Dapatkan teratur: bagaimana untuk menyimpan kerja dan fail peribadi anda berasingan

Pekerja maklumat seperti saya sering menyemak e-mel kerja kami pada hujung minggu. Atau kita mungkin membuat kemunculan pada persembahan penting lewat malam dari rumah, jika itu adalah ketika jam paling produktif kita (atau jika kita berjalan di belakang pada projek). Kami sama-sama cenderung untuk menjawab mesej peribadi semasa kami sedang bekerja atau mungkin mengimbas dokumen insurans rumah pada mesin fotokopi pejabat. Pekerja pengetahuan umumnya suka fleksibiliti seperti ini, tetapi jika anda tidak berhati-hati tentang bagaimana anda memisahkan kerja anda dan fail peribadi anda, anda boleh mendapatkan diri anda dan data anda menjadi masalah.

Tingkah laku yang berisiko di kawasan kelabu di antara kerja dan kehidupan boleh menyebabkan risiko data sensitif. Sebagai contoh, sementara ramai orang mungkin mengimbas dokumen peribadi di pejabat di sana sini, anda tidak mahu mengimbas sesuatu yang sensitif, kerana, melainkan anda adalah ketua IT, anda tidak tahu di mana pencetak pelbagai fungsi menyelamatkan salinan fail yang ia imbas. Mereka mungkin berada di pemacu keras pengimbas itu sendiri, dan mereka mungkin disimpan ke pelayan kongsi tanpa jaminan.

Di samping itu, untuk mengekalkan keseimbangan keseimbangan kerja-kehidupan, sangat berguna untuk mempunyai isyarat yang mengingatkan anda apabila anda melakukan satu jenis pekerjaan ketika anda berada di jam yang lain. Katakan anda sedang menangkap beberapa e-mel tiga hari dalam percutian keluarga. Anda mungkin menghargai bahawa anda mempunyai fleksibiliti dan peluang untuk menangkap apa-apa perkara penting, tetapi anda mungkin juga mahu kembali menikmati Splash Mountain dengan anak-anak anda. Dengan beberapa strategi mudah untuk memisahkan fail peribadi dan kerja anda, anda tidak akan pernah disedut untuk melakukan kerja terlalu lama apabila anda menikmati masa peribadi anda dan sebaliknya.

Kumpulkan Fail Anda

Silap mata utama untuk memisahkan kerja dan fail peribadi adalah untuk mengasingkannya. Mengekalkan perkara-perkara tertentu di tempat-tempat yang berdedikasi bukan sahaja membuat pesanan, tetapi juga kepastian. Ia berfungsi dalam dunia fizikal dan dunia digital. Jika anda sentiasa meletakkan kunci anda di dalam poket kanan anda dan telefon anda di sebelah kiri anda, anda tidak akan pernah mencari jaket anda untuk item tersebut.

Dengan fail digital, prinsipnya adalah sama, tetapi realiti adalah sedikit berbeza. Anda boleh menyimpan semua fail kerja anda dalam satu folder dan fail peribadi yang lain, tetapi adakah mereka hidup di pelayan, komputer, aplikasi, atau peranti mudah alih yang sama? Adakah anda mahu mereka?

Kadang-kadang kita memisahkan fail kerja dari fail peribadi untuk mengekalkan sempadan, supaya kita tidak terjebak dalam kerja apabila kita perlu menghabiskan masa bersama keluarga dan rakan-rakan, atau supaya kita tidak tergoda untuk menyelesaikan pemfailan cukai kita sementara kita berada pada jam.

Selama bertahun-tahun, saya telah mengembangkan beberapa strategi yang membantu saya membahagi kerja saya dan fail peribadi supaya mereka memenuhi syarat-syarat ini:

• Mereka sentiasa berasingan
• Mereka boleh diakses di mana pun saya berada, tetapi
• Ia agak menyusahkan saya untuk mengakses fail kerja apabila saya berada di mod rumah dan fail rumah apabila saya berada dalam mod kerja.

Gunakan Antaramuka yang Berbeza untuk Perkara Yang Berbeza

Pertama mari kita bercakap mengenai dokumen digital, seperti dokumen pemprosesan kata, spreadsheet, persembahan, PDF, dan imej.

Cara paling mudah yang saya temui untuk menyimpan dokumen berasingan dan boleh diakses ialah menyimpannya dalam perkhidmatan penyegerakan dalam talian, dan menggunakan perkhidmatan yang berlainan untuk pelbagai jenis maklumat. Saya menggunakan Dropbox untuk menyimpan, membuat sandaran, dan menyegerakkan fail peribadi saya, dan saya bergantung pada Google Drive untuk kerja. Terdapat banyak pilihan di luar kedua-dua perkhidmatan tersebut, yang boleh anda baca dalam senarai perkhidmatan PC dalam talian terbaik PCMag. Tetapi intinya adalah bermula dengan memisahkan fail anda menjadi dua perkhidmatan yang berbeza.

Mengapa saya tidak memilih perkhidmatan storan kegemaran saya dan membuat dua akaun yang berbeza dan bukannya menggunakan dua perkhidmatan yang berbeza? Mempunyai antara muka yang berbeza membantu saya mengekalkan sempadan yang saya perlukan antara kerja dan fail peribadi.

Jika saya melihat antara muka Google Drive Web, saya rasa saya sedang bekerja. Sekiranya saya menatap Google Drive semasa saya bercuti, bagaimanapun, loceng di kepala saya yang mengingatkan saya saya melakukan kerja ketika saya perlu berehat di tepi kolam renang. Tetapi jika saya merangkak sekitar Dropbox pada hujung minggu, mengatur foto peribadi saya, otak saya tidak memberi isyarat yang sama seperti "anda bekerja". Dari masa ke masa, saya telah membangunkan persatuan yang kuat antara setiap antara muka dan apa yang saya lakukan dalam antara muka itu. Bagi saya, lebih penting lagi untuk mempunyai sempadan kerja yang jelas kerana saya bekerja dari pejabat rumah. Apabila saya bekerja sepenuh masa di bangunan pejabat, saya menggunakan strategi yang sama untuk kesan yang sama.

Buat Petua Visual dalam OS dan Tema anda

Beberapa perkhidmatan storan, seperti yang menggabungkan rapat dengan sistem operasi anda, tidak kelihatan seperti apa-apa sama sekali (melainkan anda menggunakan aplikasi Web). Mereka tidak semestinya mempunyai antara muka yang berbeza. Satu lagi cara anda boleh mengasingkan diri tanpa menyedari ia adalah dengan menggunakan sistem operasi yang berbeza di tempat kerja dan di rumah. Sekiranya anda mempunyai mesin Windows di pejabat dan Mac di rumah, anda mungkin sudah mengalami sensasi yang sama apabila anda melakukan kerja pejabat di rumah pada Mac.

Satu lagi masalah mungkin adalah anda menggunakan beberapa alat yang sama dalam kehidupan kerja dan kehidupan peribadi anda kerana anda menyukai mereka. Anda tidak mahu memilih dua alat atau antara muka yang berbeza. Anda mahu menggunakan yang paling sesuai untuk kedua-duanya. Sesetengah kawan saya, contohnya, menggunakan Slack untuk komunikasi peribadi, dan mereka juga menggunakan Slack di tempat kerja. Dalam keadaan itu, saya akan mengesyorkan menukar tema (iaitu skema warna) dari dua akaun Slack anda supaya mereka kelihatan berbeza. Anda akan segera mengaitkan satu skema warna dengan kerja dan satu dengan perbualan peribadi peribadi.

Kumparkan oleh Penyemak Imbas

Satu lagi pilihan untuk membahagi-bahagikan kerja anda dan mencipta isyarat visual yang mengingatkan anda jenis kerja yang anda lakukan adalah berpegang kepada satu jenis pelayar di tempat kerja dan satu lagi di rumah. Petua visual mungkin lebih halus, tetapi anda tetap akan menerapkan kebiasaan melancarkan, katakan, Chrome untuk kerja dan Firefox untuk barangan peribadi.

Ia juga bermanfaat untuk menggunakan dua pelayar berasingan untuk memastikan sejarah Web anda berasingan. Sebagai contoh, anda mungkin lebih berhati-hati mengenai membersihkan cache penyemak imbas untuk fail kerja kerana ia mengandungi maklumat syarikat yang sensitif, tetapi anda mungkin benar-benar mahu menyimpan sejarah Web peribadi anda supaya anda dapat dengan cepat mencari tapak yang anda tekan beberapa hari lalu (atau wakil sebaliknya).

Gunakan Aplikasi Pelanggan E-mel untuk Kelebihan Anda

Di telefon bimbit, ada cara yang sangat mudah untuk memisahkan e-mel kerja dari e-mel peribadi, tidak kira sama ada anda menggunakan perkhidmatan e-mel yang sama, seperti menggunakan Gmail, untuk kerja dan rumah. Penyelesaiannya: Gunakan klien e-mel yang berbeza.

Gmail mempunyai aplikasi yang berdiri sendiri, tetapi anda tidak perlu memilihnya sebagai aplikasi yang anda gunakan untuk mengakses Gmail. Di iPhone, anda boleh menggunakan aplikasi Pasaran saham. Atau pada sebarang jenis telefon, anda boleh memasang aplikasi klien e-mel pihak ketiga yang berfungsi dengan Gmail, seperti Boxer atau Inboxcube.

Saya suka menggunakan aplikasi berasingan untuk e-mel kerja dan peribadi. Saya mendapat manfaat yang sama mempunyai dua antara muka yang berbeza. Tambahan pula, apabila saya cuba untuk tidak disedut ke dalam kerja, saya boleh berhenti dan menutup e-mel kerja sambil mengekalkan e-mel peribadi saya lebih mudah diakses, atau sebaliknya.

Mungkin anda hanya suka satu aplikasi klien e-mel, dan anda mahu menggunakannya untuk kedua-dua kerja dan e-mel peribadi anda. Dengan banyak aplikasi, anda boleh mempunyai beberapa akaun yang disahkan dan beralih di antara mereka pada kehendak. Ia menyediakan kemudahan penggunaan yang sebenarnya anda tidak mahu, bagaimanapun. Anda kehilangan manfaat mempunyai dua antaramuka yang berbeza, dan anda kehilangan keupayaan untuk keluar dari apl dengan mana-mana akaun yang ingin anda buat kurang menggoda pada masa ini. Mungkin anda mahukan teknologi anda sedikit kurang mesra pengguna demi psikologi anda sendiri.

Diagihkan untuk Baki Kerja Bekerja Lebih Baik

Sekiranya anda memerlukan sempadan yang lebih jelas di antara kerja dan kehidupan peribadi anda, mengasingkan data anda ke aplikasi, perkhidmatan, sistem operasi, dan pelayar yang berbeza sangat membantu.

Mempunyai dua ruang maya yang berbeza di mana anda mengakses fail anda mencipta isyarat, persatuan, dan halangan kemasukan yang dapat membantu anda meminimumkan kerja pada waktu off anda atau melakukan kerja-kerja peribadi semasa anda sedang bekerja, sementara masih memungkinkan anda untuk melakukannya perlu.