Dapatkan teratur: 5 cara untuk e-mel lebih baik

Terdapat banyak falsafah dan metodologi untuk menggunakan e-mel dengan lebih cekap. Mereka adalah asas untuk mengehadkan gangguan dan menjadi lebih produktif. Tetapi anda juga perlu tahu alat apa yang ada pada pelupusan anda untuk mendapatkan tempat yang lebih produktif.

Pembekal layanan email dan pengembang aplikasi pihak ketiga telah menciptakan beberapa alat yang luar biasa yang membuat email jauh lebih efisien. Terdapat lima yang saya fikir mempunyai kesan yang paling besar dan paling banyak digunakan. Bersama-sama, mereka akan membantu anda

• menulis e-mel yang lebih baik,
• menghidupkan e-mel ke dalam tugas,
• membatalkan menghantar e-mel,
• jadual menghantar e-mel, dan
• tunda e-mel.

Tulis Lebih Baik

Menulis e-mel yang tidak perlu atau tidak jelas adalah membuang masa. Penerima mungkin tidak mempunyai masa untuk membacanya di tempat pertama, atau mungkin membuang masa untuk membacanya semula untuk memahami mereka, atau mungkin membalas kepada penghantar untuk penjelasan. Selain itu, terdapat semua masa yang sia-sia yang dihabiskan untuk menulisnya di tempat pertama.

Terdapat dua aplikasi yang bekerja keras untuk membantu anda menulis e-mel yang lebih baik kerana mereka memberi tumpuan kepada penulisan itu sendiri: Grammarly dan Crystal.

Grammarly adalah plug-in yang berfungsi seperti pemeriksa ejaan untuk menganalisis tatabahasa dan benar-benar membuat cadangan cerdas mengenai bagaimana mengetatkan bahasa anda, menulis dengan jelas, dan membetulkan kesilapan yang biasa. Ia mempunyai keupayaan yang luar biasa untuk melihat kesilapan ESL khususnya.

Crystal juga merupakan pemalam, dan ia mendorong anda untuk menyesuaikan bahasa e-mel anda untuk merayu kepada penerima. Ia berfungsi seperti ini: Crystal pertama kali mendapati penerima anda dalam talian-akaun Twitter mereka, halaman Facebook, dan sebagainya-dan melihat cara mereka menggunakan dan menjawab bahasa. Adakah mereka ringkas dan langsung? Atau adakah mereka cenderung terperangkap dalam perbincangan yang panjang? Berdasarkan hasilnya, Crystal memandu tulisan anda.

Sekiranya anda bukan seorang penulis yang kuat, kata-kata Crystal yang sangat jelas boleh membantu anda mencari perkataan untuk menulis apa yang anda mahu katakan. Itulah usul berharga, tetapi ada sesuatu yang membelit saya dengan cara yang salah. Terdapat premis yang tidak jelas bahawa anda menyesuaikan bahasa anda untuk mendapatkan sesuatu daripada orang lain, dan saya mendapati bahawa manipulatif. Ia mungkin tidak mengganggu anda, bagaimanapun, atau ia mungkin menjadi apa yang anda cari. Tidak dinafikan bahawa ia baik pada apa yang dilakukannya, walau apa pun.

Hidupkan E-mel Ke Tugas

Peti masuk anda bukan senarai tugasan anda, tetapi anda mungkin masih mendapat tugas yang diberikan kepada anda melalui e-mel. Pembetulannya adalah untuk menyediakan aplikasi yang berkaitan untuk memindahkan tugas-tugas tersebut dengan lebih baik ke tempat yang lebih sesuai.

Daripada mengetikkan tugas baru untuk diri sendiri dalam aplikasinya apa sahaja yang perlu dilakukan atau peringatan, sambung aplikasinya terus ke akaun e-mel anda atau sediakan penghantaran e-mel, dan dengan satu atau dua klik, pindahkan e-mel tersebut ke tempat yang sepatutnya.

Beberapa aplikasi yang menyokong keupayaan untuk memindahkan e-mel ke aplikasi lain, sama ada melalui sambungan langsung atau e-mel ke hadapan, adalah Wunderlist, Evernote Plus dan Premium, Todoist Premium, Boxer, dan Newton Mail.

Buat asal Hantar

Kita semua memukul Hantar secara beransur-ansur, sama ada kerana kita terlepas pandang kesilapan, meninggalkan maklumat, atau tidak berhenti untuk menimbang semula e-mel yang ditulis dalam keadaan panas saat ini. Anda tidak perlu hidup dengan penyesalan atau ketidakcekapan perlu menulis e-mel kedua, bagaimanapun. Anda hanya perlu untuk membatalkan hantar.

Undo hantar berbeza daripada mengingatkan mesej. Dengan menghantar balik undo, mesej tidak pernah dihantar. Pada asasnya, e-mel anda memegang mesej untuk sesuatu seperti 10 hingga 30 saat, di mana masa anda boleh mengubah fikiran anda.

Gmail mempunyai butang Hantar Undo (lihat video di bawah untuk cara menyediakannya) agar setiap pengguna Gmail harus diaktifkan. Newton Mail (yang penuh dengan ciri kaya untuk e-mel pada peranti mudah alih) juga mempunyai satu yang berfungsi pada mana-mana akaun e-mel yang dimilikinya, dan itu termasuk akaun Microsoft Exchange dan iMap. Penyedia e-mel lain juga menawarkannya.

Hantar Hantar

"Sekarang ini" tidak selalunya masa yang sesuai untuk menghantar e-mel. Itulah apabila penghantaran jadual berguna. Ciri e-mel ini membolehkan anda memilih masa di masa depan apabila mesej anda akan dihantar. Outlook, Boomerang untuk Gmail, dan Newton Mail semuanya memilikinya.

Dengan menghantar jadual, selagi mesej belum keluar, anda masih boleh mengeditnya. Jadi ia merangkumi beberapa alasan yang sama seperti ciri hantar balik.

Tunda

Saya bukan peminat falsafah Inbox Zero yang cuba menyimpan kiraan mesej anda yang belum dibaca tanpa apa-apa. Ia mengambil masa yang terlalu banyak untuk mengurus dan tidak menangani keperluan e-mel sebenar orang, secara psikologi atau teknikal. Saya peminat snoozing, walaupun, yang mendapat idea yang sama untuk menyimpan bilangan mesej dalam peti masuk anda diminimumkan pada bila-bila masa yang diberikan.

Snoozing tidak lebih daripada menyembunyikan mesej dari peti masuk anda seketika. Berapa lama? Awak tentukan. Kesannya ialah anda boleh memberi tumpuan kepada mesej penting tanpa terganggu oleh yang kurang penting. Mesej-mesej yang kurang penting akan muncul semula pada masa yang lebih baik untuk anda berurusan dengan mereka. Outlook (di mana ia dipanggil "jadual"), Airmail, Sparkmail, dan Newton Mail semuanya mempunyai butang tunda.

Jika anda berminat untuk menjadi lebih produktif (dan siapa yang tidak?), Anda harus melihat pada saya Roundup Apps Produktiviti Terbaik. Tidak peduli apa masalah kecekapan kerja anda, ada beberapa aplikasi atau perkhidmatan di sana yang akan membantu anda memanfaatkan masa anda dengan lebih baik.