Bawa awan anda sendiri: apa yang anda perlu ketahui hari ini

Oleh kerana pengguna menjadi lebih akrab dengan peranti dan perisian yang digunakan secara tradisional untuk tempat kerja, IT perlu menubuhkan amalan terbaik dan peraturan ketat untuk mengekalkan operasi kakitangan yang cekap dan selamat. Perisian pengurusan peranti mudah alih (MDM) wujud untuk membantu memonitor dan mengurus bagaimana pekerja menggunakan telefon pintar dan tablet peribadi untuk kerja jauh. Walau bagaimanapun, tidak ada alat ajaib yang dapat membantu IT mengawal bagaimana pekerja menggunakan produk Software-as-a-Service (SaaS) di tempat kerja.

Misalnya, penyimpanan awan dan alat perkongsian fail seperti Peti dan Dropbox, dan alat penciptaan dokumen seperti Google Docs dan Microsoft Word mudah diakses alat awan yang dibawa oleh orang ke tempat kerja setiap hari. Bagaimana syarikat anda memilih untuk mengendalikan alat yang berbeza bergantung pada apa yang anda cuba capai. Anda boleh A) menyekat penggunaan perisian yang tidak sesuai dengan falsafah syarikat anda atau B) biarkan pekerja memilih produk awan mereka sendiri berdasarkan keutamaan dan pengalaman mereka sendiri.

Fenomena yang terakhir, yang telah digelar sebagai Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), membawa ia satu set cabaran tertentu. Saya bercakap dengan Shyam Oza, Pengurus Pemasaran Produk Kanan di AvePoint, sebuah syarikat khusus migrasi awan, tentang bagaimana syarikat-syarikat boleh mempersiapkan untuk melaksanakan dasar BYOC mereka sendiri.

Cabaran 1: Keselamatan Data

"Dari perspektif yang luas, BYOC boleh menjadi rahmat dan laknat, " kata Oza. "Kotak, Dropbox, dan OneDrive boleh menjadi baik untuk berkongsi pendaftaran dengan keluarga anda, dan memuat naik fail dan foto. Tetapi apa yang membimbangkan organisasi besar ialah mudah untuk menyeret dan menggugurkan sesuatu seperti harta intelek sensitif dan kandungan pra-siaran."

Dengan perisian yang diperolehi oleh perniagaan, syarikat boleh mengetatkan sekatan dan pemantauan penggunaan. Organisasi boleh mandat pengesahan multifaktor (MFA), penyulitan data, kata laluan kompleks, dokumen watermark, dan bahkan menghapus data jauh. Walau bagaimanapun, apabila digunakan tanpa pengawasan IT, alat ini mengehadkan keupayaan syarikat untuk mengawal kandungan mana. Anda juga akan kehilangan keterlihatan ke dalam apa yang berlaku pada kandungan sebaik sahaja ia meninggalkan firewall, dan bagaimana ia dapat dijaga setelah ia dimuat naik ke akaun awan pekerja.

Penyelesaian: "IT perlu disepadukan secara langsung dengan garis panduan, " kata Oza. "Mereka perlu berada di depan penginjilan perniagaan teknologi yang mereka suka… dan kemudian berharap dapat menyelesaikannya dengan standard."

Sebagai contoh, jika 80 peratus syarikat menggunakan Dropbox dan 20 peratus syarikat menggunakan platform penyimpanan dan berkongsi yang lain, syarikat itu harus menawarkan makan tengah hari dan belajar yang menggalakkan minoriti untuk menukar kepada sistem pilihan utama. "Kecuali jika anda bersedia untuk memberi mandat kepada alat tertentu (dalam kes ini anda tidak sebenarnya mengamalkan BYOC), anda perlu mengarahkan cadangan nilai alat pilihan syarikat anda, " kata Oza. "Ia tidak seperti anda boleh masuk ke kubus seseorang dan berkata 'Anda perlu menggunakan alat ini.' Anda perlu menjelaskan kepada mereka bahawa lebih mudah untuk digunakan atau bertanya kepada mereka apa kesakitan yang mereka miliki agar anda dapat mendekati dari perspektif pemecahan masalah dan bukan menjadi diktator."

Pada penghujung hari, IT tahu bahawa terdapat tahap risiko yang boleh diterima untuk mana-mana data yang boleh diakses oleh pekerja. Komputer riba hilang. Telefon dicuri. Tetapi, jika anda boleh menukar sebanyak mungkin orang kepada sistem pilihan anda, anda boleh memastikan minoriti gembira dengan tidak membuang dasar BYOC anda sepenuhnya.

Cabaran 2: Kerjasama

Dengan beratus-ratus atau ribuan orang di seluruh perniagaan anda menggunakan pelbagai platform untuk kerjasama dalam talian, pasti ada senario di mana keperluan untuk mengakses data dengan cepat menjadi lebih penting daripada perisian pilihan pekerja anda. Fikirkanlah: Pasukan jualan West Coast anda mahu memindahkan fail ke pasukan pemasaran East Coast anda. Oleh kerana kedua-dua pasukan berada di sistem perkongsian fail yang berbeza, sebelum fail boleh diakses, seseorang perlu membuat akaun baru dan kemudian belajar menavigasi sistem baru dengan cepat.

Bagaimana dengan mesyuarat pelanggan yang ditakuti? Apa yang berlaku apabila seseorang pekerja membuat persembahan, mempunyai kecemasan, dan tidak boleh hadir? Anda mungkin akan mengganggu orang lain yang tidak kenal dengan format persembahan yang berkeras untuk mengakses dan membentangkan fail itu, sementara pelanggan menatap jam tangan mereka.

Penyelesaian: "Salah satu isu utama ialah IT tidak banyak daripada aliran kerja, " kata Oza. "IT tidak boleh menunggu orang ramai untuk mengadu tetapi IT perlu memahami proses perniagaan dan alur kerja perniagaan dengan intim untuk memasukkan diri mereka di tengah-tengah untuk cuba meyakinkan para pekerja untuk menggunakan alat yang sama, atau membuat mereka menyedari tentang isu-isu yang mungkin mereka mencari."

Jika pekerja sedar untuk melihat isu-isu sebelum mereka muncul, maka mereka boleh menetapkan kontinjensi yang sesuai untuk memastikan operasi tidak pernah mengalami. Jadi, jika anda tahu bahawa dua penyedia berpotensi anda menggunakan alat penyampaian yang berbeza, IT boleh melatih kedua-dua penyampai dalam kedua-dua alat sebelum mesyuarat klien besar. Tidak kira apa yang berlaku, pembentangan itu akan hilang tanpa sebarang halangan.

"Di sini dalam Avepoint, kami berusaha sedaya upaya untuk menggalakkan pasukan jualan kami untuk mengemas kini kandungan ke OneDrive for Business dan bukan menghantar e-mel atau menambah Dropbox, " jelas Oza. "Pada bila-bila masa kami mendapat e-mel yang mempunyai lampiran, kami akan bertindak balas dengan gambar yang mengatakan 'Muat naik ini kepada SharePoint atau anak kucing mendapatnya.'… Beberapa minggu kemudian, kami mula menerima e-mel yang mengatakan 'Dengar, saya berkongsi melalui SharePoint. ' Ia adalah cara yang lucu untuk menyelesaikan masalah."

Cabaran 3: Integrasi

Kebanyakan isu yang dibincangkan dalam Cabaran 1 dan 2 adalah khusus kepada syarikat kecil yang tidak mempunyai dasar IT yang ditetapkan. Walau bagaimanapun, dalam syarikat yang lebih besar dengan operasi di beberapa pejabat dan kawasan, mungkin IT berfungsi dalam silo dan bukan sebagai satu pasukan global. Dalam kes ini, anda akan mendapati bahawa banyak versi perisian perniagaan seperti pengurusan hubungan pelanggan (CRM) dan pengurusan perbelanjaan sedang digunakan, sama ada seseorang lebih suka sistem tertentu atau kerana pejabat serantau tidak pernah bersama-sama untuk memutuskan satu alat. Ini adalah satu masalah besar yang akhirnya perlu diperbaiki oleh seseorang di peringkat C, mungkin dengan kuatnya memperjuangkan syarikat itu ke dalam memilih satu sistem.

Walau bagaimanapun, jika syarikat anda ingin memberikan pejabat tertentu dan juga jabatan kebebasan untuk memilih mana-mana sistem yang mereka suka (atau anda mahu alat yang menyambung ke jenis lain perisian yang dirancang untuk tugas pekerja tertentu), maka ada cara untuk memastikan data anda tidak ' t mendapatkan siled.

Penyelesaian: "TI perlu membuat keputusan untuk melabur dalam penyedia teknologi yang terbuka dan bersedia untuk menyambung… Penyelesaian yang perlu anda penyenaraian adalah penyambung yang paling kuat, " kata Oza.

Ini termasuk memilih sistem dengan antaramuka pengaturcaraan aplikasi terbuka (API) yang membolehkan pemaju anda membuat penyambung yang tidak wujud secara organik antara dua helai perisian. Jika anda tidak mempunyai pemaju dalam kakitangan, maka anda harus mencari alat yang menawarkan integrasi yang paling dengan perisian warisan anda. Untuk perkara itu, cari integrasi dengan mana-mana perisian pekerja anda telah memutuskan untuk menggunakannya sendiri.