarkan beberapa aplikasi perakaunan untuk melihat walaupun masalah yang paling halus dan menentukan sama ada penipuan mungkin menjadi faktor.

4. Integrasi dan Sambungan

Sesiapa sahaja yang menggunakan perisian perniagaan berasaskan awan memahami pentingnya mengikat set data dari satu alat ke alat lain. Contohnya, pengurusan hubungan pelanggan (CRM) dan perisian automasi pemasaran mungkin datang dari vendor yang berbeza, tetapi set data yang berbeza dalam setiap alat adalah relevan bagi pengguna kedua-dua sistem. Akibatnya, dapat menarik data dari satu sistem ke aliran kerja yang lain atau mengikat kedua-dua sistem tanpa latar belakang teknologi yang mendalam, akan menjadikan kehidupan anda lebih mudah dan kerja anda lebih bijak.

Davisson berkata fleksibiliti untuk perisian perakaunan adalah penting kerana ia membolehkan pemilik perniagaan kecil bertindak sebagai pemaju perisian. "Mereka boleh menilai keperluan dalaman mereka, di mana mereka memerlukan aliran kerja yang lebih efisien, atau aplikasi apa yang memerlukan apa data, " katanya. "Dan mereka boleh melaksanakan penyelesaian tanpa memulakan projek pembangunan mahal dan rumit."

Alat seperti IFTTT dan Zapier bukan sahaja membawa sistem yang berbeza, mereka membenarkan anda mengautomasikan aliran kerja yang kompleks di pelbagai sistem-dan mereka membiarkan anda melakukannya dengan pengalaman teknologi yang minima. Contoh yang sangat baik dari apa yang anda boleh lakukan dengan membeli sistem perakaunan yang boleh diikat ke salah satu alat penyambung adalah seperti berikut: Apabila transaksi baru dimasukkan ke dalam sistem anda, aliran kerja membuat invois pada Invoice Zoho, menyiarkan notifikasi di Slack, membuat deretan data di Helaian Google, menghantar e-mel kepada rakan sekerja yang berkaitan, dan membuat jadual pembayaran pada masa hadapan. Anda mendapat idea itu.

"Fleksibiliti untuk alat perakaunan amat penting, " kata Harris. "Walaupun pengguna yang telah memilih untuk suite mungkin akan menggunakan banyak penyelesaian. Penyelesaian perakaunan seperti Intacct direka untuk menjangka akses ke lebih daripada sekadar maklumat perakaunan standard dan direka untuk menjadi sebahagian daripada proses perniagaan seluruh syarikat. satu lagi data yang lebih kaya untuk mendapatkan pandangan, ia juga akan mengurangkan kependaman data."