Dapatkan teratur: 5 langkah mudah untuk bermula dengan carta gantt

Sebelum anda memulakan projek baru, ia membantu untuk mempunyai pelan hala tuju, beberapa jenis gambaran yang jelas mengenai semua langkah-langkah yang perlu dan susunan di mana langkah-langkah itu perlu berlaku. Itulah dasarnya carta Gantt. Tidak kira jika projek itu adalah peribadi, seperti menambah geladak ke belakang rumah anda, atau perniagaan, seperti membina sebuah laman web baru. Anda perlu tahu

• bila dan di mana anda bermula,
• semua langkah di sepanjang jalan dan berapa lama mereka akan mengambil,
• yang bertanggungjawab untuk setiap langkah,
• perintah di mana langkah-langkah perlu berlaku, dan
• apabila projek itu selesai.

Carta Gantt, dinamakan untuk jurutera dan perunding Henry Gantt, yang membangun dan menggunakannya pada tahun 1910-an, merupakan visualisasi projek dari awal hingga akhir. Mereka adalah jenis alat produktiviti yang sangat biasa, dan ia merupakan bahagian penting dalam banyak perkhidmatan pengurusan projek. Malah, perkhidmatan TeamGantt yang sangat baik juga mengambil namanya daripada carta., Saya menerangkan apa carta Gantt, apa yang mereka lakukan, dan bagaimana orang menggunakannya, dan berikan lima langkah untuk memulakannya.

Apakah Carta Gantt?

"Carta Gantt adalah visualisasi langkah-langkah yang diperlukan untuk projek anda selesai, " jelas Kayvon Ghaffari, pengurus program utama di LiquidPlanner, ketika saya baru-baru ini meminta beliau untuk membagikan beberapa wawasan tentang permulaan dengan carta Gantt. LiquidPlanner adalah pengurusan projek Pemenang dan Pemenang kerja editor yang memenangi Editor yang menekankan carta Gantt.

Ghaffari mengingatkan saya bahawa satu projek adalah berbeza daripada jenis kerja lain. "Projek adalah satu set kerja yang mempunyai permulaan dan akhir, dan pemenuhan mewujudkan projek itu adalah satu set tugas, " katanya. Carta Gantt berfungsi untuk projek-projek khusus, bukan untuk kerja yang berterusan. Mereka tentang membantu anda mendapatkan dari awal hingga akhir, jadi penting bahawa ada akhir.

Carta Gantt dibaca dari kiri ke kanan, atas ke bawah. (Lihat imej di atas dari TeamGantt.) Pumbu x adalah masa. Carta bermula apabila projek bermula dan berakhir apabila projek dihantar. Menjalankan panjang paksi-y adalah tugas, walaupun ia hanya dalam senarai. Peletakan tepat pada paksi y adalah tidak relevan, walaupun mereka cenderung jatuh dalam urutan kronologi.

"Tugas mempunyai tiga komponen: apa itu, berapa lama ia akan diambil, dan siapa yang akan melakukannya, " kata Ghaffari. Pada carta Gantt, setiap tugas diwakili dengan bar. Panjang bar menunjukkan berapa banyak tugas yang akan diambil. Selalunya bar tugas adalah warna yang diselaraskan, menunjukkan siapa orang atau jabatan yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas tersebut. Mengenai "apa, " nama tugas biasanya muncul di bar atau menjadi kelihatan apabila anda mengklik padanya.

Di samping menunjukkan semua tugas untuk sesuatu projek dan berapa lama mereka akan mengambil, carta Gantt menunjukkan penjujukan dan kebergantungan. Dalam erti kata lain, mereka menunjukkan perintah di mana tugas perlu berlaku, dan sama ada satu perkara mesti berlaku sebelum yang lain. Mengapa begitu penting?

Apakah Gantt Charts Do?

"Carta Gantt menjadikannya secara terang-terangan jelas bahawa anda tidak dapat melakukan semuanya pada masa yang sama, " kata Chris Savoie, strategi produk langsung Workfront. Dia menggunakan contoh bangunan rumah pokok. Anda boleh membeli kuku dan kayu pada masa yang sama, tetapi anda mesti memotong kayu sebelum anda memanjatnya ke dalam pokok itu.

Carta Gantt menunjukkan kebergantungan antara tugas, biasanya dengan sesuatu seperti garis yang menyambungkannya.

Sebelum menyertai Workfront (yang, seperti LiquidPlanner, adalah alat untuk kerjasama tempat kerja dan pengurusan projek), Savoie bekerja pada beberapa projek yang sangat kompleks dengan United Space Alliance sempena Pusat Angkasa Johnson NASA. Beliau menyebutkan bahawa walaupun penjujukan dan kebergantungan adalah penting untuk projek-projek mudah, seperti membina rumah pokok, mereka amat penting untuk projek besar-besaran, selama bertahun-tahun, seperti membina Stesen Angkasa Antarabangsa.

Satu lagi perkara yang dilakukan oleh carta Gantt adalah membantu pertubuhan atau projek mengurus sumber. "Hanya kerana tugas yang ada tidak bermakna ada orang yang bebas untuk melakukannya, " kata Ghaffari.

Dengan carta Gantt, anda dapat dengan mudah melihat apabila orang atau jabatan dijadualkan untuk bekerja pada tugas berbanding ketika mereka bebas. "Anda perlu dapat menjelaskan jadual orang ramai dan berapa jam yang ada pada hari itu, " katanya. Carta Gantt mencipta cara yang berkesan untuk melihat masa, tugas, dan sumber.

Bermula Dengan Carta Gantt

Sebaik sahaja anda mempunyai tahap pemahaman yang tinggi tentang apa carta Gantt dan mengapa ia berguna, anda boleh mula membuatnya untuk projek anda sendiri. Lima langkah ini akan membantu anda memulakannya.

1. Pilih Templat atau Bina Satu Dari Gores

Pada umumnya, apabila anda memulakan carta Gantt baru, anda mempunyai pilihan untuk menggunakan templat atau bermula dari awal. Templat mungkin berasal dari sumber luar, dalam kes yang disediakan oleh perisian pengurusan projek, atau mereka boleh datang dari projek anda yang lalu.

Salah satu manfaat menggunakan kerja anda sebelum ini untuk mencipta templat ialah anda sering dapat belajar banyak dari apa yang terjadi pada masa lalu. Templat ini akan memberi maklumat tentang bukan sahaja tugas dan penjujukan, tetapi juga sama ada tugas apa-apa yang mengambil masa lebih lama daripada yang dijangkakan.

2. Tandakan Pencapaian Anda

Kebanyakan perisian untuk membuat carta Gantt termasuk keupayaan untuk menambah pencapaian. Tanda penting adalah penanda yang menandakan fasa sesuatu projek selesai. Sebagai contoh, dalam membina sebuah laman web, mengunci wireframe adalah peristiwa biasa.

Apabila membina carta Gantt dari awal, ia sering membantu untuk merangka semua tonggak sebelum menambah tugas. Menyenaraikan semua tonggak utama membantu memecah projek menjadi kepingan yang lebih kecil, dan kepingan-kepingan yang lebih kecil ini lebih mudah untuk difahami daripada keseluruhan projek sekaligus.

3. Tambah Tasks, Events Sequence, dan Create Dependencies

Langkah seterusnya adalah untuk menambah tugas, peristiwa urutan, dan membuat dependensi. Apabila menambahkan tugasan, pastikan anda melihat laporan sejarah atau berbincang dengan orang yang akan menyelesaikan tugasan untuk mendapatkan anggaran yang tepat untuk tempoh masa yang diperlukan.

Semasa acara penjujukan, perlu diingat bahawa banyak tugas boleh dilaksanakan pada masa yang sama, tetapi bukan oleh orang yang sama. Dalam membina laman web, seseorang boleh bekerja di wireframes sementara orang lain mengumpulkan kandungan sampel untuk prototaip. Tetapi pereka wireframe tidak boleh juga membuat papan mood serentak.

Tambah kebergantungan hanya selepas anda menyenaraikan semua tugas dan letakkannya dalam urutan yang betul, dan berhati-hati dengannya. "Perkara yang benar-benar boleh merosakkan anda adalah jika anda pergi ke carta Gantt dan melihatnya, katakan, tugas 12 tidak lagi bergantung kepada tugas 5, " kata Savoie. Beliau menambah bahawa pemula perlu berhati-hati untuk tidak membuang dependensi melainkan jika mereka pasti betul untuk berbuat demikian, kerana mendapatkannya kembali sangat sukar jika mereka membuat rangkaian acara yang panjang.

4. Tonton Sumber Anda

"Tugas perlu berada dalam urutan yang betul, dan kemudian anda perlu mengawal siapa yang sedia untuk menyelesaikan tugas itu, " jelas Ghaffari. Seperti yang disebutkan di atas, hanya kerana ada tugas untuk dilakukan tidak bermakna ada seseorang yang bebas untuk melakukannya.

Ghaffari menyatakan bahawa perisian carta Gantt syarikatnya tidak membenarkan overbooking, bermakna LiquidPlanner tidak akan membiarkan anda menetapkan seseorang untuk tugas jika orang itu telah ditugaskan untuk tugas yang berbeza pada masa yang sama.

Carta Gantt membantu anda melihat bukan sahaja sekiranya sumber adalah padat, tetapi apa akibatnya adalah sepanjang jadual projek apabila ia diperbetulkan.

5. Bekerjasama

"Sungguh penting bahawa orang memahami bahawa carta Gantt bukan sihir, " kata Ghaffari. "Hanya kerana anda telah merancang sesuatu, tidak bermakna ia mempunyai apa-apa kaitan dengan realiti."

Cara untuk memastikan carta Gantt selaras dengan realiti adalah melalui kerjasama. Selalunya, perisian carta Gantt adalah sebahagian daripada pengurusan projek yang lebih besar atau pakej kerjasama di tempat kerja. Semua orang dalam satu pasukan sepatutnya mempunyai keupayaan sekurang-kurangnya melihat carta, jika tidak mengemas kini tugas dan maklumat lain yang memakannya. Dengan cara ini, jika seseorang penerima tugasan selesai tugas awal, dan dia mempunyai kuasa untuk mengemaskini kemajuannya untuk menandakan tugas itu lengkap dan membetulkan masa yang dianggarkan, dan dengan melakukan dia boleh membantu penerima tugas lain untuk menyelesaikan tugas mereka lebih awal. Atau dia mungkin juga membenderkan dirinya sebagai sumber yang ada untuk membantu dengan tugas lain sehingga tugasan seterusnya yang akan datang.

Ghaffari merumuskan kekuatan kerjasama dengan cara ini: "Jika carta Gantt berada dalam vakum, siapa yang tahu jika ia tepat? Jika ia saling bekerjasama, maka terdapat pemeriksaan yang dibina, dan kemungkinan besar akan mencerminkan realiti. Di sinilah nilai Carta Gantt bersinar."

Jangan Terlalu Terlalu Banyak di Gantt Charts

Kedua-dua Ghaffari dan Savoie memberitahu saya bahawa mereka menggunakan carta Gantt untuk merancang dan menyemak projek, tetapi mereka tidak suka menguruskan kerja sehari-hari di dalamnya. "Ia satu pelan, bukan jadual pelaksanaan, biasanya, " kata Savoie.

Savoie juga menyatakan bahawa seorang pemula mungkin tidak menyedari bahawa orang jarang, jika pernah, melihat keseluruhan carta Gantt sekaligus kerana mereka biasanya besar. "Anda perlukan billboard untuk mencetaknya, " katanya.

Menurut Ghaffari, "Membina carta Gantt bukan matlamat akhir.Ini adalah visualisasi pelan tugas dan penjujukan. Carta Gantt membantu orang memahami bagaimana rencana itu akan berfungsi."

Jika anda berminat dengan carta Gantt, anda mungkin juga berminat dalam pengurusan projek secara umum. Untuk beberapa tip tambahan yang baik untuk memastikan projek anda berada di landasan, periksa 4 Petua untuk Bermula Dengan Pengurusan Projek dan nasihat saya mengenai Cara Meningkatkan Komunikasi untuk Pengurusan Projek yang Lebih Baik.