Dapatkan teratur: bagaimana membuat dokumen kecemasan rumah & perniagaan dalam masa kurang dari satu jam

Jika anda menguruskan pejabat, adakah anda mempunyai pelan lantai yang disimpan dalam talian, jika ada bencana atau sebab lain yang orang yang tidak dikenali dengan ruang itu perlu memasukkannya? Jika anda menyewa harta percutian atau hanya bilik di rumah anda, adakah anda menyediakan tetamu anda dengan maklumat kecemasan yang mencukupi? Di manakah peta keluar kecemasan untuk keluarga anda dan mana-mana tetamu yang mungkin tinggal bersama anda?

Berfikir tentang kesediaan kecemasan tidak pernah seronok, tetapi perancangan ke depan dan disiapkan jauh lebih baik dari yang anda ingin lakukan setelah serangan bencana. Berikut adalah projek mudah untuk membantu anda menjadi lebih baik: Buat peta keluar kecemasan, pelan lantai, dan dokumen lain yang anda perlukan, dan lakukan dalam masa sejam.

Rahsia untuk memastikan projek ini pendek adalah dengan menggunakan aplikasi rajah yang tersedia secara dalam talian dan mudah digunakan. Sama pentingnya, aplikasi ini datang dengan template untuk semua jenis gambar rajah, peta, carta, dan sebagainya.

Apabila anda bekerja dari templat ini, apa yang anda perlu lakukan ialah menyusun semula perabot, seperti itu. Anda tidak perlu menarik apa-apa dari awal.

App Diagramming Yang Digunakan?

Dengan mengandaikan bahawa anda tidak mengetahui apa-apa tentang perisian reka bentuk atau vektor, terdapat dua aplikasi yang saya cadangkan menggunakan untuk membuat pelan keluar kecemasan, peta lantai, dan dokumen penting lain untuk rumah, harta percutian dan perniagaan anda. Mereka adalah Lucidchart dan SmartDraw.

Dalam pengalaman saya dengan aplikasi ini, Lucidchart sedikit lebih mudah digunakan, tetapi SmartDraw mempunyai lebih banyak template untuk kesediaan kecemasan. Walau bagaimanapun, kedua-duanya sangat berguna. Kedua-duanya mempunyai tahap perkhidmatan percuma, jadi anda tidak perlu membayar apa-apa untuk membuat fail kritikal ini. Dan mereka berdua mempunyai aplikasi Web, jadi anda boleh menggunakan apl itu tepat di pelayar anda tanpa memasang sebarang perisian.

Dokumen Kesediaan Kecemasan

Saya ingin memberikan beberapa contoh dokumen kesediaan kecemasan kerana sering anda tidak tahu mana yang anda perlukan sehingga anda mempunyai peluang untuk melayari beberapa pilihan. Beberapa perkara biasa ialah:

• Pelan / peta pemindahan lantai,
• Pelan pemindahan / peta bangunan, termasuk titik pertemuan yang selamat,
• Rancangan pemindahan / peta rumah, termasuk titik pertemuan yang selamat,
• Pelan kesinambungan perniagaan,
• Senarai kenalan kecemasan (setiap rumah perlu mempunyai peti sejuk atau disiarkan di tempat yang sangat kelihatan)
• Pokok telefon kecemasan,
• Carta maklumat pertolongan cemas dan pertolongan cemas, dan
• Kebakaran, banjir, gempa bumi, dan petua tempat tinggal.

Saya boleh pergi dan terus, tetapi diharapkan senarai ini mencetuskan beberapa idea untuk dokumen dan gambar rajah yang sesuai untuk lokasi dan keadaan tertentu anda. Tidak setiap dokumen sesuai untuk setiap rumah atau perniagaan, tentu saja. Sesetengah dokumen ini tersedia untuk mencetak hanya, seperti CPR dan carta pertolongan cemas. Orang lain begitu mudah dan mudah untuk membuat anda dapat merangkanya dengan pantas dalam aplikasi pemprosesan Word. Anda mungkin tergoda untuk menulisnya dengan tangan. Saya cadangkan untuk pergi digital, bagaimanapun, kerana itu lebih mudah untuk menyimpan salinan digital yang disimpan di awan. Mempunyai salinan digital dalam awan bermakna 1) anda boleh mengemas kini dengan mudah dan 2) anda boleh mendapatkan maklumat walaupun anda tidak berada di hadapan sekeping kertas yang anda cetak.

Bagaimana Membuat Dokumen Kecemasan

Menggunakan salah satu daripada dua aplikasi yang saya nyatakan sebelum ini, SmartDraw atau Lucidchart, akan membuat projek ini cepat dan cekap. Anda mungkin menikmati menggunakan alat ini.

Mula dengan melihat template yang disediakan oleh aplikasinya. Dalam perisian peringkaran, "templat" bermaksud dokumen sampel, jadi anda mendapat lebih banyak daripada sekadar fail dengan pemformatan yang betul. Mari kita ambil contoh peta pemindahan pejabat. Templat ini sebenarnya mempunyai pelan lantai contoh dan laluan pemindahan sudah ditarik di atasnya (bukannya memberikan kanvas kosong dan perpustakaan objek yang sesuai untuk menamparnya). Apa yang anda perlu lakukan, secara literal dan metafora, bergerak perabot di sekitar. Anda menyeret dan melepaskan objek yang mewakili pintu, tingkap, meja, kerusi, tumbuhan pasu, penyejuk air, bilik mandi, almari, dan sebagainya sehingga pelan lantai sampel menjadi representasi ruang pejabat sebenar anda. Begitu juga, anda bergerak dan berputar, memanjangkan atau memendekkan anak panah merah menunjuk ke pintu keluar terdekat.

Anda mungkin tidak dapat mencari templat tepat yang anda mahukan, tetapi anda sentiasa boleh memilih gambar lain yang serupa untuk tujuan anda. Sebagai contoh, carta org menegak tidak semua yang berbeza, dengan kata-kata bersuara, dari pokok telefon.

Ambil Satu Jam Untuk Menjadi Lebih Baik

Aplikasi diagramming menjadikannya begitu mudah untuk mengeluarkan beberapa dokumen kesediaan kecemasan yang anda sepatutnya dapat mengetuk banyak yang paling penting yang anda perlukan dalam satu jam atau lebih. Ambil petang hari Jumaat di pejabat apabila anda berasa terbakar dari melakukan kerja lain, atau pagi Sabtu di rumah untuk dokumen peribadi, dan dapatkan beberapa fail penting.

Sudah tentu, ini adalah puncak gunung ais apabila ia merancang untuk yang paling teruk. Apa yang akan anda lakukan sekiranya kuasa keluar? Bagaimana jika komputer anda tersentuh oleh ransomware? Adakah semua data anda disokong pada awan? Apabila masa membenarkan, anda harus membaca tentang cara bencana-bukti perniagaan anda, yang merangkumi maklumat mengenai perancangan, pelaksanaan dan latihan kesiapsiagaan bencana.