Video: Apakah Kita Dimata matai? #BeraniBertanya (November 2024)
Perkhidmatan telefon Suara melalui IP (VoIP), terutamanya yang dihantar melalui awan, menjadi standard hari ini, terutamanya untuk perniagaan kecil dan sederhana (SMB). Pilihannya luas, potensi tabungan yang besar, dan untuk banyak perniagaan, ternyata mereka boleh melakukan perkara dengan VoIP mereka tidak dapat melakukan apa-apa cara lain, terutamanya sekitar mengintegrasikannya dengan sistem back-end panggilan yang lain, seperti meja bantuan, sebagai contoh. Tetapi VoIP juga kompleks. Oleh itu, ia boleh menjadi halus, dan ia mungkin tidak menjimatkan sebanyak yang anda fikirkan. Ia bahkan boleh membebankan anda lebih daripada perkhidmatan telefon lama biasa (POTS) selepas semua dikatakan dan dilakukan.
-
- Penyedia VoIP Perniagaan Terbaik untuk 2019 Penyedia VoIP Perniagaan Terbaik untuk tahun 2019
- VoIP dan UCaaS: Perbezaan Dijelaskan VoIP dan UCaaS: Perbezaan Dijelaskan
- Mengapa Sistem VoIP Perniagaan Anda Tidak Dapat Ada di Awan Kenapa Sistem VoIP Perniagaan Anda Tidak Dapat Didalam Awan
Akhir sekali, ambil keperluan pekerja dan pelanggan anda apabila memilih sistem telefon VoIP. Ini termasuk menentukan apa ciri yang sebenarnya diperlukan oleh pekerja anda dan apa yang mereka tidak lakukan. Pada amnya, ini bermakna menyerah hak pemegang kepentingan yang akan memetakan sebarang proses yang melibatkan sistem telefon anda dan juga duduk dengan pekerja barisan hadapan yang mengendalikan proses tersebut untuk melihat bagaimana ia dapat diperbaiki. Ia juga termasuk merancang sistem supaya pelanggan tidak tersesat dalam menu, menderita pilihan utama yang aneh, atau mendengar pilihan yang tidak berkesudahan dari petugas auto. Sekiranya anda tidak mempunyai kepakaran untuk melakukan ini secara dalaman, ia adalah sesuatu yang paling banyak perundingan VoIP dilatih untuk mengendalikan; hanya ingat untuk menambah mereka kepada kos keseluruhan anda semasa perancangan.
Sebelum melakukan apa-apa lagi, tentukan dengan tepat mengapa anda beralih kepada sistem telefon VoIP. Terdapat banyak alasan yang mungkin menjadi idea yang bagus tetapi, melainkan jika anda tahu apa alasannya dan bagaimana ia mungkin mempengaruhi perniagaan anda, anda tidak bersedia untuk membuat pembelian atau penghijrahan sebenar. Idea yang samar-samar bahawa ia mungkin menjimatkan wang bukanlah salah satu sebab. Contoh alasan yang baik termasuk membina pusat panggilan, menyediakan cara kerjasama antara lokasi pejabat yang berlainan, mengekalkan data panggilan dari platform pengurusan hubungan pelanggan (CRM) untuk digunakan dalam pemasaran atau perkhidmatan pelanggan, serta bersiap untuk lokasi baru atau pertumbuhan yang dijangkakan.
Tentukan siapa yang akan bertanggungjawab bagi peringkat penting dalam langkah anda ke VoIP. Peringkat-peringkat ini termasuk analisis keperluan awal dan reka bentuk, proses perolehan, pelaksanaan, dan akhirnya, operasi sistem yang sedang berjalan. Perhatikan bahawa biasanya ini tidak boleh menjadi orang yang sama. Pelayan IT mungkin pilihan terbaik untuk pelaksanaan dan operasi, tetapi mereka biasanya bukan orang yang merancang sistem IVR yang akan digunakan oleh pelanggan anda atau memutuskan hanya data pemanggilan yang paling berguna kepada jabatan pemasaran. Oleh itu, anda perlu menamakan siapa semua pemegang kepentingan anda; dan, ya, sesetengah daripada mereka mungkin menjadi vendor atau perunding jika anda tidak mempunyai kepakaran dalam rumah.
Anda perlu mencari atau menyewa pekerja untuk mewakili kepentingan syarikat semasa proses perolehan dan pelaksanaan. Walaupun akan ada banyak vendor yang akan menawarkan untuk melakukan semuanya, mereka tidak semestinya mempunyai kepentingan yang sama. Biasanya, mereka semua menjual anda seberapa banyak yang mereka dapat, mendapatkannya dipasang dan ditandatangani dengan cepat, dan kemudian mengecas tambahan untuk mana-mana "jejak". Hanya orang dari sampingan anda akan bimbang tentang kebolehpercayaan operasi jangka panjang dan perkara sampingan seperti mengekalkan data panggilan dengan selamat supaya syarikat anda dapat mematuhi peraturan keselamatan data industri mana-mana, contohnya. Perhatikan bahawa, untuk syarikat yang sangat kecil, ini mungkin menjadi tugas cagaran, tetapi seseorang perlu menjadi orang yang penting. Orang ini perlu mempunyai pemahaman yang cukup mengenai teknologi VoIP untuk membuat keputusan dan untuk mengetahui bagaimana keputusan tersebut akan mempengaruhi seluruh syarikat. Ini bukan orang yang sama yang disebut dalam titik peluru sebelumnya.
Pastikan infrastruktur rangkaian semasa anda boleh menyokong VoIP dan mempunyai keupayaan untuk menangani peningkatan trafik rangkaian. Anda juga perlu mengetahui sama ada infrastruktur anda boleh mengendalikan keperluan khusus trafik suara dan video, termasuk menyokong sebarang Kualiti Perkhidmatan (QoS) atau keperluan maya LAN (VLAN). Ini mungkin bermakna beberapa peningkatan infrastruktur jika router atau suis semasa anda tidak menyokong keupayaan ini. Anda juga mungkin perlu menaik taraf Penyedia Perkhidmatan Internet anda (ISP) jika pembekal semasa anda tidak dapat menyokong keperluan lebar jalur dari banyak trafik telefon. Anggarkan jumlah volum panggilan anda akan meningkatkan lebar jalur anda adalah sesuatu yang vendor VoIP anda harus dapat mengendalikan, tetapi anda boleh menyewa pakar luar untuk melakukan pengiraan itu juga.
Jangan memandang rendah kos VoIP. Pasti, kadar bulanan yang kelihatan baik tetapi menggali lebih mendalam. Jika semua yang anda dapat ialah telefon pintar yang dijalankan pada telefon bimbit, maka anda juga perlu membeli semua orang telefon bimbit, dengan banyak minit data atau lebih mungkin pelan Unlimited. Sekiranya telefon pintar itu berjalan pada mesin Windows atau Mac, maka semua orang perlu mempunyai komputer dengan perkakasan untuk menyokong VoIP, akses ke internet, dan sesuatu yang secara dalaman untuk mengendalikan bunyi dan alat dengar. Sekiranya pilihan VoIP menggunakan (atau sekurang-kurangnya menyokong) telefon meja, maka ingat bahawa kos tersebut di antara $ 75 dan $ 150 setiap satu ditambah dengan kos sambungan rangkaian berwayar ke setiap telefon. Beberapa telefon meja VoIP menyokong Wi-Fi, tetapi mereka yang melakukannya akan memerlukan anda menaik taraf mata akses anda jika anda memberi semua orang telefon Wi-Fi. Oh, dan ingat kos kakitangan: Seseorang mesti menguruskan semua ini dan seseorang perlu memberi sokongan. Dan kemudian ada penyelenggaraan dan pelesenan yang berterusan; ia semua menambah, jadi pastikan anda berjalan melalui keseluruhan pelaksanaan secara terperinci supaya anda tidak terkejut dengan perbelanjaan baru semasa ia muncul.
Mengetahui jadual yang realistik untuk perubahan ke VoIP. Walaupun apa yang dikatakan beberapa vendor, ia tidak akan segera. Walaupun anda berubah dari satu sistem VoIP ke satu lagi, ini bukan satu hari operasi. Duduk dan kirakan masa untuk perancangan, pengambilalihan, pelaksanaan, latihan, dan bertukar, dan kemudian menggandakannya. Mungkin juga tiga kali. Ini adalah perubahan utama keupayaan syarikat anda untuk berkomunikasi dengan dirinya sendiri dan dunia luar. Bergegas ia hanya bodoh. Bekerja dalam masa untuk pilot roll-out, testing and optimization, dan kemudian roll-out akhir yang datang secara berperingkat sehingga seluruh operasi anda tidak dalam keadaan huru-hara jika ada masalah.
Tentukan apa yang anda akan lakukan dengan sistem telefon lama anda. Jika anda mempunyai banyak telefon analog yang berada dalam keadaan baik, maka anda mungkin dapat menggunakannya dengan sistem telefon VoIP anda untuk pekerja yang tidak memerlukan ciri VoIP. Atau anda mungkin mahu mereka di kawasan di mana ia tersedia untuk orang ramai atau di mana mereka berada dalam persekitaran yang sukar, seperti kawasan perhimpunan luar atau di tingkat kilang. Dan anda mungkin mahu beberapa untuk sandaran (lebih banyak pada seterusnya).
Menyedari bahawa pelan operasi dan pelan kesinambungan perniagaan anda mesti berubah, dan anda perlu merancang, dan melabur, menambah kebolehpercayaan. Pada asasnya, bagaimana anda akan terus menjalankan perniagaan jika rangkaian turun atau bahkan mengalami masalah? Kerana sistem telefon anda akan bergantung kepada kebolehpercayaan dan prestasi kedua-dua rangkaian tempatan anda dan internet, anda perlu berfikir dari segi failsafat dan alternatif. Backup ke pembekal perkhidmatan internet utama anda (ISP), dan jika suara penting untuk operasi anda, cara untuk mendapatkan perkhidmatan telefon walaupun gangguan internet adalah total. Ya, ini bermakna menyimpan beberapa talian analog dan telefon serasi yang tersedia. Ia juga akan bermakna perancangan untuk failover, redundansi rangkaian, dan sandaran tentu saja.
Jangan lupa keselamatan. Segala-galanya yang boleh menyerang rangkaian IT anda juga boleh menyerang rangkaian VoIP anda, dan terdapat perkara-perkara seperti panggilan gangguan dan panggilan rampasan serta orang jahat menggunakan sistem telefon VoIP anda untuk membuat panggilan jarak jauh dan menggunakan rumah anda peralatan sebagai tuan rumah untuk serangan malware. Ini boleh menjadi lebih teruk jika sistem VoIP anda tidak berfungsi dengan baik dengan keselamatan anda, seperti menghendaki anda mematikan pemeriksaan paket (seperti yang saya dapati dalam satu sistem telefon yang saya uji). Di samping itu, peraturan privasi data kadang-kadang mempunyai keperluan mereka sendiri apabila ia datang untuk melindungi lalu lintas VoIP dalam transit dan berehat jika anda mengekalkan sebarang data panggilan untuk tujuan jualan atau perkhidmatan. Jika industri anda dikawal dengan cara ini, pastikan anda memahami dengan tepat bagaimana VoIP sesuai dengan langkah keselamatan data anda yang lain.
Anda juga perlu memastikan keutamaan sebenar dalam pemikiran semasa memilih sistem VoIP. Sebagai contoh, jika anda mahu ia berfungsi dengan baik, maka kos seharusnya tidak menjadi faktor utama. Sebaliknya, anda mahu fungsinya. Sekiranya sistem VoIP berfungsi sebagaimana mestinya dan tidak mempunyai ciri-ciri yang anda tidak perlukan, maka ia juga akan menjimatkan wang anda secara langsung, dan ia akan menjadikan kakitangan anda lebih produktif, yang akan menjimatkan wang secara tidak langsung.
