10 Mata Penting untuk mendapatkannya memindahkan perkhidmatan telefon mereka

Tidak semestinya apa yang syarikat anda gunakan untuk sistem telefon sekarang kerana pada suatu ketika anda perlu mencari sesuatu yang akan memberi skala untuk menyokong perniagaan anda yang sedang berkembang. Pembekal telefon awan yang lebih maju dan pembekal Cawangan Swasta (PBX) akan menawarkan ciri-ciri yang lebih menarik dan laluan kepada Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Ia juga akan memberikan prestasi yang lebih baik kepada pengguna yang semakin meningkat, peningkatan keselamatan, dan kemampuan perakaunan dan pelaporan panggilan yang lebih teliti sehingga anda akan mempunyai idea yang lebih baik tentang apa yang anda belanjakan dan di mana.

Seperti yang kita bincangkan dalam lajur minggu lepas, pertimbangan pertama anda perlu sama ada anda mahu sistem telefon di awan atau di bangunan anda. Terdapat beberapa sebab untuk memilih satu daripada yang lain, tetapi pada umumnya, sistem telefon berasaskan awan mempunyai kos pendahuluan yang lebih rendah dan lebih tangkas jika komunikasi syarikat anda memerlukan perubahan secara tiba-tiba atau pengguna anda mahu mengamalkan pemotongan baru, set ciri-ciri pinggir. Yang berkata, sistem telefon dalaman mempunyai jumlah pemilikan penuh (TCO) yang lebih rendah dan keselamatan yang berpotensi lebih baik.

Tetapi itu hanya permulaan. Walaupun anda mungkin hanya mendaftar dengan penyedia Voice-over-IP (VoIP) dan membuat apa-apa ciri yang ditawarkannya, mungkin idea yang lebih baik untuk memutuskan apa yang anda mahu sistem telefon lakukan, bagaimana anda mahu ia berinteraksi dengan anda perniagaan sedia ada, dan ciri-ciri yang anda fikir perlu. Untuk melakukan itu, anda perlu duduk dengan bukan hanya pasukan kepimpinan senior anda, tetapi juga pengurus barisan hadapan perniagaan untuk menentukan dengan tepat bagaimana sistem telefon anda sedang digunakan. Itulah satu-satunya cara yang selamat untuk mengetahui apa ciri-ciri yang benar-benar diperlukan oleh pekerja anda dan di mana ada ruang untuk penambahbaikan dan teknologi baru.

Dengan itu, perkara berikut adalah 10 pertimbangan dan mata pengetahuan yang perlu anda bawa semasa memilih mana-mana sistem telefon baru:

Adakah anda mempunyai sistem telefon sedia ada? Sekiranya anda berbuat demikian, apa sahaja yang anda pilih seterusnya hendaklah serasi, jika hanya untuk menukar dari perkhidmatan telefon lama biasa (POTS) ke VoIP dengan cara yang munasabah. Sistem telefon kerja adalah sebahagian penting dari kebanyakan perniagaan, dan tidak mungkin organisasi anda akan mengalu-alukan satu minggu dari downtime sementara anda menyelesaikan masalah dan mengembalikan panggilan dari telefon anak-anak di rumah.

Berapa banyak orang yang akan menggunakan sistem telefon sekarang dan berapa besar yang anda fikir akan berkembang dalam tempoh lima tahun akan datang? Kecuali anda merancang untuk menghadkan pertumbuhan anda dengan menghadkan akses telefon untuk kakitangan anda, sistem telefon anda perlu berskala. Rancangan untuk pertumbuhan akan menjejaskan beberapa pertimbangan lain, dari seni bina rangkaian anda ke pilihan utama pembekal PBX atau penjual anda. Mujurlah, kebanyakan sistem PBX IP cukup berskala.

Adakah anda perlu menyokong telefon analog? Anda mungkin mahu mengelakkan meletakkan pelabuhan Ethernet untuk telefon VoIP di kawasan awam sebagai langkah keselamatan, tetapi anda mungkin masih mahu memberi laluan kepada pengunjung untuk membuat panggilan telefon. Begitu juga, anda mungkin tidak mahu meletakkan telefon VoIP dalam beberapa persekitaran, seperti kawasan perhimpunan luar atau di lantai pembuatan.

Adakah anda perlu menghantar faks? Menghairankan, tidak semua sistem VoIP menyokong faks. Sesetengah akan memerlukan penyesuai, sesetengahnya akan memerlukan gerbang faks atau pelayan faks, dan sesetengahnya hanya mengabaikan faks. Dalam kes itu, semak perkhidmatan faks dalam talian ini untuk bantuan, dan kemudian anda boleh bekerja dengan antara muka pengaturcaraan aplikasi VoIP (pembekal API) untuk mengintegrasikan perkhidmatan faks pihak ketiga ke kain panggilan VoIP anda.

Perkhidmatan awan boleh jatuh. Malah pemain berbilion dolar seperti Amazon Web Services (AWS) cenderung turun beberapa kali setahun. Jika kebolehpercayaan panggilan mutlak adalah keperluan untuk perniagaan anda, maka PBX anda, sama ada di premis atau dalam awan, memerlukan sambungan ke rangkaian telefon awam yang ditukar (PSTN). (Apa itu PSTN? Think Ma Bell.) Rangkaian itu jauh melampaui lima kebolehpercayaan kebolehpercayaan yang ditimbulkan oleh syarikat-syarikat awan, tetapi mengekalkan sambungan seperti sedia ada sebagai pilihan memerlukan keupayaan tertentu di bahagian PBX anda, terutamanya jika ia berada di awan. Pastikan jenis sambungan berlebihan ini disokong, dan ketahui dengan tepat bagaimana ia disokong untuk mengelakkan kejutan yang berpotensi buruk.

Apakah jenis ciri lanjutan yang anda mahu untuk perniagaan anda? Semua sistem hari ini boleh membuat dan menerima panggilan suara dan meletakkan orang ditahan dengan banyak pilihan untuk muzik memegang yang tidak menyenangkan. Kebanyakan sistem VoIP akan membenarkan penggunaan telefon pintar, iaitu aplikasi yang dijalankan pada komputer desktop atau mungkin pada telefon bimbit. Ciri-ciri lain mungkin termasuk persidangan video, panggilan kolaborasi, meja panas, atau hotel. Jika anda memerlukannya, maka anda harus memastikan bahawa ia tersedia. Anda juga mungkin mahu mesej segera (IM), pelaporan adat, atau eksport data, atau keupayaan keselamatan yang lebih sukar seperti pengauditan, penyulitan, dan rakaman.

Adakah perniagaan anda dianjurkan supaya anda akan mempunyai seorang penyambut tetamu atau pengendali telefon di suatu tempat dalam campuran? Sekiranya ia, maka anda perlu keupayaan untuk menyokong beberapa jenis pengendali konsol, dan anda perlu mengkonfigurasi kebenaran dan alur kerja tertentu untuk orang itu.

1. Adakah jualan atau kakitangan sokongan anda mempunyai kelantangan panggilan yang besar atau adakah anda menjalankan pusat panggilan dalam operasi anda? Kedua-duanya akan memerlukan bukan sahaja pengoptimuman rangkaian tetapi kemungkinan sokongan perisian. Kakitangan jualan dan sokongan perlu disatukan dengan pengurusan hubungan pelanggan (CRM) dan aplikasi bantuan meja, sementara pusat panggilan biasanya memerlukan perisian khusus selain klien UCaaS umum dari pembekal suara anda.

Adakah rangkaian anda boleh ditangkis? Panggilan suara sama ada memerlukan rangkaian yang berasingan atau mereka memerlukan LAN maya (VLAN) dengan sokongan Kualiti Perkhidmatan (QoS) supaya panggilan suara tetap difahami. Di samping itu, anda memerlukan pintu masuk untuk panggilan VoIP yang tidak akan dibebankan oleh Windows Update atau muat turun YouTube. Organisasi kecil biasanya boleh mendapatkan dengan rangkaian yang dikongsi dan VLAN dikonfigurasi dengan betul, tetapi lebih daripada itu memerlukan rangkaian yang berasingan. Dan rangkaian itu mesti cukup pantas, yang bermaksud jika anda tidak menjalankan Gigabit Ethernet, maka anda tidak cukup cepat.

Adakah peratusan yang signifikan dalam angkatan kerja anda atau telekomunikasi? Walaupun berkaitan, ini sebenarnya merupakan pertimbangan yang berasingan yang memerlukan anda memikirkan mengenai penambahbaikan infrastruktur akses jauh anda, mengintegrasikan pelbagai peranti mudah alih ke dalam rangka kerja pengurusan anda, dan pertimbangan keamanan untuk pahlawan jalan yang mungkin termasuk hal-hal seperti penyulitan panggilan atau meletakkan panggilan hanya melalui perkhidmatan rangkaian peribadi (VPN) maya.

Anda akan melihat bahawa saya tidak membincangkan faktor-faktor ini dari segi PBX yang terletak di premis atau di awan kerana kebanyakan pertimbangan yang sama datang dengan cara yang sama. Tetapi perlu diperhatikan bahawa beberapa faktor, seperti keperluan untuk telefon analog atau penggunaan faks berat, boleh menghapuskan beberapa pilihan. Dalam ujian sistem VoIP dan UCaaS, PCMag telah mencatatkan bahawa pembekal telefon awan menawarkan sejumlah faedah untuk hampir mana-mana perniagaan, termasuk kos keseluruhan yang lebih rendah, set ciri yang lebih mendalam, dan saluran komunikasi bersepadu yang termasuk bukan sahaja panggilan telefon VoIP tetapi juga video persidangan, teks, dan alat kerjasama dalam talian. Tetapi, sementara kebanyakan perniagaan boleh gagal menggunakan penyelesaian berasaskan VoIP, masih terdapat PBX di premis yang dijual kepada sesetengah organisasi, terutama disebabkan oleh perisian adat atau warisan dan keperluan keselamatan tertentu. Itulah penyelidikan tentang perniagaan anda, anda perlu melakukan sebelum membuat pilihan apa pun.

Beberapa penyelesaian perkakasan IP PBX didasarkan pada perisian sumber terbuka, seperti Asterisk atau FreePBX, yang juga mempunyai peralatan yang dibina khusus untuk mereka. Lain-lain, seperti 3CX, menyokong standard terbuka, dan terdapat sistem PBX dari beberapa rumah kuasa proprietari asal, seperti Avaya. Walaupun penyelesaian ini mahal dan pastinya tidak menawarkan semua fleksibiliti sistem berasaskan awan, mereka masih dalam perniagaan kerana pelanggan warisan dan mereka yang mempunyai isu pematuhan yang tidak dapat diselesaikan dengan cara lain. Semak dengan pasukan undang-undang anda untuk mengetahui di mana syarikat anda jatuh.

• Penyedia VoIP Perniagaan Terbaik untuk 2019 Penyedia VoIP Perniagaan Terbaik untuk tahun 2019
• 9 Langkah untuk Optimalkan Rangkaian Anda untuk VoIP 9 Langkah-langkah untuk Optimalkan Rangkaian Anda untuk VoIP
• Masalah Keselamatan Besar VoIP? Ia adalah Masalah Keselamatan Besar SIP VoIP? Ia SIP

Beberapa perkara lain untuk difikirkan: Pertama, apabila telefon bimbit yang digunakan oleh pekerja anda akan digunakan, biasanya anda boleh memilih telefon yang anda suka kerana hampir semua telefon VoIP akan berfungsi pada perkakasan berdasarkan standard yang sama: Session Initiation Protocol Protokol (SIP). Walau bagaimanapun, beberapa vendor, terutama yang lebih tua yang memberi tumpuan kepada pelanggan perusahaan, masih menggunakan versi SIP mereka sendiri, jadi anda perlu menyemak apa yang disokong oleh telefon bimbit sebelum membeli.

Akhir sekali, jangan lewatkan bahagian kesusahan jualan pembekal yang bercakap mengenai persembahan dan sokongan perkhidmatan profesional. Seperti yang telah dibincangkan sebelum ini, trafik suara dan saluran komunikasi aliran lain adalah haiwan yang berbeza apabila dibandingkan dengan mengurus rangkaian berorientasikan data lurus. Anda akan berhadapan dengan mengkonfigurasi semula penghala, suis, dan mungkin sebilangan besar aplikasi anda agar tidak hanya memberi ruang untuk sistem VoIP tetapi juga pastikan panggilan anda mengekalkan tahap kualiti audio minimum. Mampu menggunakan perkhidmatan kakitangan sokongan yang berpengetahuan (sekurang-kurangnya pada peringkat penggunaan awal) dapat menjadi kunci ketika memutuskan antara penyedia suara bersaing.