Video: 10 Best Project Management Tools for Teams in 2019 (November 2024)
Wrike adalah antara pilihan terbaik untuk perniagaan yang perlu berputar platform pengurusan projek dengan cepat. Pentadbir dan ketua pasukan yang menguruskan pasukan, tugas dan projek adalah multitasking, dan Wrike cemerlang dalam membantu mereka menyesuaikan semua maklumat itu sambil memastikan tugas-tugas yang teratur dan aliran kerja projek bergerak. Berikut adalah 10 ciri, alat, dan trik Wrike yang tersembunyi untuk membuat pengurusan pelbagai projek sebagai telus dan bebas stres yang mungkin.
1. Alur kerja Custom
Salah satu penambahan ciri terbesar Wrik pada tahun 2015 adalah aliran kerja tersuai, yang membolehkan pentadbir akaun mengubah suai kerja lalai untuk menamakan semula atau mencetuskan status dan mewujudkan aliran kerja tambahan untuk pasukan tertentu. Aliran kerja tersuai ini memberikan lebih banyak arti kontekstual untuk folder, projek, dan pasukan tertentu, terutamanya apabila dijatuhkan ke papan pemuka yang dibahagikan kepada peringkat yang berlainan. Untuk pentadbir projek atau ketua pasukan terutamanya, melihat alur kerja dipecah menjadi lajur seperti Diluluskan, Dalam Kemajuan, Dalam Semakan, dan sebagainya, membuat gambaran keseluruhan dan proses pengurusan lebih mudah apabila membocorkan antara banyak folder dan tugas.
Aliran kerja tersuai sendiri adalah warna yang diselaraskan secara berperingkat seperti dengan aliran kerja yang normal, memecah tugas aktif, dibatalkan, selesai, atau terus menerus dalam alur kerja. Pada masa yang sama, anda boleh menambah alur kerja tersuai yang duduk selari di papan pemuka yang menunjukkan peringkat berkaitan tertentu dalam reka bentuk, pembangunan, atau pasukan pemasaran, contohnya, dengan peratusan penyelesaian dalam aliran kerja lain di sebelahnya. Jika perniagaan anda muncul untuk akaun Enterprise Wrike, ambil kesempatan daripada aliran kerja tersuai yang diurus dari papan pemuka pusat anda.
2. Folder, Folder, dan Folder Lagi
Folder boleh dikatakan alat-alat organisasi yang paling terkenal di mana-mana. Platform ini mempunyai pelbagai jenis folder untuk segala-galanya, masing-masing dengan satu set permulaan yang berbeza dan reka bentuk yang disesuaikan untuk membuat kabinet fail pengurusan projek intuitif. Pertama, penting untuk mengemas bahagian Maklumat dalam setiap folder dengan seberapa banyak butiran mengenai matlamat projek, ahli pasukan, maklumat hubungan pasukan, dan kemajuan dalam tugas yang berbeza. Wrics rekabentuk folder boleh dengan mudah dipindah dari pasukan ke pasukan, dan lebih banyak maklumat yang anda letakkan di sampul, kurang digali pengguna berikutnya akan perlu lakukan.
Apabila ia datang ke folder sendiri, anda boleh memecahkannya ke dalam pelbagai jenis untuk kes penggunaan tertentu. Untuk menjimatkan masa pada pengurusan tugas, organisasi boleh membuat folder pecut di mana pasukan menjatuhkan pelbagai tugas untuk memastikan setiap orang dikemas kini dalam kemajuan projek. Untuk e-mel bentuk, pasukan sokongan boleh membuat folder Templat dari mana untuk menarik respon yang konsisten semasa interaksi pelanggan. Terdapat juga folder peribadi untuk isu sumber manusia (HR) yang sensitif atau hanya satu folder yang ditetapkan untuk kebenaran "Hanya untuk Anda" untuk digunakan sebagai alat organisasi berbutiran. Akhir sekali, pasukan boleh menggunakan Subfolder untuk berkongsi maklumat projek di luar Wrike pada rentang tarikh tertentu, dieksport sebagai carta Gantt atau fail Microsoft Excel.
3. Laporan Masa Nyata
Satu lagi ciri baru ialah Wrike Reports, yang secara automatik menghasilkan laporan penglihatan masa nyata status dan kemajuan projek, dengan fungsi satu klik dari papan pemuka Wrike. Dalam tab Laporan, pentadbir projek atau ketua pasukan boleh memilih projek atau tugas tertentu, membuat keputusan dari mana pasukan untuk menarik data, tambah penapis (seperti pemilik projek, status, atau tarikh permulaan / selesai / penciptaan), dan menghasilkan sama ada bar atau graf jadual. Laporan jenis ini berguna untuk kemas kini kemajuan harian atau mingguan tetapi juga boleh disesuaikan untuk menunjukkan metrik seperti aktiviti pasukan dan prestasi. Visualisasi data tidak mewah tetapi mereka boleh dibuat dengan cepat menggunakan data yang paling relevan.
4. Teg Semuanya
Pengguna yang mencipta dapat membuat tag tanpa had untuk folder dan tugas; mereka bekerja sama dengan tag cepat yang dijumpai dalam alat kerjasama seperti Evernote Business di mana tag berfungsi bukan sahaja sebagai alat organisasi tetapi untuk mengaitkan elemen projek dan dokumen yang berbeza bersama-sama. Anda boleh menanda tugas dengan beberapa folder yang relevan hanya dengan menyeret dan menjatuhkannya ke dalam folder, menandakan tugas sebagai berkaitan dengan setiap folder tanpa menduplikasinya. Wrike menjejak semua tag yang berubah yang dikaitkan dengan tugas, jadi ini juga membantu memetakan status tugas dari masa ke masa, merentasi projek dan pasukan yang berbeza yang berkaitan dengannya.
5. Susun melalui Backlog Tugas
Penyisihan tugas adalah bahagian yang semulajadi dalam menguruskan alur kerja projek tetapi, apabila memberi keutamaan, mudah untuk membiarkan terlalu banyak tugasan slaid ke dalam seksyen Backlog, mengambil lebih banyak garis masa Wrike anda. Oleh itu, dalam folder, tugasan disenaraikan secara kronologi atau mengikut apa-apa perintah tersuai yang anda telah mengisikannya. Wrike membolehkan anda menyusun tugas dengan keutamaan, tarikh, status, dan tajuk. Untuk memaksa pasukan anda untuk mengatasi tugas tertahan, tetapkan folder ke keutamaan, kemudian seret dan lepaskan tugas-tugas tertundanya ke dalam perintah yang anda mahu periksa. Menyusun mengikut tarikh, status, atau tajuk yang mengutamakan keutamaan, memelihara tugas-tugas yang diletakkan di depan dan pusat sehingga anda memecahkannya.
6. Mengintegrasikan dan Mengotomatikkan
Wrike terus menambah integrasi baru menerusi aplikasi Software-as-a-Service (SaaS) yang berbeza termasuk suite pejabat Google dan pejabat Microsoft, perkhidmatan penyimpanan cloud yang berbeza, platform pemasaran dan bantuan, alat ukur dalam talian (seperti SurveyMonkey), dan aplikasi kerjasama (seperti Slack dan Atlassian HipChat).
Ini adalah semua cara yang berguna untuk menggabungkan lebih banyak proses perniagaan tumpang tindih anda ke satu tempat, tetapi integrasi ini amat berguna untuk mengautomasikan beberapa aspek manual untuk menguruskan projek dan tugas. Wrike menggabungkan dengan kedua-dua perkhidmatan automasi bentuk Wufoo dan alat tindakan automatik Zapier, membiarkan pengguna mengotomatisasi entri projek berulang dengan permintaan projek funneling ke dalam bentuk popup Wufoo secara automatik (dilaksanakan oleh Zapier ke dalam projek baru tanpa menghantar permintaan projek secara manual atau mengisi entri projek dan tugas baru).
7. Pile Pada Templat dan Widget
Penggabungan Wufoo / Zapier sangat baik untuk mengotomatisasi aliran kerja berulang, tetapi begitu juga templat tersuai Wrike. Untuk membuat template tersuai daripada projek atau tugas yang sedia ada, klik kanan pada tugas itu dalam folder dan duplikatnya dengan tajuk baru. Ia juga membolehkan anda menyalin deskripsi dan nota yang anda sertakan bersama tugas atau projek, dan bahkan membolehkan anda menyalin pengguna yang sama jika ia merupakan pasukan tertentu yang akan menggunakan semula templat tersebut. Anda tidak perlu membuat semula projek atau tugas secara manual. Anda juga boleh membuat template berdasarkan pelbagai tugas dengan menetapkan tugas-tugas tertentu ke status "tertunda" dan mengulangi proses duplikasi. Templat adalah salah satu bidang Wrike yang benar-benar bersinar, memberikan kelebihan tugas dan produktiviti melalui penyelesaian pengurusan projek yang serupa seperti Basecamp.
Widget adalah cara lain Wrike membantu anda menjimatkan masa. Terdapat widget pra-dibina seperti Ditugaskan Kepada Saya dan Hari Ini / Minggu Ini, tetapi ciri ini lebih bernilai apabila membuat widget khusus untuk memantau projek, tugas, atau ahli-ahli tertentu. Dalam folder projek atau tugas, klik kanan pada item dan pilih Tambah ke Papan Pemuka untuk membuat widget mudah untuk menyeret dan jatuhkan ke papan pemuka seperti yang anda suka.
8. Pergi Melangkau Carian Mudah
Carian kata kunci utama Wrike adalah cepat dan berguna untuk mencari tugas atau projek yang mengandungi kata-kata tertentu, tetapi ciri carian maju platform memberikan anda mesin yang lebih berkuasa untuk mencari dalam bidang tertentu untuk mencari kata kunci dalam ulasan, deskripsi, atau tajuk. Carian lanjutan juga boleh membantu anda mencari lampiran dengan membiarkan anda mencari nama fail. Tiada butang atau pilihan khas untuk carian lanjutan; anda hanya mula menaip dalam bar carian utama (atau bar carian dalam folder tertentu) dan gunakan tanda petikan untuk menentukan medan, perkataan, atau projek untuk dilepaskan. Anda juga boleh menentukan parameter tambahan seperti menambah tanda "@me" untuk mencari hasil carian di mana anda telah disebutkan namanya.
9. Buat Email Berguna Lagi
Integrasi e-mel Wrike menjadikannya mudah untuk membuat dan mengedit tugas dari Gmail atau Microsoft Outlook pada kedua-dua desktop dan mudah alih, membolehkan anda mengubah e-mel ke dalam item tindakan dan memberikannya terus kepada ahli pasukan. Melalui integrasi tersebut, anda juga boleh melihat pemberitahuan Wrike @mention dalam peti masuk anda, menambah e-mel terus ke Wrike folder, dan membalas komen secara langsung dari e-mel.
Di dalam mudah alih, aplikasi Android dan iOS Wrike juga menawarkan ciri peti masuk pintar yang baru untuk mengimbas, menyusun dan mengarkibkan mesej dengan swipes cepat, bersama-sama dengan keupayaan untuk menyembunyikan mesej individu atau kumpulan sementara ke dalam bungkusan yang berlainan, menyatukan apa yang digunakan sebagai Aktiviti Wrike Pusat Penyiaran & Pemberitahuan. Sama dengan aplikasi Peti Masuk baru Google, ia adalah cara untuk mengurangkan kekacauan dan membuat e-mel platform di mana pengguna benar-benar boleh melakukan sesuatu (bukannya sentiasa menapis dan membersihkannya).
10. Putarkan Smartphone Anda Ke Pusat Perintah Projek
Bersama dengan peti masuk pintar baru, aplikasi mudah alih Wrike untuk Android dan iOS boleh melakukan apa sahaja yang boleh dilakukan oleh aplikasi web. Aplikasi Wrike termasuk pandangan tugas tunggal dengan fungsi tarikh dan tugasan, penciptaan tugas cepat dan tindakan sapu, dan (pada aplikasi Android) pandangan ganda untuk tablet. Pengurus projek dan pasukan tidak sepatutnya merasakan minda oleh minda web pada 2016. Paling banyak waktu, lebih mudah untuk membuka aplikasi mudah alih dengan cepat, memeriksa tugas dan teruskan dengan hari Anda.
