Dapatkan teratur: berhenti melawan e-mel dengan lebih banyak e-mel

Kelebihan e-mel adalah masalah produktiviti yang besar di tempat kerja. Saya bertemu dengan orang-orang sepanjang masa yang mengadu tentang e-mel, dengan mengatakan ia menggembirakan mereka, ingin ada suis untuk semua mesej baru yang dimasukkan ke dalam peti masuk mereka.

Ramai orang yang sama, bagaimanapun, menetapkan pada e-mel sedemikian rupa sehingga mereka akhirnya memperburuk masalah itu. Apa yang saya lihat adalah orang yang cuba memerangi e-mel dengan lebih banyak e-mel, yang seterusnya menghasilkan lebih banyak e-mel. Kerana mereka terperosok dalam kesengsaraan e-mel, mereka biasanya tidak dapat melihat apa yang berlaku dengan jelas, jadi mereka tidak tahu bahawa mereka membuatnya lebih buruk.

Terdapat beberapa cara yang saya perhatikan orang menembak diri di kaki sambil cuba menangani beban e-mel.

Jangan gunakan Peti Masuk Anda sebagai Senarai Urusan

Contoh pertama orang yang membuat masalah e-mel mereka lebih buruk adalah pendaftar untuk melakukan , kerana saya suka memanggil mereka. Pembuat tugasan meninggalkan e-mel dalam peti masuk mereka apabila mesej tersebut mengandungi tugas atau mencetuskan memori tugas yang diberikan. Dengan kata lain, mereka menggunakan peti masuk sebagai senarai tugasan.

Fikirkan tentang bagaimana orang biasanya memberikan tugasan melalui e-mel. Jarang adalah tugas yang dinyatakan dengan jelas dalam baris subjek. Penerima perlu membuka dan membaca e-mel untuk mengetahui butiran tugasnya. Walau bagaimanapun, kemungkinan besar mesej tidak akan mempunyai semua maklumat yang diperlukan oleh penerima, seperti tarikh akhir atau butiran lain mengenai tugas tersebut. Pertukaran mesej bolak-balik menjelaskan tugas itu, dan akhirnya ia membuat sekeping e-mel baru setiap kali ia berlaku. Ringkasnya, peti masuk E-mel adalah senarai yang sangat tidak munasabah.

Satu lagi masalah adalah bahawa pencari tugasan perlu sentiasa menyemak setiap surat masuk untuk melihat sama ada ia mengandungi tugas, dan jika tidak, mereka akan menyingkirkan surat tersebut dengan segera. Pembuat tugasan akhirnya merumput tanpa henti.

Lebih buruk lagi, para pencari tugas menjadi biasa memeriksa peti masuk mereka untuk tugas harian mereka, dan selalunya, mereka sering menghantar e-mel kepada diri sendiri peringatkan perkara-perkara lain yang mereka mahu lakukan.

Jika e-mel adalah masalah, mengapa anda mahu membuat lebih banyak e-mel dengan cara ini?

Walau bagaimanapun, para penyokong tugas tidak dapat melihat bagaimana sistem mereka membuat masalah menjadi lebih teruk. Mereka sering berpendapat bahawa menggunakan peti masuk mereka sebagai senarai tugasan adalah satu-satunya perkara yang berfungsi. Tetapi jika orang yang sama merasa dibebani oleh e-mel, dengan jelas ia tidak berfungsi. Terdapat beberapa penyelesaian, dan saya akan sampai kepada mereka dalam seketika.

Berhenti Menghantar Nudgemail

Saya bercakap di pusat pengunduran korporat baru-baru ini mengenai pengurusan e-mel. Untuk mempersiapkan ceramah, saya bercakap dengan beberapa pekerja dan mengetahui bahawa banyak dari mereka menguruskan jumlah e-mel yang besar, kadang-kadang 1, 000 mesej sehari, menggunakan Nudgemail. Mereka fikir ini cara yang sempurna untuk menguruskan aliran.

Nudgemail adalah alat freemium yang membolehkan anda pada dasarnya menunda e-mel dengan menetapkan masa apabila ia akan muncul semula dalam peti masuk anda sebagai mesej baru. "Pada asasnya" adalah kata yang sangat penting di sini.

Kebanyakan fungsi tunda, seperti yang terdapat dalam SaneBox atau beberapa aplikasi e-mel terbaik, menyembunyikan mesej asal dari peti masuk anda dan kemudian membuatnya muncul semula sebagai sekeping mel baru yang belum dibaca pada masa yang anda pilih. Nudgemail berfungsi sedikit berbeza. Apabila anda menggunakannya untuk tunda mel, e-mel asal kekal di dalam peti masuk anda dan mesej baru muncul di bahagian atas peti masuk anda, dengan keseluruhan benang mesej asal yang dipetik.

Jangan salahkan saya. Nudgemail adalah alat yang baik, dan ini merupakan penyelesaian yang hebat dalam beberapa keadaan. Sesiapa yang melihat peti masuk sebagai aliran maklumat dan bukannya titik pungutan untuk komunikasi yang perlu diproses, mungkin dengan baik menggunakannya. Tetapi apabila pekerja memberitahu saya bahawa jumlah mesej dalam peti masuk mereka meninggalkan mereka tidak dapat melakukan pekerjaan mereka, dan 20 peratus mesej mereka mengulangi mesej dalam bentuk Nudgemail, itu masalah.

Banyak pendengar yang boleh melakukan penafian mengenai hakikat bahawa sistem mereka telah rosak, beberapa pengguna Nudgemail menjadikannya sebagai kruk. Mereka begitu terperangkap dalam tabiat mereka sekarang bahawa mereka tidak dapat membayangkan penyelesaian yang lebih baik.

Jangan Balas dengan cepat

Sering kali, membalas e-mel adalah cara untuk mengiktiraf mesej orang lain tanpa benar-benar menggerakkan perbualan ke hadapan. Bayangkan e-mel rakan sekerja untuk bertanya pendapat anda tentang persembahan. Anda belum melihat persembahan itu lagi. Bergantung pada tempat kerja anda, mungkin lebih mudah untuk menjawab dengan cepat, "Saya tidak tahu, saya belum melihatnya, " daripada menunggu dua jam sehingga anda melihat dan membentuk pendapat. Apabila anda melompat untuk menjawab dengan cepat, walaupun mesej itu tidak substantif, anda menghasilkan lebihan e-mel. Jika budaya syarikat menolak anda ke arah tingkah laku itu, lebih baik anda percaya orang lain melakukannya kepada anda juga.

Seseorang yang lambat membalas email boleh dilihat sebagai malas atau tidak menjadi pemain pasukan, walaupun menunggu untuk membalas e-mel adalah cara yang lebih logik dan produktif untuk melakukannya. Tetapi ia benar-benar mundur, dan anda perlu melepaskannya jika anda merasa dibanjiri oleh e-mel.

Apa yang berlaku ialah orang membalas mesej hanya untuk lulus. Katakan Raj memandang pendapat Sarah tentang sesuatu, dan dia menjawab, "Tidak pasti, apa pendapat anda?" Kini bola itu kembali ke mahkamah Raj, dan tanggungjawabnya menjawabnya sekiranya Sarah hanya mempunyai mesej belum dibaca dalam peti masuknya yang mengingatkannya untuk menjawabnya sekarang.

Satu lagi contoh yang biasa untuk orang dalam jabatan sokongan, seperti IT, adalah mereka akan menubuhkan alamat e-mel generik untuk pekerja untuk memfailkan tiket bantuan, seperti Apabila seorang pekerja mengejutkan bahawa komputernya patah, bagaimanapun, dan dia perlu dapatkan bantuan dengan cepat, dia mungkin melupakan e-mel generik dan sebaliknya e-mel kepada orang yang dia tahu dalam IT. Sekiranya orang IT menjaga masalah ini? Abaikan e-mel? Balas dan beritahu pekerja yang dia perlukan menggunakan alamat IT-bantuan yang betul? CC bosnya? Apa yang patut dilakukan?

Selalunya tindak balas, yang didorong oleh panik dan kekecewaan, hanya menjana lebih banyak e-mel (dan menimbulkan ketegangan). Sekali lagi, ini merupakan contoh budaya syarikat yang mewujudkan jangkaan tindak balas yang cepat di permasalahan akar. Tetapi anda boleh berpisah daripada corak ini tanpa mengganggu kedamaian dan menghasilkan e-mel yang lebih sedikit hasilnya.

Penyelesaian kepada E-mel yang Berlebihan

Bagaimanakah kita berhenti menghasilkan e-mel yang berlebihan? Sesetengah penyelesaian adalah mudah dan cepat, dan individu boleh melakukannya tanpa sokongan syarikat.

Dalam contoh terdahulu, orang kakitangan IT mungkin dapat mengatasi masalah tersebut dengan mengadakan perbualan bersemuka (atau panggilan telefon dengan pekerja terpencil), dan bukannya membalas melalui e-mel. Jika orang IT membalas melalui e-mel, rakan sekerja yang memerlukan mungkin tidak akan membacanya dengan teliti. Ingat, dia sudah menekankan tentang masalah komputernya. Ia mungkin terdengar sangat berteknologi rendah tetapi menghadapi rakan sekerja dengan tatap muka, tenang dan profesional, akan membantu dia mengingati protokol yang betul untuk memfailkan tiket bantuan pada masa akan datang, terutama jika orang IT menjelaskan apa pekerjaan lain telah diberi keutamaan di momen. Menjelaskan secara langsung pergi jauh.

Cara lain untuk berhenti menghasilkan e-mel yang berlebihan untuk diri sendiri adalah untuk mencari alat pembantu e-mel yang baik yang membantu anda memotong semula e-mel dalam peti masuk anda, daripada menyebarkannya, seperti yang dilakukan Nudgemail. SaneBox (kira-kira $ 7 sebulan) adalah penyelesaian yang saya cadangkan. Mailbird adalah aplikasi klien e-mel yang dilengkapi dengan pilihan tunda dan ciri-ciri lain yang mungkin membantu juga.

Berhenti menggunakan peti masuk anda sebagai senarai tugasan anda, baik untuk tugas peribadi dan tugas yang berkaitan dengan pekerjaan. Terdapat begitu banyak alat yang hebat sekarang yang jauh lebih baik dalam memberikan tugasan, menjejaki mereka, mengemas kini butiran tentang mereka, dan sebagainya, yang tidak bergantung kepada e-mel. Saya suka Todoist, walaupun Wunderlist juga merupakan aplikasi yang hebat.

Jika anda dapat meyakinkan pasukan kerja atau jabatan anda untuk mengambil alat yang lebih baik untuk tugasan tugas, anda akan benar-benar berada dalam bentuk yang lebih baik. Selain daripada aplikasi pengurusan projek tenaga penuh, terdapat aplikasi kerjasama lain yang ringan, mudah digunakan, lebih pantas untuk ditubuhkan, dan mereka mungkin penyelesaian yang lebih baik untuk cabaran pasukan anda.

Untuk maklumat lanjut, lihat petua saya yang lain untuk mengurangkan jumlah e-mel pejabat.