Dapatkan teratur: toolkit kolaborasi

Kandungan

• Dapatkan Teratur: Toolkit Kerjasama
• Pengurusan Tugas, Pengurusan Projek, Pengimbasan Skrin

Dua kawan saya memberitahu saya baru-baru ini memberitahu saya bahawa saya meniup fikiran mereka. Bagaimana? Mudah. Saya pakai benang e-mel yang kami ada mengenai menganjurkan perjamuan makan malam yang besar (anda tahu bagaimana benang-benang itu meletup dan tiada siapa yang boleh bersaing dengan siapa yang mengatakan mereka bebas pada tarikh itu) dan sebaliknya menggunakan Doodle. Doodle adalah laman web percuma yang membolehkan anda membuat tinjauan dalam talian untuk perkara seperti mana hari dan masa orang bebas untuk berkumpul. Saya telah menggunakannya selama bertahun-tahun untuk kerjasama, kebanyakannya dalam menjadualkan pertemuan dengan orang-orang yang tinggal di seluruh dunia dan berada dalam pelbagai zon masa.

Banyak aplikasi yang hebat di luar sana untuk membantu dengan kerjasama. Mungkin saya meniup fikiran kawan-kawan saya dengan kecekapan saya, tetapi ia meletupkan fikiran saya untuk menyedari mereka tidak pernah menjumpai Doodle sebelum ini!

Untuk membantu orang dengan tugas yang sungguh-sungguh menjadi penganjur kolaborasi, saya ingin berkongsi beberapa alat terbaik yang saya dapati untuk mendapatkan idea dan idea yang hebat bersama-sama.

Penjadualan

Doodle telah menjadi aplikasi penjadualan saya kerana ia adalah percuma dan tidak memerlukan peserta mendaftar untuk digunakan. Sediakan pengundian, hantarkan pautan itu, dan biarkan orang membalas dengan hanya pergi ke laman web dan kotak keluar. Ia tidak ternilai untuk menjadualkan mesyuarat atau acara sosial dengan kumpulan besar.

Apabila semua orang menggunakan sistem kalendar yang sama, seperti kalendar Outlook, biasanya kalender anda dapat dilihat oleh ahli pasukan lain, yang dapat membantu penjadualan, tetapi keadaan tersebut tidak selalu berfungsi untuk semua orang. Pilihan lain ialah Tungle.me yang mengandungi beberapa elemen yang sama Doodle serta keupayaan untuk membuat masa lapang dan sibuk anda awam atau kelihatan kepada orang tertentu.

Berkongsi Dokumen dan Folder

Bagaimanakah anda membuat fail yang tersedia untuk semua orang yang anda bekerjasama? Jangan emel mereka! Itu sial dan sukar untuk dijejaki. Anda memerlukan cara yang lebih baik untuk berkongsi dokumen dan folder.

Penyelesaian yang paling mudah datang dalam bentuk perkhidmatan penyegerakan fail, seperti Dropbox atau SugarSync. Saya sebenarnya menggunakan kedua-dua, SugarSync untuk fail kerja dan Dropbox untuk fail peribadi. Saya telah menggunakannya untuk berkongsi dokumen dengan semua jenis orang, termasuk editor dan juga peguam saya.

Saya dapati Dropbox dan SugarSync lebih mudah untuk menubuhkan dan menggunakan-dan meyakinkan orang lain untuk menggunakan-daripada laman FTP, yang merupakan cara sekolah yang lebih lama untuk berkongsi fail dan folder.

Mengedit Secara Kolaboratif, Asynchronously

Namun satu lagi sebab untuk menggunakan Dropbox, SugarSync, atau perkhidmatan penyegerakan fail lain untuk menguruskan kerjasama adalah kerana mereka membenarkan orang ramai untuk mengedit satu dokumen, walaupun biasanya tidak serentak. Dengan kata lain, anda tidak boleh menonton orang lain mengedit fail dalam masa nyata. Perubahan berlaku di dalam negara dan hanya dapat dilihat oleh kumpulan ketika orang yang melakukan pengeditan memuat naik dokumen kembali ke lokasi yang dikongsi.

Perkhidmatan ini tidak memberikan granulariti yang baik kepada kolaborator apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan (anda tidak boleh, sebagai contoh, memberikan kemampuan Kate untuk mengedit fail X dan Y tetapi bukan Z ), tetapi mereka memberikan kebenaran asas. Sebagai contoh, anda boleh berkongsi dengan menghantar pautan baca sahaja, atau anda boleh menjemput orang untuk akses sepenuhnya ke apa sahaja yang ada dalam folder kongsi tertentu.

Mengedit Secara Kolaboratif, Segerak

Google Drive (dahulunya Google Docs) mempunyai salah satu ciri kolaboratif yang paling hebat yang pernah saya lihat: keupayaan untuk mengedit secara kerjasama dalam masa nyata.

Saya pernah bekerja dengan rakan sekutu yang berada di negeri lain, dan kami mengadakan mesyuarat telefon mingguan yang dimaksudkan untuk menjadi "mesyuarat kerja." Maksudnya, kami membincangkan keadaan projek itu pada masa yang sama pada masa yang sama untuk mendapatkan kerja yang telah dilakukan untuk melanjutkan projek. Kami menggunakan spreadsheet mudah di Google untuk log tugas yang perlu dilakukan dan menandakannya dengan penarafan keutamaan. Sepanjang minggu, kami boleh menambah nota seperti yang diperlukan. Kemudian semasa mesyuarat kami, kami boleh melawati senarai itu, selesaikan tugas-tugas secara real time semasa di telefon, dan tandakannya. Kadang-kadang, dia akan melihat sesuatu di dalam senarai dan berkata, "Apa maksudnya?" Saya akan menerangkan. Dan dia akan mengubah cara kerja ditulis, tepat di depan mata saya, sehingga saya yakin terjemahannya itu bermaksud perkara yang sama yang saya maksudkan. Ia adalah kebahagiaan kerjasama.

Alat Google berfungsi bukan sahaja untuk spreadsheet, tetapi juga dokumen presentasi dan teks juga.