Dapatkan teratur: bagaimana untuk meningkatkan komunikasi untuk pengurusan projek yang lebih baik

Semasa sesuatu projek, mengetahui bagaimana untuk berkomunikasi, dan apabila menggunakan perkhidmatan pengurusan projek untuk komunikasi, adalah kritikal. Berkomunikasi dengan semua pemegang kepentingan anda adalah faktor tunggal yang paling penting untuk kejayaan pengurusan projek, menurut laporan dari Institut Pengurusan Projek. Komunikasi yang buruk terlalu kerap menjadi punca masalah lain yang menyebabkan kursus projek atau tenggelamnya sama sekali.

Apakah maksud komunikasi yang jelas, terbuka, dan berkesan dari segi pengurusan projek, dan bagaimana anda melakukannya? Kolum Get Organisasikan minggu lalu melihat bagaimana untuk memulakan pengurusan sesuatu projek. Pengambilan utama adalah mengenai menentukan projek (dan memastikan ia merupakan projek bukan hanya kerja yang sedang berjalan) dan keperluan, skop, pencapaian, pencapaian, dan pemain, termasuk pemegang kepentingan. Jika anda belum membacanya, saya cadangkan berbuat demikian sebelum menangani artikel ini.

Bagaimana Komunikasi Miskin Mempengaruhi Pengurusan Projek

Tiga masalah utama yang menghalang projek daripada berjaya adalah perubahan skop, anggaran yang kurang dalam fasa perancangan, dan tujuan dan objektif yang kurang jelas, menurut kajian oleh PricewaterhouseCooper. Tetapi Jason Westland, Ketua Pegawai Eksekutif ProjectManager.com, melihat semua orang sebagai isu yang berpunca dari akar yang berbeza: komunikasi yang buruk.

"Jika pengurus projek tidak mempunyai skop atau jika pemain tidak tahu garis masa, perkara-perkara yang runtuh, atau apa yang disampaikan tidak memenuhi keperluan, " kata Westland ketika saya berbicara dengannya baru-baru ini mengenai praktik terbaik pengurusan projek.

Westland, yang juga menulis Kitaran Hidup Pengurusan Projek , menambah, "Apa yang biasanya berlaku ialah pengurus projek tidak mempunyai pegangan yang benar mengenai skop projek tersebut. Tim tidak tahu apa yang mereka sampaikan. benar tahu apa tarikh tamat untuk tonggak-tonggak atau pencapaian utama dan sepanjang projek itu, tidak ada yang memberi maklumat tentang visi keseluruhan, alasan mengapa mereka melakukannya.

Westland dibesarkan di New Zealand. Dia berkongsi dengan saya analogi antara penggembala domba di kawasan tanah airnya dan menguruskan projek.

Bayangkan seorang budak lelaki yang terpaksa menggerakkan 300 ekor domba dari satu paddock ke yang lain tanpa menggunakan lebih daripada beberapa anjing. "Anda sentiasa berkomunikasi dengan anjing anda melalui wisel, " katanya. "Anjing sentiasa bergerak untuk berpecah kumpulan atau bergabung kumpulan." Tugas itu mungkin kelihatan sukar untuk seorang lelaki dan beberapa kucing, tetapi jika tidak pernah ada hubungan komunikasi, dan budak itu terus mengingatkan dirinya tentang sasarannya, itu dapat dilakukan.

Lihatlah Gambar Besar

Semasa mesyuarat kickoff projek, semua pemain yang akan mengusahakan projek itu harus meninggalkan mesyuarat dengan penerangan yang jelas tentang apa yang akan dibuat oleh projek akhir. Dalam erti kata lain, semua orang seharusnya bukan hanya penglihatan, tetapi juga butiran bertulis.

Bayangkan sebuah projek yang mengambil masa setahun untuk disiapkan. Beberapa bulan ke dalam projek itu, ia mungkin sepenuhnya bahawa penglihatan dalam minda seseorang telah berubah sedikit sejak hari pertama. Pengurus projek perlu mengingatkan semua orang tentang perihalan projek akhir-dan perlu berbuat demikian. Komunikasi penglihatan semacam ini boleh berlaku semasa mesyuarat yang kerap dijadwalkan (lebih lanjut pada masa itu), atau dengan membawa klien projek dari semasa ke semasa untuk mengingatkan pasukan apa yang sedang mereka lakukan.

Di samping itu, semua orang di dalam pasukan projek bertanggungjawab untuk berkomunikasi apabila tugas atau siri tugas menyimpang dari penyerahan seterusnya atau keterangan akhir projek. Apabila sesuatu tugas timbul yang tidak berada di dalam skop, pekerja perlu bersuara, dan pengurus projek perlu mendengar. Komunikasi adalah jalan dua hala. Begitu juga, jika pasukan percaya ia tidak akan memukul tarikh akhir, mereka perlu memberitahu pengurus projek apabila mereka berada dalam bahaya, bukan selepas ia terlambat. Pengurus projek yang mendengar komunikasi jenis ini boleh membuat keputusan dengan sewajarnya. Dan, seperti yang anda mungkin dapati, pengurus projek perlu memaklumkan kepada pasukan tentang apa jua perubahan yang dibuat dan mendapatkan maklum balas.

Beri Perhatian kepada Detail Halus

Sebagai tambahan untuk kembali ke penglihatan sering dan memastikan skop di cek, pengurus projek perlu tahu tentang setiap detail yang baik. "Semasa projek itu, amat penting bahawa pengurus projek menyedari sepenuhnya setiap tugas dan apakah status tugas itu, " kata Westland.

Projek-projek boleh dengan mudah mempunyai beribu-ribu tugas, yang banyak maklumat untuk mana-mana satu pengurus projek ingat. Sebab itulah sebabnya perkhidmatan pengurusan projek sangat berharga. Dua contoh adalah Projek Zoho dan Projek Kerja Berpasukan, walaupun terdapat puluhan di pasaran untuk pasukan pelbagai saiz dan kerumitan.

Apabila pasukan menggunakan platform pengurusan projek, semua tugas dicatatkan dalam sistem dan boleh dilihat oleh semua orang yang perlu melihatnya (atau kadangkala mereka dapat dilihat oleh semua orang, bergantung kepada alat). Setiap tugas mempunyai tugasan dan tarikh tamat. Terdapat juga maklumat tambahan yang menggambarkan sama ada tugas itu pada masa ini belum ada pada sesiapa, yang sedang aktif atau selesai. Sesetengah platform memantau dengan lebih terperinci perincian tahap peratus penyempurnaan setiap tugas. Oleh itu pengurus projek boleh menyemak tugas pada bila-bila masa untuk melihat statusnya tanpa perlu berjalan ke meja seseorang, ketik orang itu di bahu, dan bertanya. Ia benar-benar mengubah sifat komunikasi.

Alat pengurusan projek memusatkan maklumat dan memberi semua orang akses kepadanya. Pada akhirnya, dokumentasi hanyalah satu bentuk komunikasi.

Peter Clarkson, pengarah Maestro Development, yang menjadikan platform pengurusan projek Maestro Project Office, adalah bekas pengurus projek yang telah menguruskan ribuan projek. "Saya melakukan banyak pengauditan terhadap projek-projek buruk, saya dikenali sebagai artis penjamin, " katanya kepada saya. "Selalunya, terikat kepada kekurangan metodologi, dan kekurangan mengetahui apa yang berlaku dalam projek: tidak mendokumentasikan mesyuarat, isu-isu, tindakan."

Apabila Clarkson menggambarkan hari beliau sebagai pengurus projek, kepentingan komunikasi dan pengurus projek yang disambungkan kepada setiap komunikasi, menjadi jelas. "Sebagai pengurus projek, saya selalu mendakwa saya malas kerana saya tidak pernah memberikan apa-apa kepada diri saya sendiri, " katanya. "Apa yang saya lakukan adalah berjalan kaki dan bercakap dengan orang, atau membaca laporan, atau menyemak pangkalan data mengenai isu-isu yang dibuat dan direkodkan, tetapi tiada siapa yang melakukan apa-apa. Saya akan membaca minit mesyuarat dari pelbagai mesyuarat yang saya lakukan ' t sebenarnya pergi ke. " Beliau berkata beliau mudah menghabiskan sepertiga dari hari kerja dalam apa sahaja alat pengurusan projek dan pangkalan data yang digunakan oleh pasukan.

Teruskan Memenuhi Mesyuarat

Kebanyakan projek dan pasukan projek bergantung pada mesyuarat sehingga tahap tertentu. Seperti yang dijelaskan Westland, "Sebelum alat dalam talian, pengurus projek lazim menjalankan mesyuarat pendirian mingguan di mana semua orang hanya menyatakan tugas-tugas yang mereka kerjakan, tugas yang telah mereka selesaikan, dan status lain-lain hasil atau tugasan." Tetapi dengan platform pengurusan projek di tempat, di mana semua maklumat ini direkodkan dan dijadikan kelihatan, masih ada titik untuk mengadakan mesyuarat?

Sebenarnya ya. Walaupun komunikasi bertambah baik dengan alat dalam talian, mesyuarat masih bermanfaat. "Bukannya anda masih tidak mempunyai stand-up, hanya perubahan itu berubah, bukannya berdiri berdasarkan tugas mingguan, ia boleh menjadi pertemuan dua kali seminggu di mana pengurus projek menyatakan semula visi dan memastikan semua orang tahu di mana mereka perlu pergi, atau membawa pelanggan untuk bercakap tentang sebab projek itu disampaikan. Ia menjadi lebih sesi sesi daripada sesi pelaksanaan, "kata Westland.

Rancang untuk Postmortem

Komunikasi adalah kunci kepada kejayaan setiap projek, bukan sahaja dalam fasa perancangan dan mesyuarat kickoff, tetapi juga sepanjang projek ini, dan bahkan setelah selesai. Mesyuarat postmortem memberi peluang kepada ahli pasukan satu peluang terakhir untuk menyampaikan apa yang betul dan salah pada sesuatu projek.

Ahli pasukan perlu jujur ​​dan terbuka dengan maklum balas mereka, tetapi yang penting, pengurus projek mesti mendengar maklum balas, merekodkannya, dan merujuknya pada masa akan datang satu projek yang serupa timbul.

Platform pengurusan projek juga boleh menjadi bahan rujukan utama selepas projek selesai. Kebanyakan pasukan mendapat manfaat daripada menyemak laporan dan sejarah projek mereka untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang apa yang berlaku apabila sesuatu berlaku.

Untuk mendapatkan lebih banyak petua mengenai cara memanfaatkan sepenuhnya dari perkhidmatan pengurusan projek Pilihan Two of the PCMag, anda boleh membaca 7 Cara untuk Menyederhanakan Pengurusan Projek dalam Projek Kerja Berpasukan dan 5 Projek Zoho untuk Mengatur Perniagaan Anda.