Video: 25 Tip dan Trik Excel Terbaik (November 2024)
Ketika datang ke alat alir kerja dan alat produktiviti, Asana mengetuk platform kerjasama lain dari air. Alur kerja adalah apa yang dibuat oleh Asana, dan penguasaannya memberikannya pilihan Pengedit 'Editors' bersama dengan mendapatkan PCMag untuk menggunakannya secara dalaman sebagai alat pilihan aliran kerja kami. Setiap ciri dan elemen reka bentuk memberi keunggulan utama untuk mengintegrasikan dan menganjurkan semua aspek sesuatu projek atau setiap tugas pada plat pengguna ke dalam pengalaman yang benar-benar telus.
Saya duduk dengan tuan rumah Asana kami, yang bimbingannya mendedahkan teknik tersembunyi dan teknik untuk menggunakan alat pengurusan aliran kerja dengan kuasa hampir tanpa had. Dengan keengganan yang besar, dia bersetuju untuk menjauhkan diri dari web rumitnya tugas-tugas silang, subtask, dan kalendar projek yang luas untuk berkongsi beberapa ilmu karangan kerja. Tuan Asana memilih untuk memastikan identitinya diselubungi bayang-bayang, meminta tujuan artikel ini bahawa PCMag merujuk kepadanya hanya sebagai Sheev.
1. Merangkul Kuasa Penyebaran Lintang
Cross-indexing adalah perbezaan antara menggunakan Asana dan menguasai Asana. Sheev menggambarkannya sebagai ciri platform paling berharga: keupayaan untuk menyebarkan tugasan tunggal ke dalam beberapa projek sambil menggunakan tugas itu untuk memaparkan maklumat secara berbeza kepada setiap pengguna atau pasukan bergantung pada tempat ia diindeks. Pengindeksan silang tidak menduplikasi tugas sama ada, jadi menggunakannya bermakna satu tugas tunggal diindeks-lintas 10 kali dalam projek yang berbeda daripada 10 tugas yang sama di tempat yang berbeda. Untuk melintasi indeks tugas, tuding tetikus anda tepat di atas nama tugas dan butang plus akan muncul. Klik dan taipkan nama projek.
Di peringkat pengurus, pentadbir kemudian dapat melihat projek peringkat tinggi yang mengandungi senarai tugas dan subtaskah interwoven yang berubah mengikut reka bentuk alur kerja mereka. Sebaik sahaja tugas telah diteruskan seperti yang telah diramalkan dalam satu projek yang telah siap, mereka dapat melihat bagaimana tugas yang sama dapat dilakukan di seluruh pasukan yang berbeza untuk mendapatkan rasa produktiviti (dan untuk memutuskan sama ada tugas itu dapat diselesaikan dengan lebih cepat jika ditugaskan semula ke ahli pasukan yang berlainan atau projek bersama).
Anda juga boleh merentas indeks subtaskah: buka subtask, klik butang melimpah di sebelah kiri atas, dan pilih Tambah ke Projek. Subtask akan muncul dalam projek atau projek tertentu tetapi masih mengekalkan tempatnya di dalam tugas induknya. Asana membolehkan anda mencipta nombor tak terhingga dan tahap tugasan dan subtaskah sementara masih disambungkan ke reka bentuk alur kerja keseluruhan. Seperti yang dijelaskan oleh Sheev, memikirkan mengenai pengindeksan silang dari segi tugas orangtua yang bercabang keluar mencipta reka bentuk di mana pengindeksan silang tugas untuk projek dan pasukan yang berbeza memberikan aliran kerja itu sendiri dalam perniagaan anda.
2. Pasukan dan Pemberitahuan
Berita gembira Sheev mengenai kebijaksanaan Asana merangkumi organisasi pasukan. Dia menjelaskan bagaimana pengguna dapat memanfaatkan perbualan pasukan dan mengkonfigurasi pemberitahuan untuk mewujudkan budaya organisasi di sekitar aliran kerja. Di dalam tab Perbualan Pasukan di papan pemuka Asana, Sheev mengatakan bahawa, sementara sembang asas berasaskan @ mention berfungsi sama dengan Slack (juga Pilihan Editor untuk kolaborasi), Asana membolehkan anda menghantar pengumuman seluruh pasukan yang bertindak sebagai thread- pemberitahuan berasaskan. Perbualan tidak dilampirkan kepada tugas tetapi anda boleh @menesan pengguna atau tugas rujukan di dalamnya, yang kemudian muncul sebagai hiperpautan. Mesej Asana adalah terhad oleh pasukan dan oleh itu tidak sesuai untuk brainstorming spesifik projek sebagai fungsi pasukan yang anda dapati dalam platform seperti Basecamp. Tetapi kebenaran berdasarkan pasukan memastikan pemberitahuan dengan maklumat mengenai tugas tertentu hanya pergi kepada pengguna yang relevan.
Pemberitahuan pasukan adalah berdasarkan siapa yang mengikuti jejak yang diberikan, mengawal selia berapa banyak maklumat yang masuk. Bagi pentadbir, mereka juga mengawal seberapa banyak keterlihatan yang anda berikan kepada ahli pasukan lain mengenai tugas yang berbeza. Mesej Asana hanya berkaitan dengan perbualan sementara pemberitahuan memberi perhatian kepada tugas dan projek, tetapi kedua-duanya kini muncul dalam Kotak Asana baru. Kebenaran tugas dan projek boleh ditetapkan sebagai peribadi kepada anda, peribadi kepada pasukan tertentu atau kumpulan pengguna dalam pasukan, atau orang awam kepada pasukan atau ruang kerja organisasi yang lebih besar.
3. Rawat Carian Terperinci Seperti Penanda Semula
Sama seperti Slack, semua data Asana yang diarkibkan boleh dicari. Bar carian Asana membawa cadangan lalai berguna termasuk carian untuk tugas yang telah anda tetapkan, dan tugas atau perbualan yang telah dibuat atau diikuti oleh anda. Tetapi kuasa sejati dapat ditemui dalam medan carian termaju. Pengguna Asana dapat menyempitkan carian dengan kata kunci tertentu, ahli pasukan yang tugas atau perbualan diberikan, yang mana projek atau bahagian organisasi tugasnya, atau bahkan yang mungkin mengikutinya. Anda juga boleh mencari mengikut tarikh matang atau sama ada tugas itu selesai atau tidak lengkap, atau mempersempit carian ke lampiran jika anda mencari fail tertentu. Terdapat senarai jatuh lajur carian yang lebih panjang termasuk subtask, tag tertentu, atau carian merentasi pelbagai projek.
Sheev menerangkan keupayaan pencarian Asana sebagai semakan carian kaleng bagi pengurus. Mana-mana carian boleh disimpan dengan cepat dan kemudian akan muncul di navigasi sebelah kiri pengurus di bawah carian (sebagai penanda buku mudah diakses untuk mengakses tugas, pasukan, projek, atau maklumat fail yang mereka tahu mereka perlu sekali lagi). Hasil carian anda akan muncul di tetingkap tengah. Klik bintang di sebelah kiri tajuk halaman sahaja dan ia akan disimpan ke bar carian kiri anda. Daripada mencari perasaan mereka untuk mengingati parameter tepat yang sama pada masa yang akan datang, mereka memerlukan data projek yang tepat, maklumat itu tepat di papan pemuka mereka.
4. Projek yang Tidak Ditugaskan = Alat Pertubuhan Mental
Tugas boleh ditugaskan di Asana tetapi projek tidak boleh, walaupun anda boleh mengehadkan siapa yang melihat projek. Sebelum anda membagikannya, tiada siapa yang boleh melihat projek itu tetapi anda. Bersama menggunakan pandangan kalendar Asana untuk memasukkan tarikh dan tarikh tugas projek, Sheev menyarankan untuk meninggalkan tugas yang tidak ditugaskan dalam projek swasta sebagai alat organisasi mental. Anda boleh menuliskan senarai hasrat anda tentang setiap tugas yang akan anda lakukan pada tahun hadapan, sebagai contoh, dan merentas indeks tugas-tugas tersebut satu demi satu untuk projek-projek awam apabila ia muncul dalam masa nyata. Ia satu cara untuk memastikan semua tugas anda dianjurkan dan berkongsi dengan pasukan dan jabatan lain yang anda mahu, sambil menjejaki segala yang anda sedang kerjakan. Dengan cara ini, anda boleh mengawal apabila seorang pengguna-pengurus anda, contohnya-mencari tahu mengenai tugas tertentu yang anda lakukan dan bukannya membebankan orang itu dengan banjir aktiviti yang akan datang anda.
5. Pastikan "Projek Switching" Project Handy
Perkongsian antara pasukan di Asana boleh mencabar, jadi Sheev mengesyorkan menggunakan projek awam yang kelihatan sebagai senarai tugasan merentas jabatan untuk memastikan keseluruhan ruang kerja dikemas kini pada pasukan yang berlainan. Seperti namanya Asana dapat sedikit rumit, ini bermakna projek awam di dalam pasukan yang setiap orang adalah ahli. Apabila kemajuan projek, pentadbir boleh menetapkan tugas yang berbeza dalam senarai kepada pelbagai jabatan atau pengguna. Dengan cara ini, semua orang tahu apa yang mereka tanggung dan pasukan mana yang berkongsi beban kerja pada setiap tugas yang diberikan.
6. Template, Backup, dan Onboarding
Salah satu ciri terbaru Asana adalah keupayaan mengklon tugas di seluruh pasukan dengan memberikan salinan. Dengan hanya mengklik ke kanan tugas dan memilih Menetapkan Salin, pengguna Asana pada dasarnya boleh membuat template daripada tugas itu tanpa menggunakan arahan pendua. Selepas menyerahkan salinan kepada ahli pasukan lain, anda secara automatik ditambah sebagai pengikut pada tugas itu juga, yang merupakan cara semula jadi untuk menjaga pengurus dalam gelung. Klik bidang Tugaskan dan kemudian klik pada ikon orang di dalam kotak di sebelah kanan sahaja. Seterusnya, masukkan beberapa nama dan tugas akan disalin dan diberikan kepada berbilang orang.
Menggunakan arahan pendua itu sendiri adalah cara yang baik untuk membuat sandaran data projek anda, walaupun. Asana merangkumi log perubahan asas di bahagian bawah tugas atau projek tetapi, untuk aliran kerja yang berbilang ahli atau pasukan mengubahsuai, adalah idea yang baik untuk menggunakan ciri kloning untuk membuat templat dalam projek tersembunyi sekiranya sesuatu yang kritikal akan dihapuskan atau ditulis semula. Setiap halaman di Asana juga mempunyai URL tersuai, jadi mudah untuk mengambil template yang dikunci dan kongsi jika anda perlu. Untuk meniru tugas secara manual, klik butang Limpahan di sudut kiri sebelah kiri tugas, kemudian klik pendua. Anda boleh memilih apa sahaja bidang yang ingin anda dobol dalam proses tersebut.
Template juga merupakan alat yang baik untuk onboarding. Mencipta siri templat yang disusun dapat membantu mendapatkan pekerja baru yang terperangkap mengenai cara menggunakan platform dan beban projek apa yang diperlukan dengan menavigasi secara tepat apa proses aliran kerja tim mereka. Dikombinasikan dengan lawatan interaktif Asana menambahkan dalam pembebasan utama terkini, tugas klon atau senarai projek bertindak sebagai satu siri titik peluru untuk mendapatkan pemula sehingga mempercepat.
7. Pemberian Pelbagai
Sheev's best helah untuk menjaga projek-projek yang bergerak jika tugas atau pasukan terhenti adalah, sekali lagi, untuk menggunakan cross-indexing. Ini membolehkan para pengurus memecah projek menjadi beberapa bahagian, termasuk subtask, dan menggerakkan sesuatu di sekeliling untuk mengekalkan projek yang menggembirakan-membolehkan banyak pasukan bekerja secara selari tanpa terikat kepada kemajuan linear.
Asana tidak berbuat baik kepada seseorang yang cuba memberikan tugas kepada beberapa pengguna-berdasarkan pemikiran bahawa ia mengurangkan akauntabiliti dengan menyebarkan tanggungjawab. Walau bagaimanapun, Sheev mendapat tipuan untuk mengelilinginya. Apabila melihat projek yang ingin anda berikan kepada lebih daripada satu pengguna, anda boleh menyerahkan tugasan sendiri, kemudian menduplikasinya dengan tugas tambahan atau subtask yang diberikan kepada ahli pasukan yang berlainan. Ini teknik Asana mungkin dianggap tidak semestinya, tetapi ia dapat membantu mendapatkan satu projek terhenti bergerak lagi dengan mengalokasikan tenaga kerja dengan lebih cekap.
