Dapatkan teratur: bilakah okay untuk memadam?

Penjimatan data digital adalah sesuatu yang lucu. Selalunya tidak ada nilai untuk menyimpannya (kenyataan yang boleh dibantah, dan saya akan sampai kepada itu), namun kerana ia tidak memerlukan ruang fizikal dan ruang maya murah, kami menggantungkannya.

Tetapi ada kesan untuk menyelamatkan segala-galanya. Jika anda berjuang sama ada untuk menyimpan atau memadam data, dari fail kerja ke foto ke e-mel, lajur ini akan membantu anda memikirkan dilema semasa anda dan merangka strategi baru untuk menguruskan beban yang semakin meningkat.

Psikologi Penyelamat

Memilih untuk membuang atau memadamkan sesuatu sering menjadi masalah psikologi atau emosi lebih daripada itu adalah keputusan rasional. Selalunya, apabila jari kami melayang di atas kekunci padam, perkara yang menghalang kami daripada menekannya dianggap nilai yang berpotensi, bukan nilai sebenar. Kami fikir, "Mungkin terdapat maklumat dalam benang e-mel tentang projek yang telah selesai selama dua tahun yang saya perlukan pada masa akan datang." Atau, "Bagaimana jika suatu hari, saya belajar untuk menggunakan perisian pengeditan foto dan membersihkan imej-imej yang tidak begitu baik?"

Apabila kami menyimpan e-mel, foto, muzik, nota, dan fail lain, ramai di antara kami tidak menilai nilai sebenar data seperti sekarang. Kami memikirkan keadaan masa depan yang mungkin atau mungkin tidak berlaku. Kami bergantung kepada perkara-perkara kerana apa bahaya itu? Ruang storan digital lebih murah berbanding sebelum ini. Anda boleh mendapatkan banyak storan berasaskan awan secara percuma. Pemacu cakera luaran tidak begitu mahal. Dan jumlah ruang yang terdapat pada komputer rumah, tablet, dan telefon pintar biasa-walaupun anda membeli peruntukan terkecil-banyak kali lebih banyak daripada yang pernah ada sepuluh tahun lalu.

Satu sekolah pemikiran adalah bahawa dengan semua ruang yang ada ini, kita tidak boleh memadam apa-apa. Mengarkibkan adalah baik, tetapi tidak ada nilai untuk memadamkan. Err di sisi berhati-hati, dan menyelamatkan segala-galanya. Orang-orang di kem ini-mari kita panggil mereka penabung-sering berkembang dengan konsep nilai potensi. "Bagaimana jika perniagaan kami mengetahui bagaimana untuk mendapatkan maklumat berharga daripada semua e-mel lama ini?" Dan mereka mungkin mengambil pendekatan pemelihara, juga: "Kami belum mengetahui nilai sejarah data ini, jadi kami sepatutnya memeliharanya untuk masa yang kami lakukan."

Walau bagaimanapun, apabila penabung cuba mengakses data yang disimpan, mereka biasanya mengalami beberapa masalah dunia yang tidak dijangka. Pertama, sebagai rakan sekerja saya di jabatan IT mengatakan, "Penyimpanan murah, tetapi mengekalkannya mahal." Ada wang, masa, atau kedua-duanya berkaitan dengan pengindeksan dan mendapatkan arkib, bergantung di mana dan bagaimana ia diarkibkan. Jika anda fikir anda mempunyai semua maklumat yang anda perlukan kerana anda sengaja mengarkibkan fail Outlook anda, saya berdua anjing berani untuk mencuba dan mengambil sesuatu yang khusus. Menghantar fail ke arkib adalah mudah. Mengekstrak mereka dan mencari apa yang anda mahu adalah sakit di leher, dan sesetengah orang sebenarnya melakukannya. Penjimat menyimpan segala-galanya bukan kerana mereka memerlukan data mereka, tetapi kerana mereka menyukai idea untuk mendapatkan data mereka jika mereka perlukan. Tanyakan pada diri anda sama ada fail-fail PT.PST yang anda enggan dipadamkan selama 10 tahun terakhir adalah tidak lebih dari selimut keselamatan.

Dalam erti kata lain, apabila anda mengarkib sesuatu, bergantung pada di mana dan bagaimana ia diarkibkan, ia boleh menjadi sukar diakses dan lebih banyak masalah daripada yang patut diambil.

Pendekatan Seimbang untuk Menjimatkan dan Mengarkibkan

Pendekatan yang lebih baik, pada pandangan saya, adalah untuk mempunyai perbezaan mental yang jelas antara "fail kerja" atau "data aktif" dan jenis data lain. Saya menggunakan istilah "fail kerja" untuk menerangkan data yang saya perlukan untuk kerja semasa yang sedang berjalan, atau kerja yang telah selesai baru-baru ini cukup bahawa saya semunasabahnya perlu mengaksesnya dalam masa terdekat. "Data aktif" pada dasarnya bermaksud perkara yang sama, tetapi mungkin lebih baik menerangkan fail komputer yang tidak terikat untuk berfungsi, seperti gambar keluarga dan hiburan (muzik dan video). Terdapat perbezaan di antara muzik yang anda aktifkan bermain dan muzik yang anda kumpul untuk mengumpul tetapi mungkin tidak akan bermain… pernah.

Umur fail tidak selalu memberitahu anda sama ada ia aktif. Sebagai contoh, anda mungkin menganggap beberapa foto lama aktif jika anda ingin berkongsi atau memasukkannya ke dalam projek, seperti sejarah keluarga atau kalendar dinding. Walau bagaimanapun, jika anda mempunyai 18 versi komposisi foto yang sama dan 16 daripadanya kabur, kemungkinan anda akan menggunakan 16 tembakan atau meraih apa-apa nilai dari mereka apa pun yang sangat rendah. Apabila nilai fail adalah yang rendah, ia sampah. Biarkan nilai potensi yang dibayangkan, dan hanya padamkannya.

Saya juga fikir ia membantu memikirkan arkib sama seperti memadam, bermakna apabila sesuatu diarkibkan, ia tidak boleh diakses, walaupun ia tidak berjalan baik.

Berikut adalah contoh yang sangat jelas: Kerajaan AS menetapkan bahawa rakyat Amerika perlu menyimpan rekod cukai tujuh tahun, jadi semua data itu "aktif" dan perlu disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diakses. Rekod cukai anda dari lebih dari tujuh tahun yang lalu mungkin diarkibkan kerana kemungkinan besar anda tidak perlu mengaksesnya, tetapi ada kemungkinan kecil anda atau keluarga anda, rakan niaga atau penasihat undang-undang mungkin memerlukan atau menginginkannya dalam masa depan.

Cara Tahu Bila hendak Padam (atau Arkib)

Bagaimanakah anda tahu bila tidak memadam data dan fail komputer anda? Peraturan yang anda letakkan untuk diri sendiri kemungkinan akan berubah mengikut jenis fail, jadi berikut adalah beberapa petunjuk untuk fail pejabat tipikal (pemproses kata, spreadsheet, persembahan, dll.), E-mel, foto, dan muzik dan video.

Tentukan nilai. Secara praktiknya, apabila tiba masanya untuk membersihkan kekacauan itu, tentukan apa yang anda perlukan atau ingin tahu tentang kerja, data, atau fail, dan di mana anda akan dapati. Kemudian cari tempat di mana ia diduplikasi-yang sering kali adalah tempat yang sama, anda boleh mula menggunakan kekunci padam.

Sebagai contoh, katakan anda menyimpan yang berikut: PDF invois yang dihantar, salinan cek untuk invois yang dibayar, dan spreadsheet semua aktiviti invois. Pada satu ketika selepas pembayaran diterima, anda mungkin mahu memadamkan (atau mengarkibkan) PDF invois. Perjanjian itu dilakukan, cek telah dibersihkan, dan anda mempunyai rekod yang baik untuk kemajuan.

Padam foto semasa anda menembak. Dengan gambar, ambil perhatian bahawa hanya kerana anda mempunyai keupayaan untuk menyimpan puluhan ribu imej tidak bermakna anda sepatutnya. Dapatkan kebiasaan memadamkan imej tanpa tumpuan dan tembakan buruk lain semasa anda mengambilnya (ini adalah salah satu perkara yang indah mengenai fotografi digital selepas semua).

E-mel rutin sampah. Untuk e-mel, padam mesej rutin dan komunikasi cepat yang tidak mengandungi sebarang maklumat yang mungkin anda perlukan kemudian. Kebanyakan orang boleh mengisih oleh penerima dan mengetahui di mana sebahagian besar fail-fail ini akan.

Simpan hanya satu salinan lampiran e-mel. Padamkan e-mel dengan lampiran, tetapi simpan lampiran secara tempatan apabila perlu. Atau sebaliknya: simpan e-mel, parit fail tersebut. Sama ada cara, lampiran e-mel adalah tempat yang baik untuk mengenal pasti pertindihan, dan anda hanya perlu satu salinan. Untuk lebih banyak petua tentang e-mel secara khusus, lihat "Cara Menghindari Kelebihan E-mel."

Dump (atau arkib) media yang anda tidak mainkan. Untuk semua pencipta muzik dan video, realistik mengenai fail mana yang akan anda mainkan. Jika anda seorang pengguna media berat sebenar, ambil kesempatan daripada perkhidmatan awan yang memberikan lesen kepada media yang anda miliki (Match iTunes) supaya anda tidak perlu menyimpan salinan barangan yang anda fikir anda inginkan tetapi tidak pernah sebenarnya bermain.

Mungkin ia hanya keperibadian saya, tetapi saya merasakan kebebasan apabila saya tidak terjebak dengan fail yang saya tidak perlu. Latihan memadam walaupun sedikit data tidak berguna, atau fail yang tidak mempunyai nilai sebenar, membantu saya merasakan saya lebih fokus pada data yang penting.