Bersedia untuk peraturan pelaporan kecederaan tempat kerja baru

Brooke Zimet tahu secara langsung bagaimana ia menyakitkan mengisi borang keselamatan tempat kerja. Hari ini, Zimet adalah seorang perunding sumber manusia profesional (SDM) yang bertanggungjawab untuk Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM) dan pemilik TalentShip LLC di Portland, Ore. Tetapi dalam tugas pertamanya sebagai pembantu HR, majikannya didenda kerana Zimet 'telah diajar bagaimana untuk melengkapkan dengan betul Pentadbiran Keselamatan dan Kesihatan Pentadbiran (OSHA) apabila pekerja jatuh sakit atau menyakiti pekerjaan. Pemeriksaan kejutan oleh pemeriksa OSHA menemui kesilapannya. "Sekiranya ia tidak pernah berlaku sebelum ini, anda tidak menyedari bahawa anda perlu tahu, " kata Zimet.

Bermula pada tahun 2017, lebih penting bagi syarikat mendapatkan dokumentasi keselamatan tempat kerja dengan betul. Itulah apabila peraturan OSHA yang baru bermula, memerlukan kira-kira 750, 000 majikan menghantar laporan penyakit dan laporan kecederaan pekerja secara elektronik kepada agensi yang akan menerbitkan data di laman webnya.

Ia tidak sepatutnya sukar bagi majikan untuk mematuhi. Tetapi, seperti yang saya pelajari dari vendor teknologi dan orang dalam industri, syarikat tidak boleh bergantung sepenuhnya kepada perisian HR untuk melakukan pekerjaan itu. Dan membuat kesilapan-atau bahkan terlalu teliti-boleh kembali menggigit anda.

Pembekal Perisian HR Tech Vendors Mulling Updates

Peraturan OSHA baru, yang dimuktamadkan pada awal Mei, memberi kesan kepada syarikat AS dengan lebih daripada 250 pekerja, serta syarikat dengan 20 atau lebih pekerja dalam beberapa industri berisiko tinggi, termasuk pembinaan, kedai runcit, pembuatan, dan rumah kejururawatan.

Di bawah keperluan baru, OSHA akan menghantar data keselamatan pekerja ke laman webnya, dengan harapan bahawa "pendedahan awam data kecederaan kerja akan menggalakkan majikan meningkatkan usaha mereka untuk mencegah kecederaan dan penyakit yang berkaitan dengan pekerjaan, " menurut satu kenyataan agensi. Peraturan baru mengarahkan majikan untuk memaklumkan kepada pekerja tentang bagaimana mereka boleh melaporkan kecederaan dan menghalang mereka daripada bertindak balas terhadap pekerja kerana berbuat demikian.

Selepas OSHA mengeluarkan peraturan yang dikemaskini, saya mendaftar masuk dengan lebih daripada separuh selusin vendor teknologi, termasuk pembekal pengurusan sumber manusia di premis dan awan berasaskan awan dan perisian masa dan kehadiran. Saya ingin tahu sama ada atau tidak mereka merancang kemas kini untuk membantu pelanggan mematuhi.

Saya menerima pelbagai jawapan. ADP sedang berusaha menambah keupayaan, menurut juru bicara gergasi pemprosesan gaji. Jurucakap Laksana dan Ganjaran SAP SuccessFactors berkata modul "Pekerja Tengah Masa & Kehadiran" syarikat boleh dikonfigurasikan untuk mengesan dan menyusun ketidakhadiran mengikut jenis, termasuk penyakit dan kecederaan yang berkaitan dengan pekerjaan. Walau bagaimanapun, pengguna perlu memuat turun data ke format elektronik OSHA yang boleh diterima untuk menghantarnya kepada agensi.

Penjual teknologi HR lain masih memikirkan apa yang akan mereka lakukan. Jonathan Rejholec, Pengurus Produk Kanan di BambooHR, ingin melihat sama ada pelanggan fikir ia merupakan ciri penting sebelum mengambil apa-apa tindakan. Perisian Ultimate juga mengambil pendekatan menunggu-dan-lihat sebelum memutuskan sama ada untuk meningkatkan perkhidmatan pengurusan HR UltiPro. Kronos mencari produk Kronos SaaShr mereka. PlanSource, yang terutama menawarkan perisian pentadbiran faedah, bercakap dengan vendor teknologi yang mana ia menjadi rakan kongsi pada fungsi HR yang lain untuk menentukan cara terbaik untuk menangani situasi tersebut. Nir Leibovich, Ketua Pegawai Eksekutif di GoCo, memulakan dengan platform HR berasaskan freemium yang berpengkalan di Zenefits, cuba menganggarkan berapa banyak pelanggannya yang akan memberi kesan. Pelanggan GoCo biasanya mempunyai lima hingga 300 pekerja, dan Leibovich mengatakan bahawa dia tidak dapat mencari data mengenai berapa banyak perniagaan saiz tersebut jatuh ke dalam penetapan industri berisiko tinggi OSHA.

Penulis dan penceramah perniagaan dan teknologi Phil Simon mengatakan pembuat perisian HR akan menambah fungsi jika mereka mahu dilihat sebagai pesaing yang sah kepada orang seperti ADP, Oracle, Workday, dan nama industri besar lain. Sebaliknya, "Saya pasti akan ada banyak syarikat yang menyimpannya dalam spreadsheet atau yang tidak tahu teknologi HR mereka boleh melakukan ini, " kata Simon, yang sebelum ini bekerja untuk vendor teknologi HR Lawson Software (sekarang sebahagian daripada Infor).

Bersihkan Data, Dapatkan Latihan, dan Cara Lain untuk Sediakan

Majikan tidak tenggelam sekiranya vendor teknologi HR yang mereka beli tidak mengemas kini perisiannya untuk menampung peraturan pelaporan elektronik baru. Sama seperti Lakukan dan Ganjaran SAP SuccessFactors, banyak perancangan sumber daya perusahaan (ERP) dan sistem pengurusan dan perisian HR sudah menjana laporan ketiadaan. Dari sana, syarikat-syarikat perlu mengambil langkah tambahan untuk mengekstrak data yang relevan daripada sistem dan menjadi satu bentuk yang diterima oleh OSHA.

Sebelum syarikat boleh menghantar data, mereka perlu memastikan ia bersih. Mendapat ke sana boleh menjadi lebih sukar daripada bunyi itu. Di sesetengah organisasi, apabila pekerja cedera, seorang penyelia atau pengurus di lantai kilang mengisi laporan kejadian atau menunggu HR untuk memberitahu mereka apa yang perlu dilakukan. Akibatnya, kadang-kadang bentuk tidak diisi dengan betul atau tidak lengkap. "Sembilan puluh lima peratus masa dalam pengalaman saya, sistem tidak berfungsi dengan baik kerana seseorang tidak memperhatikan kualiti data, " kata Simon.

Untuk memastikan yang tidak berlaku pada masa akan datang, syarikat boleh meletakkan kakitangan yang secara rutin mengisi borang keselamatan tempat kerja melalui latihan yang berkaitan. Agensi keselamatan pekerja negeri seperti Oregon OSHA menawarkan kelas dalam talian. Begitu juga OSHA, melalui Pusat Pendidikan Institut Latihan OSHA, sebuah rangkaian kebangsaan bukan keuntungan yang menawarkan kelas yang diberi kuasa agensi.

Zimet mengatakan bahawa organisasi juga perlu berhati-hati mengenai jumlah maklumat yang mereka kongsi. Sebelum perubahan itu, majikan menyimpang dari sisi berhati-hati dan dilaporkan terlebih dahulu. "Tetapi jika anda melakukannya sekarang, " dia memberi amaran, "anda boleh dihukum. Anda tidak mahu mempunyai banyak insiden dan kemalangan kerana ia akan mencetuskan pemeriksaan."

Sekiranya perniagaan kecil mempunyai pesaing yang lebih besar yang perlu mematuhi peraturan baru, Zimet berkata ia boleh menetapkan lebih banyak penyiasatan OSHA dalam industri mereka. "Jadi lelaki kecil perlu mematuhi juga, " katanya.

Zimet bekerja pada kakitangan (atau kontrak) untuk beberapa syarikat dalam bidang penjagaan kesihatan dan pendidikan awal kanak-kanak, dua industri OSHA menganggap berisiko tinggi untuk penyakit dan kecederaan tempat kerja dan oleh itu, diperiksa lebih kerap. Dia menganggap dia telah melalui sekurang-kurangnya lapan pemeriksaan selama bertahun-tahun. Jika peraturan pelaporan dalam talian yang baru mencetuskan audit OSHA, dia menyarankan syarikat membuat senarai semak yang boleh dirujuk oleh pemegang rekod. Senarai semak hendaklah termasuk arahan ke mana data disimpan dan soalan OSHA biasanya meminta audit. "Ini mungkin semudah mempunyai seksyen keselamatan pada intranet syarikat atau membuat wiki, " katanya. "Banyak syarikat mempunyai perkara-perkara yang ketinggalan zaman dalam pengikat.