Dapatkan teratur: bagaimana untuk mengejar laporan perbelanjaan anda sebelum akhir tahun ini

Ia semakin hampir hujung tahun ini. Anda bekerja secara senyap di meja anda apabila e-mel baru tiba dari jabatan perakaunan. Anda menunduk keras pada baris subjek, dan semua rakan sekerja anda berpaling untuk melihat apa yang salah. Pipi anda mengalir seperti yang anda akui bahawa sehingga saat ini, anda telah terlupa untuk memfailkan laporan perbelanjaan. E-mel mengatakan tarikh akhir adalah hari ini. Panas dari pipi anda menjadi morat yang mengalir ke dada anda dan ke lubang perut anda. Syarikat anda berhutang anda beberapa ratus dolar, dan pada masa ini tahun, anda benar-benar boleh menggunakannya. Jangan panik! Langkah mudah ini dapat membantu anda mengawal perbelanjaan anda.

Sesetengah organisasi menjadikannya mudah untuk mengemukakan laporan perbelanjaan, walaupun mereka terlambat. Memiliki kad kredit syarikat yang terikat dengan sistem pelaporan perbelanjaan membantu, contohnya, tetapi tidak semua orang mempunyai kemewahan itu. Oleh itu, ambillah nafas panjang, dan ikuti langkah-langkah ini untuk mendapatkan laporan perbelanjaan terlambat anda dihantar secepat mungkin.

Perhatikan bahawa banyak artikel ini juga terpakai kepada jenis-jenis yang bekerja sendiri yang perlu menanggung bayaran untuk penerimaan pada akhir tahun untuk menuntut potongan cukai perbelanjaan perniagaan.

1. Tanya Bilakah Tenggat Sebenar dan Adakah Anda Boleh Menyambung Lewat

Bergantung pada apabila organisasi anda menetapkan tahun kewangannya dan bagaimana ia mengendalikan akruan, tarikh akhir untuk memfailkan laporan perbelanjaan mungkin telah berlalu. Tetapi itu tidak semestinya bermakna terlambat untuk menghantar resit anda. Orang ramai pintar tarikh akhir. Jika seseorang memberitahu anda tarikh akhir adalah hari akhir Jumaat, ada peluang yang baik bahawa tarikh akhir sebenar adalah hari Isnin pagi atau lebih awal.

Tanya seseorang dalam perakaunan atau atasan anda untuk butiran yang jelas mengenai tarikh akhir sebenar untuk laporan perbelanjaan dan sama ada terdapat apa-apa yang boleh anda lakukan jika anda terlepasnya. Selalunya ada. Sekiranya anda boleh memfailkan lewat, bersikap baik dan ramah kepada orang-orang yang membantu anda melakukannya, dan bengkok ke belakang untuk menyampaikan apa yang mereka minta. Jadilah terperinci. Ingat bahawa mereka berbuat baik kepadamu. Lakukan yang terbaik untuk mengembalikannya dengan membuat pekerjaan mereka lebih mudah.

2. Semak Peraturan untuk Resit

Jika anda telah memfailkan laporan perbelanjaan sebelum ini, anda mungkin tahu peraturan asas untuk menyerahkan resit. Tetapi adakah anda tahu butiran halus? Apabila memfailkan laporan perbelanjaan lama selepas perbelanjaan ditanggung, anda mungkin kehilangan beberapa resit. Ketahui jika ada dasar, seperti memerlukan resit hanya untuk perbelanjaan yang melebihi $ 10. Juga tanya sama ada anda boleh menunjukkan bukti pembayaran dengan menyediakan penyata kad kredit dengan item garis yang diserlahkan. Butiran ini boleh membuat perbezaan di masa yang diperlukan untuk menyiapkan laporan perbelanjaan.

3. Buat Garis Besar Item dan Tarikh

Apabila sudah tiba masanya untuk benar-benar memulakan membuat laporan perbelanjaan tertunggak, membuat senarai perbelanjaan utama yang perlu anda tuntut, seperti barang yang anda beli, perjalanan, dan keramahan pelanggan. Jika anda hanya memfailkan satu item atau satu perjalanan, langkau langkah ini.

Jika item di senarai anda adalah acara, seperti lawatan pelanggan atau persidangan, tuliskan tarikh. Kemudian di bawah acara, buat entri untuk setiap hari, seperti ini:

Persidangan X: 1-3 Jun

1 Jun

2 Jun

3 Jun

4. Visualisasikan Perbelanjaan Anda

Apabila saya membelanjakan perbelanjaan yang berkaitan dengan perjalanan atau peristiwa, saya dapat membantu untuk menyenaraikan perbelanjaan terbesar (contohnya penerbangan, hotel, dan bayaran kehadiran) dan kemudian cuba mengingat semula atau membayangkan semula setiap hari untuk menampung perbelanjaan yang lebih kecil. Lakukan ini di bawah setiap penyertaan setiap hari.

Saya suka membuat garis kasar untuk perbelanjaan yang mungkin, kemudian isikan seperti yang saya ingati mereka (langkah 5-7 termasuk beberapa helah untuk mengisi jurang apabila memori gagal anda). Garis besar harus memasukkan seberapa banyak mata yang relevan dengan tarikh anda:

• Lokasi permulaan. Di manakah anda tidur? Adakah anda mempunyai perbelanjaan di tempat ini, seperti caj Wi-Fi?
• Perjalanan tempatan. Adakah anda pergi ke mana-mana, dan jika ya, bagaimana anda sampai di sana (kereta, teksi, perkhidmatan kereta, transit awam)? Bagaimana anda kembali? Jika menuntut yuran per mil untuk memandu, apakah jarak?
• Makanan. Di manakah anda sarapan, makan tengahari, dan makan malam? Adakah anda membeli minuman, termasuk air botol dan kopi, atau makanan ringan?
• Bekalan. Adakah anda perlu membeli sesuatu yang dijangkakan atau tidak dijangkakan semasa anda?
• Lokasi akhir. Di manakah anda mengakhiri hari anda? Apa yang anda bayar di sana?

Selalunya hanya bertanya kepada diri anda sendiri soalan-soalan ini membantu anda mengingatkan perbelanjaan yang anda mungkin terlupa.

5. Balik melalui Resit Anda

Jika anda mempunyai timbunan resit, flip melalui mereka sekarang dan padankan mereka sehingga garis besar yang anda buat. Ada sebab saya tidak melakukan langkah ini terlebih dahulu. Kadang-kadang resit membentuk semula ingatan kita dengan cara yang meninggalkan bahagian-bahagian hari. Sebagai contoh, katakan anda melihat resit anda dan melihat anda mempunyai sarapan pagi yang cepat di kedai kopi dan kemudian makan tengah hari di tempat persidangan. Anda kini mempunyai ingatan yang jelas tentang kedua-dua peristiwa itu, dan anda bersedia untuk bergerak ke resit seterusnya. Tetapi memori anda mungkin telah menanggalkan perjalanan $ 15 Uber antara kedua-dua lokasi semata-mata kerana anda tidak mempunyai resit fizikal untuk mencetuskan ingatan. Sangat mudah untuk melupakan butiran apabila kita tidak mempunyai pencetus.

6. Imbas Kalendar Anda

Kalendar boleh mengandungi lebih banyak peringatan yang membantu anda membuat laporan perbelanjaan yang tepat. Semasa mengisi hari anda, buka kalendar anda dan imbasnya untuk mengesahkan tarikh perjalanan dan acara penting. Penyertaan tertentu mungkin mencetuskan memori anda tentang perbelanjaan, serta kekurangan perbelanjaan. Contohnya, jika rakan kongsi perniagaan menghantar jemputan kalendar untuk makan malam pada hari perjalanan, dan dia berbayar, maka anda tidak perlu risau tentang mencari resit untuk makan malam itu.

7. Peruse Mint

Satu lagi tempat yang bagus untuk mencari perbelanjaan yang hilang ialah Mint. Mint adalah aplikasi kewangan peribadi yang menyatukan semua transaksi kewangan anda ke dalam satu laman web dan aplikasi yang boleh dicari. Dengan Mint, anda boleh menapis semua perbelanjaan kad kredit dan kad debit anda mengikut tarikh, yang mungkin membantu anda mendedahkan perbelanjaan yang anda terlupa. Dalam contoh yang saya berikan sebelum ini mengenai resit Uber, anda boleh mencari maklumat dengan mencari tarikh dalam Mint, yang akan memudahkan untuk mencari resit sebenar dalam e-mel anda.

Anda juga boleh menambah tag dalam Mint untuk urus niaga item, dan jika anda telah melakukannya sepanjang tahun untuk perbelanjaan perniagaan, anda boleh dengan mudah mencari semua perbelanjaan yang anda perlu tuntut.

Saya telah menyebut sebelum ini bahawa jika anda tidak dapat mencari resit, anda mungkin bertanya sama ada anda boleh menyerahkan salinan penyata kad kredit yang menyoroti item baris untuk perbelanjaan. Sekali lagi, Mint akan membantu anda di sini, kerana ia akan memberitahu anda kad kredit yang anda gunakan.

8. Jangan Lupakan Tips dan Tempat Letak Kereta

Dua kategori perbelanjaan yang mudah diabaikan ialah tip dan tempat letak kereta. Petua kecil yang dibayar secara tunai, seperti untuk kakitangan pembersihan hotel dan kedai makan, tidak pernah datang dengan resit. Bayaran letak kereta juga mungkin dalam bentuk tunai tanpa resit. Tetapi mereka menambah dan berharga jika anda membuatnya.