Dapatkan teratur: apakah alat terbaik untuk menganjurkan perniagaan yang semakin berkembang?

"Alat yang manakah yang akan membantu saya menguruskan perniagaan saya yang lebih baik?" Seorang pembaca bernama Rafael menulis saya bulan lepas untuk bertanya soalan ini. Beliau telah membaca tentang beberapa alat pengurusan projek terbaik, perisian pengurusan kerja, program komunikasi, dan semua aplikasi produktiviti lain yang dimaksudkan untuk membuat boom perniagaan. Tetapi dia tidak dapat memikirkan mana yang benar-benar akan berfungsi dengan baik untuk mengurus karyanya.

"Saya baru mula bekerja untuk firma pelaburan hartanah kecil, " tulisnya, "dan mereka benar-benar memerlukan bantuan mengotomatisasi proses mereka. Mereka menguruskan barangan terutamanya melalui e-mel (argh!) Dan dengan rancangan untuk berkembang, itu bukan struktur berskala Pada masa ini, saya berfikir menggunakan Projek Asana atau Teamwork untuk memperkemas operasi dan mahu input anda. Untuk memberi anda perspektif, pasukan itu adalah lima orang pekerja dalaman yang bekerja dengan pelabur untuk membeli dan menjual hartanah."

Rafael selanjutnya menjelaskan bahawa dia berfikir tentang setiap harta sebagai "projek", dan ingin dapat membuat senarai tugas untuk setiap orang yang akan diberikan kepada pekerja yang diperlukan. Pertubuhan-pertubuhan itu menguruskan mana-mana 150-200 "projek" pada satu masa. Dan dari semasa ke semasa, pemain luar perlu memahami prosesnya.

Beliau juga berkata kelonggaran dan kerjasama pasukan adalah yang paling penting, kerana mereka berada di banyak syarikat. Tetapi dia nampaknya cukup menggunakan menggunakan Asana atau Project Teamwork. Berikut adalah jawapan saya:

Dek Kad vs Permainan Papan

Pikirkan Asana sebagai dek kad, dan fikirkan Projek Kerja Berpasukan sebagai permainan papan. Dengan dek kad, anda boleh memainkan permainan yang dibuat oleh orang lain, atau anda boleh membuat permainan anda sendiri. Dengan permainan papan, permainan ini dilengkapi dengan peraturan, dan anda boleh membengkokkan mereka jika anda mahu, tetapi secara umumnya, permainan papan direka untuk dimainkan dengan anda berpegang pada peraturan.

Dalam pengalaman saya, Asana mengambil masa untuk melaksanakan hak, tetapi akhirnya, anda boleh menggunakannya walau bagaimanapun anda mahu. Beberapa hari pertama akan sangat membingungkan untuk semua orang yang belajar menggunakan sistem ini. Alasannya ialah pasukan anda perlu menetapkan peraturan untuk menggunakannya. Tidak ada cara yang betul atau salah menggunakan Asana.

Selepas beberapa minggu, diharapkan lima pekerja akan berada di atas kapal, dan mereka mungkin akan mula menyesuaikan peraturan mereka pada ketika ini. Asana mengambil ujian dan kesilapan. Ia juga memerlukan komunikasi pasukan yang kukuh untuk memastikan semua orang menggunakan alat itu dengan cara yang sama.

Sekarang mari kita bincangkan Projek Kerja Berpasukan. Ia akan membawa pasukan anda beberapa waktu untuk membiasakan diri dengan Projek Kerja Berpasukan juga, tetapi untuk sebab yang berbeza. Orang akan meneroka semua ciri dan memasukkan tugas untuk kali pertama. Pasukan anda mungkin akan mewujudkan sekumpulan template yang boleh digunakan semula untuk penjualan atau pembelian seterusnya. Tetapi dengan Projek Kerja Berpasukan, kunci adalah anda akan mengendalikan setiap pembelian atau penjualan hartanah sebagai projek.

Projek sentiasa mempunyai tarikh akhir, dan dalam kes anda, tarikh tutup. Mereka biasanya mempunyai tonggak, mungkin pergi ke kontrak atau mendapatkan wang ke dalam escrow. Dan dengan projek, tarikh untuk tarikh akhir dan peristiwa penting ini penting. Saya tidak tahu jika deadline penting kepada pasukan anda atau tidak. Adakah pasukan anda mengatakan perkara seperti, "Mari kita beli harta ini pada 1 Oktober" atau hanya "Mari kita beli harta benda ini" tanpa mengetahui berapa lama masa yang diperlukan? Sekiranya anda mempunyai tarikh akhir yang ditetapkan, Projek Kerja Sama mungkin lebih baik.

Alat pengurusan projek, seperti Projek Kerja Berpasukan, membolehkan anda membuat kebergantungan antara tugas sehingga satu tugas tidak dapat terjadi hingga semua tugas yang bergantung. Sebagai contoh, jika anda tidak boleh membuat kontrak sehingga pemeriksaan selesai, itu mungkin untuk ditubuhkan dalam Projek Kerja Berpasukan. Dengan Asana, pasukan anda boleh memilih untuk bermain dengan peraturan itu, tetapi ia tidak akan menjadi sebahagian daripada sistem itu sendiri. Anda boleh menggunakan kedua-dua alat secara percuma untuk mendapatkan rasa bagaimana ia berfungsi, dan kemudian menaik taraf ke akaun berbayar yang akan mempunyai lebih banyak ciri.

Memilih Alat

Saya mendaftar masuk dengan Rafael beberapa minggu kemudian untuk melihat sama ada dia telah membuat keputusan dan bagaimana alat itu bekerja untuk pasukannya. Beliau telah memilih untuk mencuba Projek Kerja Berpasukan. Titik jualan, katanya, adalah keupayaan untuk mewujudkan pergantungan antara tugas. Persediaan itu mengambil sedikit masa, seperti yang diharapkan, tetapi Rafael mempunyai beberapa berita hebat untuk turut serta:

"Satu wahyu yang patut disebutkan ialah terdapat Permulaan Projek Permulaan Projek, di mana mereka memberikan permulaan perisian bernilai satu tahun secara percuma! Ia sangat bermanfaat dalam membuat langkah, " kata Rafael.

Sumber tambahan

Untuk nasihat yang berkaitan, lihat 7 Cara untuk Memudahkan Pengurusan Projek dalam Projek Kerja Berkumpulan dan Menggunakan Asana dalam Perniagaan.

Dan untuk cadangan aplikasi perniagaan yang lebih banyak, lihat Perisian Kerjasama Perniagaan Online Terbaik.