Dapatkan teratur: 6 petua untuk memulakan pengurusan projek

Pengurusan projek adalah tugas yang sukar. Pasukan dan organisasi cuba untuk bekerja lebih kerap, dan selalunya itu bermakna menghapuskan peranan seorang pengurus projek yang berdedikasi. Walaupun masih mungkin untuk memperolehi ijazah lanjutan dalam subjek, ia bukan sesuatu yang luar biasa bagi orang yang tidak mempunyai pengalaman untuk mendapati diri mereka memainkan peranan sebagai pengurus projek, selalunya di atas tugas rasmi mereka. Walaupun ini boleh menjadi pengalaman yang luar biasa, ada begitu banyak perisian yang berkuasa untuk pengurusan projek di pasaran bahawa satu projek kecil atau dua mungkin tidak memerlukan pengurus projek sama sekali.

Jika anda tidak mempunyai banyak pengalaman menguruskan projek, berikut adalah beberapa petunjuk untuk memulakan anda. Ramai terima kasih kepada Peter Clarkson, dahulunya Pengembangan Maestro, dan Jason Westland, Ketua Pegawai Eksekutif ProjectManager.com, untuk wawasan mereka tentang versi terdahulu artikel ini.

1. Pastikan Anda Mempunyai Projek

Sebelum anda mula cuba mengurus projek, pastikan anda mempunyai projek! Nasihat itu mungkin terdengar terlalu mudah, tetapi saya pernah mendengarnya lagi dari pengurus projek pakar.

Projek adalah satu set tugas yang mempunyai tarikh mula, tarikh tamat, dan dihantar. Penyerahan adalah apa-apa yang dihantar pada akhir kerja, seperti produk fizikal atau laman web berfungsi. Membina rumah adalah projek. Merancang semula tapak web (seperti yang digariskan dalam skrin dari ProofHub, di bawah) adalah projek. Sekiranya anda dapat secara teori menyerahkan semua tugasan projek kepada orang lain dan pada menerima sesuatu kembali dari orang itu, itu satu projek.

Kadang-kadang orang membingungkan kerja yang sedang berjalan dengan projek-projek, jadi biarlah saya memberikan beberapa contoh kerja yang sedang berjalan untuk menjelaskannya. Menulis kandungan baru untuk laman web setiap minggu adalah kerja yang berterusan, walaupun anda dapat melihat pengeluaran satu salinan tunggal sebagai projek kecilnya sendiri. Menyediakan sokongan penyelenggaraan untuk kod dengan tetap menetapkannya adalah kerja yang sedang berjalan. Menjawab e-mel pelanggan atau panggilan telefon adalah kerja yang berterusan.

2. Mempunyai Tempoh Penemuan

Sebelum menendang sesuatu projek, sesetengah orang mengesyorkan apa yang dipanggil penemuan. Penemuan pengurusan projek adalah berbeza daripada penemuan dalam arti undang-undang. Untuk tujuan kami, ia adalah tempoh masa apabila orang yang meminta projek meneroka apa yang mereka mahu lakukan atau mengapa dan mengapa. Ia boleh menjadi suatu mesyuarat, satu siri mesyuarat, atau satu tempoh masa terbuka untuk pemikiran dan penerokaan percuma.

Berikut adalah beberapa soalan untuk diterokai semasa anda sedang ditemui.

• Apakah projek yang akan menjadi? Bagaimana spesifik boleh anda dapat menentukannya?
• Apakah tujuannya?
• Apa hasil yang anda mahu?
• Sumber-sumber apa yang perlu anda ambil untuk projek ini?
• Bilakah anda perlukan produk akhir, dan tarikh akhir anda wajar diberikan sumber anda?

3. Tentukan Skop

Anda mungkin mendengar pengurus projek yang berpengalaman mengatakan ini: "Jika tidak dalam skop, ia tidak dalam projek."

Setiap projek memerlukan skop yang jelas. Skop projek mentakrifkan apa yang akan diterapkan oleh projek. Ia adalah senarai terkunci untuk semua aspek, aset, ciri, penghantaran dan butir-butir lain yang berkaitan dengan projek. Sekali ia terkunci, anda tidak boleh menambahnya. Contohnya, jika anda membina sebuah rumah, skop akan menentukan berapa banyak cerita yang akan dimiliki rumah, rakaman persegi, berapa banyak tingkap yang ada, berapa tangga, suis lampu, dan sebagainya.

Alasan projek memerlukan skop yang jelas sebelum anda memulakannya supaya tiada sesiapa yang cuba menambahkan apa-apa yang berada di luar skop sebaik projek itu dimulakan. Menambah kepada skop projek setelah ia mula melancarkan garis masa, anggaran, dan sumber yang tersedia. Jika anda terus menambah tugas ke projek, ia mungkin juga berhenti menjadi projek-ia mungkin menjadi kerja yang sedang berjalan.

Menetapkan skop boleh berlaku dalam pertemuan penemuan, atau ia mungkin hanya datang dari perbualan antara klien atau orang yang meminta projek dan calon utama atau pengurus projek.

4. Pegang Mesyuarat Kickoff

Mesyuarat kickoff adalah di mana setiap orang yang akan bekerja di projek diperkenalkan kepadanya. Pertemuan ini menetapkan nada untuk kerja-kerja di hadapan dan memastikan semua orang di pasukan projek mempunyai maklumat yang jelas tentang apa yang mereka akan lakukan dan mengapa.

Perhatikan bagaimana memegang pertemuan kickoff tidak dekat dengan perkara pertama yang anda lakukan semasa menguruskan projek! Kerana kickoff membantu mendapatkan semua orang di laman yang sama, anda ingin memastikan anda mempunyai pemahaman yang jelas mengenai projek dan skop supaya anda menyampaikannya kepada orang lain dengan keyakinan.

Semasa mesyuarat kickoff, ketua projek harus menentukan sekurang-kurangnya empat perkara ini:

• Skop projek,
• Pemain dan peranan mereka,
• Deliverables, dan
• Pencapaian.

Kami sudah membincangkan skop projek. Bagi pemain dan peranan mereka, ketua projek akan memperkenalkan pasukan yang berbeza dan penyumbang kepada satu sama lain. Di samping itu, mesyuarat kickoff adalah masa yang ideal untuk membincangkan hierarki, iaitu, yang melaporkan kepada siapa dan yang menandatangani kerja.

Perbincangan mengenai keberhasilan akan bertindih dengan perbincangan hierarki kerana anda harus menjawab soalan, "Siapa yang akan menerima setiap penyerahan?"

Pencapaian (seperti yang ditunjukkan dalam Projek Kerja Kerja Projek Pengurusan Pilihan Editor, di atas) adalah titik dalam projek yang menunjukkan kemajuan yang jelas ke arah matlamat akhir. Apabila membina rumah, titik apabila anda mempunyai asas yang dituangkan dan ditetapkan mungkin menjadi tonggak. Apabila anda mempunyai bingkai di tempat, itu satu lagi peristiwa penting. Pada masa mesyuarat kickoff, anda perlu tahu apa yang menjadi tonggak projek walaupun anda tidak mempunyai tarikh yang dikunci untuk mereka lagi. Kadang-kala, anda memerlukan pakar pasukan lain, seperti pengetua pengaturcaraan atau petunjuk reka bentuk, untuk membantu memikirkan betul-betul apabila tonggak tersebut harus jatuh. Sukar untuk pergi ke pertemuan kickoff dengan idea kasar mengenai tarikh akhir tonggak anda, tetapi berikan setiap pasukan memimpin peluang untuk menimbang dan membuat penyesuaian kepada mereka.

5. Memaparkan Deadline Projek Anda

Terdahulu, kami bercakap tentang bagaimana setiap projek mempunyai tarikh mula dan tarikh akhir. Kickoff ini boleh menjadi tarikh permulaan rasmi anda. Tarikh tamat harus menandakan penutupan akhir mutlak bagi semua kerja. Tiada kerja pada projek itu berlaku selepas tarikh itu. Ia adalah tangan yang benar, pensil-down saat.

Sekarang bahawa anda telah mengadakan mesyuarat kickoff, semua pemain utama (seperti pengurus projek dan peneraju pasukan) boleh memikirkan peristiwa penting dan tarikh penghantaran dan plotnya ke kalendar antara tarikh mula dan tarikh akhir.

Jika anda menggunakan perisian pengurusan projek, ini adalah apabila anda akan mula menggunakannya. Letakkan semua tarikh penting anda ke dalam aplikasi. Anda juga boleh memuat naik dokumentasi lain yang telah anda buat setakat ini, seperti skop projek. Sekarang juga masa yang tepat untuk mula menjemput semua pemain untuk menyertai perisian itu juga. Apabila orang menyertai aplikasi pengurusan projek, mereka boleh menerima tugasan, mengemaskini kemajuan mereka, dan bekerjasama dengan cara lain. Contoh semua maklumat ini, dipetakan dalam carta gantt dalam TeamGantt, dapat dilihat di bawah. Untuk lebih lanjut mengenai carta Gantt, anda boleh membaca artikel saya di 5 Langkah Mudah forG Bermula Dengan Gantt Charts.

6. Tetapkan Harapan untuk Komunikasi

Kedua-duanya selepas mesyuarat kickoff dan sepanjang projek ini, penting untuk mengekalkan komunikasi terbuka. Sama ada kumpulan anda mempunyai pengurus projek sepenuh masa atau tidak, siapa pun titik utama hubungan untuk projek itu perlu menjadi orang yang menggalakkan dan memudahkan komunikasi. Ia bukan satu idea yang tidak baik untuk mengadakan satu lagi pertemuan tangan sebelum projek itu selesai sehingga orang dapat menanyakan apa-apa soalan yang ada.

Tetapkan harapan untuk komunikasi awal. Adakah pasukan akan mengemukakan kemas kini mingguan mengenai kemajuan pasukan mereka? Berapa banyak mesyuarat semua tangan yang anda akan buat selama projek itu-kadang-kadang mereka tidak perlu sama sekali; apakah projek anda perlu? Selalunya, pasukan yang lebih kecil dalam projek, seperti pasukan reka bentuk atau pasukan pengaturcaraan, telah mengadakan mesyuarat daftar masuk yang berulang di mana semua orang mengulangi apa yang mereka lakukan baru-baru ini dan menimbulkan sebarang masalah yang berpotensi. Semakin banyak orang memberi suara kepada masalah yang berpotensi awal, peluang semua orang lebih baik adalah menggagalkan mereka atau mengatasi mereka.

Bergerak ke Hadapan

Berbekalkan petua ini untuk bermula, kini anda boleh menggali daging projek itu. Perisian pengurusan projek berjalan jauh untuk membantu semua orang yang terlibat dalam projek terkini untuk kemajuannya. Ia juga memerlukan banyak interaksi manusia, bagaimanapun, dan lebih jelas mengenai projek dan butirannya yang mungkin.