6 Petua buku kecil rahsia untuk smbs

Ia dahulu perniagaan kecil dan operasi baru boleh menghadapi masalah mencari platform perisian perniagaan kecil yang sesuai yang tidak memecahkan bank. Tidak lagi. Landskap perisian hari ini menawarkan pelbagai penyelesaian hebat yang disampaikan melalui awan dan bertujuan untuk semua orang dari syarikat-syarikat kecil hingga platform perakaunan perusahaan. Walaupun di kalangan landskap vendor yang besar ini, beberapa platform menonjol, dan untuk perniagaan kecil, satu seperti Freshbooks.

Terdapat banyak perkara yang perlu disukai mengenai FreshBooks, dari segi perbelanjaan dan ciri penjejakan masa kepada pelaporan kewangan yang mendalam dan senarai panjang tambahan dan pengintegrasian. Tetapi platform itu juga mempunyai banyak ciri tersembunyi dan pilihan untuk meningkatkan pengalaman perniagaan dan pelanggan. Berikut adalah enam tips dan trik yang paling berguna untuk memudahkan penyusunan semula, meningkatkan penjagaan pelanggan, pembayaran proses, dan perbelanjaan trek agar anda dapat memanfaatkan sepenuhnya pelaburan FreshBooks perniagaan anda.

1. Pembayaran yang tidak menyakitkan

Bagi pemilik tunggal dan pemilik perniagaan kecil dan menengah (SMB), khususnya dalam industri perkhidmatan, membuat pembayaran dalam talian dan mengintegrasikannya dengan perisian pengebilan boleh menjadi usaha menarik rambut. Satu perkara yang tidak diketahui oleh SMB adalah bahawa FreshBooks menawarkan pengalaman pembayaran yang direka bentuk semula khusus untuk SMB.

FreshBooks menerima pembayaran melalui kad kredit serta gerbang pembayaran dalam talian seperti perisian PayPal dan point-of-sale (POS), termasuk Stripe. Pengalaman pembayaran FreshBooks membolehkan perniagaan menerima pembayaran kad kredit dan pelanggan untuk membayar invois segera, secara automatik mengimport yuran transaksi pembayaran sebagai perbelanjaan untuk menjimatkan masa, dan termasuk fungsi auto-billing percuma. Pada halaman Invois Baru, periksa kotak FreshBooks di bahagian Bayaran Dalam Talian yang, apabila dipilih, membolehkan pengguna perniagaan melihat status pembayaran secara langsung di papan pemuka akaun; ia juga memberi pelanggan pilihan Pay Now dalam e-mel invois yang membawa kepada halaman Pembayaran Selamat. Sekiranya perniagaan anda dibina dengan transaksi mudah tanpa struktur pengebilan yang rumit, periksa kotak pembayaran FreshBooks dan luncurkan semua borang persediaan.

2. Menanam COGS

Untuk perniagaan berasaskan perkhidmatan dan peruncit dalam talian atau laman web e-dagang yang banyak menjual produk, tidak ada perbelanjaan perakaunan yang lebih penting untuk dijejaki daripada Cost of Goods Sold (COGS) atau nilai bawaan barang yang dijual dalam tempoh kewangan tertentu. Jika anda perlu menandakan perbelanjaan atau kategori keuntungan dan kerugian dalam FreshBooks sebagai COGS, ia boleh bererti apa-apa dari yuran akaun pedagang dan penjenamaan khusus yang dibeli untuk pelanggan, untuk bekalan atau perkhidmatan untuk produk fizikal, dan kos penghantaran pesanan.

Untuk bertengkar dan log semua COGS yang bergerak di FreshBooks, pergi ke bahagian Keuntungan dan Kerugian perbelanjaan anda dan edit kategori perbelanjaan untuk memilih jenis perbelanjaan COGS caj yang diberikan. Pilihan termasuk pengiklanan, kontraktor, faedah pekerja, perbelanjaan pejabat dan pos, perkhidmatan profesional, perjalanan, dan banyak kategori lain. Di bawah kategori utama, anda juga boleh membuat dan menyemak subkategori perbelanjaan COGS. Menambah kategori perbelanjaan juga mudah; cukup klik Edit dalam senarai perbelanjaan, buka menu lungsur Kategori, dan namakan kategori atau subkategori baru dalam bahasa yang mesra cukai.

3. Membuka Bantuan Meja dan Pengurusan Projek

Platform perakaunan awan tidak lagi hanya platform perakaunan awan lagi. Untuk semua FreshBooks boleh dilakukan dengan invois, penjejakan perbelanjaan, pelaporan kewangan, cukai, dan banyak lagi, ia juga termasuk fungsi halus untuk membuat dan memenuhi item, projek, dan tugas serta sistem sokongan pelanggan terbina dalam. Trik yang berguna untuk menjaga perkara-perkara yang dianjurkan dan membuat anggaran dan invois lebih mudah adalah untuk menetapkan item harga dalam FreshBooks. Fungsi pengurusan projek semacam ini memudahkan aliran kerja pengebilan dengan membuat item dan tugas untuk memasukkan terus ke invois atau melaporkan pada nilai tetap.

Untuk mula mengambil kesempatan daripada meja bantuan terbina dalam FreshBooks, pergi ke Pengaturan dan Kebenaran dan aktifkan tetapan Pengurusan Klien dan Pentadbiran Tiket. Ini membolehkan pengguna perniagaan untuk menguruskan tiket secara langsung di FreshBooks, dan berurusan dengan permintaan dan isu-isu pelanggan ketika mereka muncul dari dalam aplikasi-tanpa harus berinteraksi dengan platform meja bantuan yang berasingan.

4. Bagaimana untuk memastikan semuanya disegerakkan

Kesalahan penyegerakan adalah ancaman dari banyak pengguna FreshBooks. Terutama jika anda menyambungkan FreshBooks ke dalam aplikasi lain, isu penyelarasan seringkali dapat menyebabkan duplikasi data atau kehilangan fail dan kenalan, terutamanya apabila anda mendapat simpan kira. FreshBooks mempunyai keupayaan penjejakan masa dan keupayaan invois teratas tetapi, jika anda mendapatkan aplikasi lain yang terlibat untuk simpan kira atau untuk interfacing terus dengan laman web e-dagang seperti Amazon atau eBay, perubahan dalam satu aplikasi tidak selalu membuatnya kepada yang lain.

Walaupun tidak ada apa-apa yang boleh anda lakukan di FreshBooks untuk menghalang isu penyegerakan dalam aplikasi lain, cara yang paling mudah dan paling komprehensif untuk menampung pangkalan anda adalah untuk membuat laporan pendapatan dan penghasilan di setiap aplikasi. Merujuk silang jumlah tersebut, bersama-sama dengan membuat senarai semak bulanan bagi diri sendiri dan pelanggan anda untuk semakan, akan memberi anda cara mudah untuk memastikan bahawa jumlahnya sepadan dan membina dalam beberapa redundansi dalam kes ralat segerak, sama ada yang hilang atau invois mal-diselaraskan atau item pembayaran yang tidak ditambah.

5. Menyesuaikan, Menyesuaikan, Menyesuaikan

FreshBooks termasuk satu tan penyesuaian terbina dalam, pemformatan, dan pilihan template yang banyak perniagaan tidak memanfaatkan sepenuhnya. Luangkan masa untuk memperbaiki dan menyesuaikan pengalaman pelanggan anda. Dalam Pilihan Persediaan, klik halaman Warna & Logos untuk menukar warna menu ke skema warna syarikat anda dan muat naik logo syarikat anda. Pelanggan harus merasa seolah-olah mereka log masuk ke laman web perakaunan dalam talian syarikat anda, bukan FreshBooks '.

Dalam Templat, anda boleh memilih cara invois anda melihat dan menyesuaikan tajuk invois, anggaran, dan tajuk kredit dengan pilihan untuk menunjukkan stub pembayaran untuk pelanggan yang mencetak invois mereka. Anda juga boleh menyesuaikan e-mel yang diterima pelanggan apabila invois dihantar, jadi luangkan masa untuk membuat subjek tersendiri dan badan e-mel kepada klien.

Akhir sekali, pada halaman Tetapan Pelbagai, anda boleh mendayakan pautan invois e-mel langsung, memutuskan berapa banyak baris yang anda mahu muncul pada invois, unclick pilihan Branding FreshBooks untuk menyingkirkan logo dan skema warna mereka yang memihak kepada anda sendiri, dan tambah loceng dan peluit lain seperti teks di bawah logo dan mesej selamat datang pop timbul untuk apabila pelanggan melihat halaman mereka. FreshBooks menawarkan pengalaman pelanggan yang lebih visual daripada kebanyakan platform perakaunan dalam talian yang lain jadi jangan membuang yuran langganan bulanan anda dengan hanya menggaru permukaan apa yang dapat dilakukannya.

6. Mempunyai FreshBooks Reach Out untuk Deadbeats

Setiap perniagaan mempunyai bahagian pelanggan yang tidak pernah membayar invoisnya pada masa - atau mungkin juga. Ini adalah masalah bagi mana-mana organisasi, tetapi terutamanya bagi perniagaan kecil dan pemula yang bukan sahaja memerlukan wang mereka tepat pada waktunya, mereka mungkin juga kekurangan dana tambahan untuk mengupah biro kredit untuk mengejar deadbeats ini. Nasib baik, jika anda berada dalam keadaan ini, FreshBook telah dilindungi. Cukup klik pada seksyen template e-mel dan anda akan menemui beberapa templat berguna yang boleh anda sediakan, termasuk e-mel lewat pembayaran yang dapat dimulakan secara automatik jika pelanggan terlambat atau pada beberapa jadual lain yang dapat anda sediakan sendiri.