Dapatkan teratur: 3 cara menggunakan papan kanban baru asana

Sesetengah alat produktiviti benar-benar tidak masuk akal sehingga anda melihatnya dalam tindakan. Jadi, jika anda tidak pernah menggunakan papan kanban, anda mungkin tidak faham apa semua kerumitan yang mengelilingi perkhidmatan pengurusan dan kolaborasi aliran kerja Asana sambil menambah papan Kanban. Sekiranya anda berminat untuk menjadi lebih produktif di tempat kerja, bagaimanapun, ia patut dipertimbangkan, seperti yang akan saya jelaskan.

Untuk aplikasi Asana yang tidak dikenali, dalam talian yang telah mendapat banyak tarikan baru-baru ini. Perkhidmatan ini pada dasarnya adalah senarai tugasan untuk steroid. Anda boleh menggunakan Asana dengan sekumpulan orang, dan ia agak popular di tempat kerja. Apa yang baru di Asana pada minggu lepas adalah ciri yang dipanggil papan, berdasarkan papan kanban. Kanban adalah istilah generik yang menggambarkan kedua-dua jenis aplikasi dan sistem untuk menggunakan aplikasi itu. Salah satu aplikasi papan kanban yang paling terkenal ialah Trello.

Kanban juga sangat popular di kalangan pasukan TI dan pasukan pembangunan perisian. Apabila mereka menerangkannya, mereka melemparkan istilah seperti Scrum dan penghantaran tepat pada masa, menjangkakan kita orang biasa untuk memahami apa yang mereka maksudkan. Ia sangat mengelirukan.

Cara yang lebih mudah dan jelas untuk memahami kanban ialah untuk melihat contoh-contoh tindakannya. Berikut adalah beberapa contoh papan kanban yang mungkin kurang biasa di tempat kerja, tetapi yang dirancang untuk masuk akal kepada hampir semua orang.

1. Mengesan Tugas Peribadi: Melakukan, Melakukan, Selesai

Salah satu cara untuk menggunakan papan kanban adalah untuk mengatur senarai tugasan peribadi dan memastikan anda tidak pernah mengambil terlalu banyak tugas sekaligus. Mari kita panggil ini To Do, Doing, Done board.

Dalam persediaan ini, anda mempunyai tiga lajur yang dilabelkan Untuk Melakukan, Melakukan, dan Selesai. Anda juga mempunyai timbunan nota melekit, yang dalam kanban dipanggil kad. Anda menulis tugas anda pada nota melekit, satu tugas per nota, dan melekatkannya dalam ruangan To Do. Setakat ini, sangat baik.

Sekarang, kami mempunyai senarai tugas dalam lajur To Do, dan tidak ada dalam lajur Doing or Selesai. Saya tahu anda dapat melihat di mana ini berlaku, tetapi jangan sampai ke langkah seterusnya.

Apa yang anda perlukan untuk memahami tentang papan kanban adalah mereka visualisasi maklumat yang anda dapat dengan mudah melacak dengan cara lain. Di Asana, anda boleh melihat tugas anda dalam paparan senarai, menggunakan tajuk dalam senarai untuk membezakan antara jenis tugas yang berbeza, seperti pada gambar di bawah.

Tetapi apabila anda memvisualisasikan maklumat yang sama dalam pandangan papan, ia boleh mempunyai kesan psikologi yang berbeza. Dengan Melakukan, Melakukan, Papan Selesai, orang biasanya memaksakan batas pada berapa banyak tugas yang dapat dilakukan dalam kolom Melakukan mereka pada suatu masa tertentu. Tujuannya adalah untuk mencipta satu sistem yang membimbing anda untuk memberi tumpuan kepada hanya beberapa tugas aktif. Dengan pandangan senarai, mudah untuk merasa seperti semua tugas sama pentingnya, dan mereka semua perlu diselesaikan sekarang!

The To Do, Doing, Selesai papan kanban berfungsi dengan baik untuk tugas rumit yang mempunyai banyak langkah. Dalam imej di atas dan di bawah, anda dapat melihat bahawa banyak tugas yang besar dan tidak dapat dilakukan dalam satu hari. Mengehadkan senarai Doing hanya dengan dua atau tiga tugasan yang paling menggalakkan anda memberi tumpuan kepada mereka sehingga mereka selesai.

Ia sangat mudah untuk menggunakan konsep yang sama untuk mengehadkan kerja dalam proses (Melakukan) ke tetapan pasukan juga.

2. Mengagihkan Kerja Melalui Bin Tugas Dikongsi

Berikut adalah contoh lain yang agak mudah. Anda boleh menggunakan papan kanban untuk membuat kerja yang disediakan untuk individu dalam pasukan untuk mengambil dan menyerahkan kepada diri mereka sendiri.

Untuk memudahkan untuk difahami, mari berpura-pura bahawa ini adalah senarai tugas rumah. Rumah ini mempunyai tiga orang anak: Andy, Berta, dan Claudio. Lajur kanban pertama adalah kerja rumah. Lajur seterusnya adalah Andy, Berta, dan Claudio. Lajur terakhir Selesai.

Peraturan isi rumah adalah setiap kanak-kanak mesti memilih satu tugas untuk dilakukan setiap hari Sabtu. Kerja-kerja tambahan juga mungkin timbul dari semasa ke semasa. Kanak-kanak mempunyai autonomi untuk memilih kerja mereka berdasarkan apa yang ada. Mereka membuat pilihan, tarik kad itu ke dalam lajur mereka, dan oleh itu menuntut tanggungjawab untuknya. Apabila mereka menamatkan kerja mereka, mereka memindahkan kad ke lajur Selesai.

Adalah mudah untuk membayangkan susunan ini di tempat kerja. Kami mungkin mempunyai pasukan pekerja dengan timbunan kerja yang mereka semua mesti lengkap. Daripada menunggu seorang pengurus menyerahkan kerja kepada mereka, mereka dapat menuntut tugas dari bin Tersedia Pekerjaan.

3. Urus Kenalan

Cara yang lebih luar biasa untuk menggunakan papan kanban adalah untuk menyimpan senarai kenalan berdasarkan rantau atau bandar. Sekali lagi, ia boleh dengan mudah berada dalam format senarai, tetapi bagi ramai orang, melihat lajur dan kad mempunyai kesan psikologi yang berbeza (positif).

Kali ini, cukup mudah, lembaga mempunyai lajur untuk pelbagai wilayah dan bandar. Setiap kad adalah kenalan yang berpusat di rantau itu. Apabila perjalanan membawa anda ke tempat tertentu, anda boleh melihat senarai kenalan yang mungkin anda jangkakan semasa berada di sana. Di samping itu, anda akan melihat dengan cepat jika semakin banyak kenalan penting berlaku di lokasi yang sama, yang mungkin bermakna anda perlu meningkatkan seberapa sering anda melawat.

Untuk mengautomasikan proses ini sedikit, anda boleh menghantar emel dari kenalan ke projek Asana secara langsung. Ubah baris subjek ke nama dan lokasi kenalan untuk memudahkan anda menyusun dan mengeset kemudian dengan betul. Melihat seberapa ramai orang termasuk maklumat hubungan lengkap mereka pada akhir e-mel, anda akan mempunyai semua yang disimpan dalam kad juga.

Lakukan Lebih Dengan Papan Kanban

Semoga contoh-contoh ini dibuat papan kanban sedikit lebih mudah untuk yang belum tahu. Penggunaan mereka boleh menjadi lebih rumit, dari pengesanan pembangunan perisian yang saya jelaskan sebelumnya kepada kawalan inventori. Contoh-contoh yang lebih asas yang saya berikan dirancang untuk membantu anda memahami mengapa anda mungkin menggunakan papan di Asana daripada senarai. Jadilah kreatif dan gunakan papan untuk menguruskan apa sahaja yang paling sesuai untuk anda.

Mencari maklumat lanjut mengenai Asana? Anda boleh membaca Menggunakan Asana dalam Perniagaan, 7 Trik Asana untuk Menjadi Satu Dengan Aliran Kerja Perniagaan, dan Slack vs Asana.