Dapatkan teratur: 5 aplikasi yang anda perlukan untuk pergi tanpa kertas

Pergi tanpa kertas tidak perlu sukar, terutamanya jika anda tahu alat apa yang boleh membantu anda melakukannya. Jika anda cuba menyerahkan kertas sepenuhnya, terdapat sekurang-kurangnya lima alat yang anda perlukan untuk membuatnya berfungsi.

Di mana dalam hidup anda anda masih menggunakan kertas? Mungkin anda menyimpan senarai tugasan anda dalam buku nota atau mungkin anda mempunyai timbunan dokumen yang anda perlukan untuk menandatangani dakwat. Anda boleh menghapuskan hampir semua kertas dalam hidup anda apabila anda mempunyai lima alat berikut:

1. aplikasi senarai tugasan,
2. aplikasi pengimbasan,
3. perkhidmatan penyegerakan fail,
4. alat e-tandatangan, dan
5. perkhidmatan penghantaran dokumen.

Mari lihat lebih dekat pada setiap alat ini dan apa yang mereka lakukan. Saya juga memberi cadangan untuk aplikasi tertentu yang boleh anda gunakan untuk membantu anda memulakannya.

1. Senarai Senarai Keupayaan

Saya tidak akan mengetuk jari saya pada seseorang yang menggunakan senarai tugasan kertas jika mereka mendapati ia berfungsi untuk mereka. Jika anda cuba untuk tidak menggunakan kertas, bagaimanapun, salah satu tempat terbaik untuk bermula adalah dengan memindahkan semua tugas dan senarai anda ke aplikasi.

Apl senarai terbaik untuk kerja adalah lebih cekap daripada senarai kertas. Dengan kertas, anda terjebak dengan salib, dan anda tidak boleh menyusun semula tugas dengan mudah apabila perubahan keutamaan anda berubah. Anda juga tidak boleh memberikan tugasan kepada orang lain dan mendapatkan isyarat sebaik sahaja mereka menyelesaikannya.

Dengan apl senarai untuk tugasan, anda mendapat peringatan tentang tarikh bayaran yang akan datang, pemberitahuan apabila orang lain menyelesaikan tugas, keupayaan untuk menyusun semula senarai anda pada bila-bila masa, dan banyak faedah lain. Tiga pilihan utama saya di kalangan senarai aplikasinya ialah:

• Todoist Premium
• Asana (ditunjukkan di atas)
• Any.do

Jika anda cuba mencari kertas tanpa kertas, anda perlu mencari aplikasi senarai tugasan yang berfungsi untuk anda dan melekatkannya selama beberapa minggu.

Mulakan dengan membuat tiga kategori senarai: kerja, peribadi, dan isi rumah. Anda boleh mengubahnya kemudian jika mereka tidak sesuai dengan keperluan anda. Dalam bahagian kerja anda, tulis tugas di tempat kerja yang anda mesti selesaikan minggu ini. Dalam senarai peribadi anda, tuliskan apa sahaja yang anda perlukan untuk dilakukan, seperti menghantar kad terima kasih atau menjadualkan pelantikan potongan rambut. Gunakan bahagian rumah anda untuk memulakan senarai membeli-belah.

Itu banyak untuk memulakan anda. Semasa anda menggunakan aplikasi tugasan anda, anda akan mengetahui strategi apa yang paling sesuai untuk anda ketika datang ke senarai penganjur, membuat peringatan, dan memberikan tugas kepada orang lain. Untuk beberapa minggu pertama, bagaimanapun, adalah yang terbaik untuk memastikan senarai anda pendek dan mudah. Menggunakan aplikasi senarai untuk buat kali pertama adalah seperti mengamalkan tabiat baru; jika ia terlalu rumit, anda mungkin tidak melekatinya. Sebaik sahaja anda benar-benar mendapat kebiasaan, anda boleh mula menyempurnakan strategi senarai tugasan anda.

2. Mengimbas App

Aplikasi imbasan tidak ternilai untuk mengubah dokumen kertas penting ke dalam fail digital. Apabila anda mendigitalkan dokumen, anda membuat salinan sandarannya, yang bermaksud anda boleh mencincang atau mengitar semula asal-usul, atau failkannya dengan selamat. Beberapa perkara yang mungkin anda mahu mendigitalkan ialah pemfailan cukai kertas, dokumen pengenalan, sijil rasmi (seperti kelahiran, kematian, perkahwinan, atau diploma), waranti dan resit, resipi, dan juga dokumen bukan kertas, seperti butiran dan arahan dicetak di bahagian bawah penghala wifi rumah anda.

Mengimbas apl menghidupkan kamera telefon anda ke dalam pengimbas. Walaupun anda boleh menggunakan mana-mana pencetak dengan pengimbas untuk mendigitalkan dokumen, aplikasi pengimbasan mudah alih adalah lebih mudah, belum lagi, mudah alih. Anda boleh mengambil gambar apa-apa di mana-mana sahaja.

Aplikasi pengimbasan terbaik mengesan bukan sahaja tepi item yang anda imbas tetapi juga apa jenis item itu, sama ada halaman dari buku atau kad perniagaan. Yang terbaik juga termasuk teknologi pengecaman aksara optik (OCR) supaya dalam masa satu minit atau lebih untuk mengimbas dokumen, anda boleh menyalin dan menyisipkan teks itu. Aplikasi pengimbasan yang baik juga harus dapat menyusun beberapa halaman ke dalam satu fail.

Dua aplikasi pengimbasan yang memenuhi semua keperluan tersebut dan tersedia untuk kedua-dua Android dan iOS adalah:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (langganan dari $ 9.99 setahun atau $ 59.99 untuk memilikinya secara langsung) dan
• Scanbot Pro ($ 6.99).

3. Alat E-Signature

Sekiranya anda tidak mempunyai kertas, anda perlu menandatangani dokumen tanpa mencetaknya. Tidak ada sebab untuk mencetak dan menandatangani sekeping kertas yang seseorang menghantar anda secara elektronik. Anda harus dapat menandatangani kebanyakan dokumen secara digital, dengan sangat sedikit pengecualian. Untuk melakukannya, anda memerlukan aplikasi yang membolehkan anda membuat tandatangan digital dan menggunakannya pada fail.

Beberapa contoh perisian yang termasuk alat e-tandatangan adalah:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, dan
• Pratonton untuk macOS (ditunjukkan di atas).

Untuk memulakan, anda mesti membuat tandatangan pertama, yang selalunya merupakan bahagian yang paling sukar kerana tanda tangan cenderung kelihatan ceroboh ketika dibuat dengan tetikus, jari dan skrin sentuh, atau stylus. Berita baiknya ialah anda hanya perlu melakukan langkah ini sekali. Selepas anda membuat dan menyimpan tandatangan, anda boleh menggunakannya lagi dan lagi. Untuk maklumat lanjut tentang dua kaedah yang paling popular, anda boleh mendapatkan lebih banyak butiran mengenai kisah PCMag tentang bagaimana untuk menandatangani PDF menggunakan Acrobat Reader dan bagaimana untuk Memasukkan PDF dalam paparan macOS.

Jika anda mendapati diri anda bergelut untuk menandakan nama anda dengan tetikus, jari, atau stylus, periksa apakah ada pilihan untuk mengambil gambar tanda tangan penanda dan kertas yang kemudian anda boleh muat naik.

4. Perkhidmatan Penyegerakan Fail

Perkhidmatan penyegerakan fail menjadikan semua dokumen anda tersedia kepada anda tidak kira apa peranti anda berada di tangan. Berikut ialah contoh bagaimana perkhidmatan penyegerakan fail tidak diperlukan: Saya berada di lapangan terbang beberapa tahun yang lalu memohon Penyertaan Global. Pewawancara saya meminta saya untuk membuktikan alamat emel. Ia bukan pada lesen pemandu saya, dan saya tidak membawa surat dengan saya untuk menunjukkan kepadanya. Kemudian saya teringat bahawa saya telah mengimbas dan menyimpan dokumen hartanah yang telah dihantar kepada saya di alamat yang saya perlukan. Saya membuka aplikasi mudah alih perkhidmatan penyegerakan fail saya dan menarik dokumen untuk menunjukkan pewawancara. Dia berpuas hati, dan saya mendapat Kemasukan Global saya.

Tiga daripada perkhidmatan penyegerakan fail yang paling terkenal-dan saya tidak teragak-agak untuk mengesyorkan mana-mana daripada mereka-adalah:

• Kotak,
• Dropbox, dan
• Google Drive.

Banyak program penyegerakan fail membolehkan anda menyimpan salinan luar talian dokumen ke peranti anda, yang juga berguna untuk apa-apa yang anda perlukan dalam semi-kecemasan, seperti sijil insurans, ID, atau nama dan nombor telefon di dalam pokok telefon.

Beberapa perkhidmatan penyegerakan fail yang terbaik juga mempunyai alat perkongsian dokumen, yang boleh kami masuk ke dalam seterusnya.

5. Alat Perkongsian Dokumen

Cara yang biasa untuk menghantar dokumen digital adalah melampirkannya ke e-mel. Pilihan itu tidak selalu sesuai, bagaimanapun, kerana anda tidak boleh selalu memberitahu kapan atau jika penerima mendapatnya. (Anda boleh menggunakan resit baca, tetapi hanya berfungsi jika penerima tidak menyekat atau menolaknya.) Satu lagi masalah dengan e-mel adalah bahawa beberapa fail terlalu besar, atau program e-mel anda secara automatik menaikkan kualiti asal.

Cara alternatif untuk menghantar dokumen digital adalah untuk berkongsi mereka melalui beberapa perkhidmatan berasaskan awan yang lain. Perkhidmatan penyegerakan fail, seperti yang disebutkan dalam bahagian sebelumnya, biasanya membiarkan anda berkongsi fail dengan menjana pautan kepadanya agar anda boleh menghantar bagaimanapun anda suka. Perkhidmatan storan awan (banyak yang kini tidak dapat dibezakan daripada perkhidmatan penyegerakan fail) biasanya mempunyai mereka juga.

Lazimnya, anda meletakkan fail yang anda ingin kongsi ke dalam folder dalam aplikasi penyegerakan atau aplikasi awan dan klik kanan untuk mendapatkan pautan yang boleh anda kongsikan. Dari pautan itu, penerima boleh memuat turun fail. Bergantung kepada perkhidmatan yang anda ada, anda mungkin mempunyai pilihan untuk melihat masa atau berapa kerap orang memuat turun fail tersebut. Sesetengah perkhidmatan, termasuk Dropbox, bahkan membolehkan anda membuat tarikh luput untuk akses.

Lihatlah, Mula Hari Ini

Salah satu nasihat akhir tentang pergi tanpa kertas adalah bermula hari ini dan melihat ke depan dan bukannya mundur. Apa yang saya maksudkan dengan itu tidak boleh digantungkan pada mendigitalkan apa-apa tunggakan kertas yang anda miliki. Sebaliknya, pakai beberapa aplikasi yang akan membantu anda menjadi kertas tanpa bermula sekarang , dan anda boleh maju ke hadapan dengan tabiat baru anda.