Dapatkan teratur: bagaimana untuk menyediakan templat e-mel

Kandungan

• Dapatkan Diatur: Cara Menyediakan Templat E-mel
• Menggunakan Templat E-mel dalam Gmail

Dalam kedua-dua tempat kerja dan dalam kehidupan peribadi kita, ramai di antara kita menghantar apa yang pada asasnya adalah email yang sama berulang kali. Ia mungkin mengatakan sesuatu seperti, "Ini adalah nombor jualan mingguan…" atau "Madu, jangan lupa hantar surat sewa atau sebelum…"

Sekiranya anda orang yang teratur dan efisien, anda mungkin menyalin dan menyisipkan e-mel terdahulu ke dalam mesej baru bila tiba masanya untuk menghantar e-mel yang dihantar secara berkala. Ia bukan kaedah yang buruk, tetapi ia meninggalkan anda terbuka untuk memperkenalkan kesilapan. Anda mungkin lupa untuk mengemaskini garis subjek, tarikh, angka kewangan, titik data, dan sebagainya.

Ketika pertama kali memulakan karier saya dalam media dan penerbitan, saya pada dasarnya adalah editor baris untuk beberapa jurnal akademik, bekerja dengan typesetters yang menaip dalam perubahan yang saya tandai pada fail. Peraturan yang paling penting yang saya pelajari dalam cara untuk menandakan artikel untuk typesetters adalah ini: Tekanan kekunci yang lebih sedikit yang perlu mereka buat, semakin sedikit kemungkinan mereka memperkenalkan kesilapan. Dengan kata lain, kerja saya adalah untuk membetulkan apa-apa kesilapan dan mendapatkan perubahan penulis ke halaman sambil meminimumkan berapa banyak menaip jenisettersetters yang perlu dilakukan.

Sepanjang baris yang sama, apabila anda menggunakan semula e-mel lama, anda perlu memasukkan banyak ketukan kekunci yang tidak perlu, seperti memadamkan dan kemudian mengemas kini baris subjek, mengubah maklumat kunci dan sebagainya.

Sistem yang lebih baik adalah untuk menyediakan e-mel yang boleh digunakan semula dengan lebih efisien, "templat e-mel" (istilah Microsoft Outlook) atau "respons kalengan" (istilah Google)

memuatkan…

Templat e-mel adalah apa yang anda harapkan, garis besar e-mel dengan ruang kosong di mana maklumat terkini akan muncul. Apabila anda menyediakan diri anda dengan ruang kosong dan bukan nombor atau sekeping data untuk dikemas kini, anda membuat lebih sedikit ketukan kekunci, dan dengan itu mengurangkan bilangan ralat yang mungkin anda kenali. Anda tidak akan secara tidak sengaja menghantar nombor laporan minggu lalu; Perkara paling buruk yang boleh terjadi adalah anda meninggalkan sesuatu yang kosong, dalam hal ini, penerima akan segera melihat dan meminta anda untuk data yang hilang. Sekiranya anda menghantar maklumat yang salah, penerima tidak boleh mengetahuinya.

Inilah caranya untuk menyediakan template e-mel dalam dua program e-mel yang paling sering digunakan: Outlook dan Gmail.

Cara Menyediakan Template E-mel dalam Outlook

Outlook merujuk kepada jenis mesej yang sering dihantar sebagai "templat e-mel." Ciri ini tersedia dalam program desktop Outlook, tetapi ia tidak tersedia di Outlook.com.

Dalam Outlook 2007 . Mulakan mesej e-mel baru. Ketikkan badan email dan baris subjek seberapa banyak maklumat yang Anda perlukan untuk digunakan kembali, pastikan meninggalkan ruang kosong yang jelas dan jelas di mana pun Anda akan memasukkan informasi baru setiap kali Anda mengirim mesej. Inilah contohnya:

	Barisan subjek:		Laporan Pageview Mingguan untuk hujung minggu
	Badan:		Berikut adalah laporan paparan halaman mingguan untuk laman web. Tarikh: Tinjauan halaman: Terima kasih semua! Tolong beritahu saya jika ada pertanyaan.

Di sudut kiri atas kotak mesej, pergi ke Fail> Simpan As.

Dalam kotak dialog yang muncul, anda perlu menukar jenis fail ke Templat Outlook (*.oft). Anda kemudian boleh namakan templat anda apa sahaja yang anda suka.

Apabila anda bersedia untuk mengarang mesej baru menggunakan templat, proses untuk mendapatkan templat sebenarnya tidak cekap, malangnya.

Pergi ke Baru> Pilih Borang

dan dalam kotak pemilihan juntai atas, pilih Templat Pengguna dalam Sistem Fail. Sebarang templat yang telah anda simpan harus berada di sana. Pilih yang anda mahu, dan ia akan dibuka sebagai mesej e-mel baru, yang boleh dikemas kini mengikut yang sesuai.

Dalam Microsoft Outlook 2010 . Mulakan mesej e-mel baru. Ketikkan badan email dan baris subjek seberapa banyak maklumat yang Anda perlukan untuk digunakan kembali, pastikan meninggalkan ruang kosong yang jelas dan jelas di mana pun Anda akan memasukkan informasi baru setiap kali Anda mengirim mesej. (Lihat contoh di atas.)

Apabila anda selesai merekabentuk templat anda, pergi ke tab Fail dan pilih Simpan As.

Dalam kotak dialog yang muncul, anda perlu menukar jenis fail ke Templat Outlook (*.oft). Anda kemudian boleh namakan templat anda apa sahaja yang anda suka. Hit Simpan.

Apabila anda sudah bersedia untuk menggunakan templat tersebut, pergi ke Item Baru> Item Lebih> Pilih Borang

dan dalam kotak pemilihan juntai atas, pilih Templat Pengguna dalam Sistem Fail. Sebarang templat yang telah anda simpan harus berada di sana. Pilih yang anda mahu, dan ia akan dibuka sebagai mesej e-mel baru, yang boleh dikemas kini mengikut yang sesuai.

Senarai pembahagian . Anda mungkin mahu memasangkan templat e-mel dengan senarai edaran supaya anda boleh menghantar mesej kepada sekumpulan orang dalam satu tangkapan.

Pergi ke bahagian Kenalan Outlook. Pilih Baru> Senarai Pengedaran.

Sekiranya anda menggunakan e-mel korporat atau perniagaan, pertaruhan terbaik ialah Pilih Anggota dan bukannya menggunakan fungsi yang dipanggil Add New. Pilih Ahli mungkin akan membawa senarai pengguna yang tersedia di sistem e-mel perniagaan anda. Sebaliknya, Add New membolehkan anda menaip alamat e-mel secara manual.