Bagaimana untuk melindungi dokumen perkataan microsoft anda

Anda telah menulis dokumen penting atau sensitif dalam Microsoft Word. Dan anda mahu menyimpannya secara peribadi atau sekurang-kurangnya selamat. Mungkin anda ingin memastikan bahawa anda dan orang tertentu boleh membaca atau mengeditnya. Mungkin anda mahu menyekat jenis pengubahsuaian yang boleh dibuat seseorang kepada dokumen itu. Mungkin anda ingin memastikan pembaca dokumen bahawa ini adalah versi terakhir. Anda boleh melakukan semua itu dan banyak lagi jika anda tahu alat yang digunakan dalam Word dan cara menggunakannya.

Versi Office Word terbaru Microsoft Word menyediakan beberapa pilihan untuk mendapatkan dokumen anda. Anda boleh menetapkan dokumen untuk membuka dalam mod baca sahaja untuk mengelakkan penyuntingan yang tidak disengajakan. Anda boleh menyulitkan dokumen anda supaya tidak ada yang dapat mengaksesnya tanpa kata laluan yang betul. Anda boleh menghadkan kandungan yang boleh diedit dalam dokumen dan cara ia boleh diedit. Anda boleh menambah tandatangan digital untuk memastikan tiada sesiapa yang boleh mengamalkan dokumen itu. Dan anda boleh menandakan dokumen sebagai muktamad supaya orang tahu ia tidak berubah sejak terakhir disimpan.

Untuk helah ini, saya menggunakan versi Word Office Office 365 terbaru. Pilihan yang saya sampaikan di sini pada asasnya berfungsi sama dalam Kata 2016, 2013, dan 2010. Walau bagaimanapun, keupayaan untuk menandakan dokumen sebagai muktamad dan menjadikannya baca sahaja adalah dua pilihan berasingan dalam Word 365 dan satu pilihan gabungan dalam versi lain perkataan.

Melindungi Dokumen

Untuk memulakan, buka dokumen di Microsoft Word yang anda ingin lindungi. Klik pada menu Fail dan kemudian klik pada butang untuk Melindungi Dokumen. Dari menu Dokumen Perlindungan, pilih pilihan pertama untuk Sentiasa Buka Baca Saja .



Baca sahaja

Simpan dokumen dan kemudian buka semula. Perkataan menyala mesej bahawa penulis ingin anda membuka ini sebagai read-only, kecuali anda perlu membuat perubahan. Klik Ya untuk membuka dokumen dalam mod baca sahaja. Sudah tentu, sesiapa sahaja boleh mengatakan tidak dan membuka dokumen dalam mod edit. Matlamatnya adalah untuk memudahkan orang membuka dokumen sebagai baca sahaja untuk mengurangkan kemungkinan membuat perubahan yang tidak diingini.



Sulitkan Kata Laluan

Untuk mematikan pilihan baca sahaja, buka dokumen dalam mod edit. Klik pada menu Fail dan pilih Lindungi Dokumen. Dari menu Dokumen Perlindungan, pilih pilihan untuk Sentiasa Buka Baca Saja . Tinggal di skrin yang sama dan klik pada butang Dokumen Perlindungan. Kali ini, pilih pilihan untuk Sulitkan dengan Kata Laluan .



Buat Kata Laluan

Di tetingkap Dok Encrypt, buat kata laluan dan klik OK. Pastikan anda menggunakan kata laluan yang kompleks tetapi tidak dapat diingati. Jika anda terlupa kata laluan, Microsoft tidak menawarkan cara untuk mengambil atau menetapkannya, yang bermaksud anda tidak dapat mengakses dokumen tersebut. Ketik kata laluan sekali lagi untuk mengesahkannya. Klik OK.

Resamkan dan tutup dokumen. Buka semula. Ketik kata laluan untuk mengakses dokumen. Klik OK.



Buang Kata Laluan

Untuk mengalih keluar kata laluan, klik menu Fail dan pilih Lindungi Dokumen. Klik pada pilihan untuk Sulitkan dengan Kata Laluan . Di tetingkap Dok Encrypt, hapuskan titik-titik yang mengaburkan kata laluan anda. Klik OK. Resamkan dan tutup dokumen. Kali seterusnya anda membukanya, anda tidak akan diminta kata laluan.



Hadkan Penyuntingan

Klik pada menu Fail dan kembali ke butang Dokumen Perlindungan. Pilih pilihan untuk Mengehadkan Pengeditan .

Dokumen anda kemudian memaparkan anak tetingkap Penyekat Pembatasan di sebelah kanan untuk sekatan pemformatan dan pengeditan. Di sini, anda boleh memberikan orang kebenaran untuk membaca dokumen anda, serta memilih apa yang mereka boleh edit dan bagaimana.



Memformat Sekatan

Semak kotak untuk Memformat had untuk pilihan gaya untuk menghalang orang daripada mengubah pemformatan dokumen anda melalui ciri gaya Word. Klik pada pautan untuk Tetapan. Dalam tetingkap tetingkap Pemampatan Pemformatan, semua gaya dibenarkan secara lalai. Anda boleh menyimpannya seperti itu, ubahnya ke Minimum yang Disyorkan, atau tukar kepada Tiada. Jika anda tidak pasti tetapan yang dipilih, pilih yang disyorkan untuk Minimum.

Anda juga boleh memeriksa mana-mana tiga pilihan di bawah Pemformatan untuk membolehkan AutoFormat menimpa sekatan, menghalang keupayaan untuk menukar tema, atau menyekat keupayaan untuk menukar QuickStyle Sets. Sekiranya anda tidak pasti, biarkan tiga tetapan ini tidak dicentang. Klik OK untuk menutup tetingkap Pembatasan Pemformatan.



Mengedit Sekatan

Di bawah Sekatan Pengeditan, semak kotak untuk Benarkan sahaja jenis penyuntingan ini dalam dokumen. Klik pada menu drop-down di bawah. Anda kini boleh memilih dari antara empat pilihan: Perubahan yang dikesan bertukar pada Perubahan Track untuk pembaca mana-mana dokumen anda dan menyekat semua jenis penyuntingan lain; Komen membolehkan pembaca memasukkan komen dalam dokumen anda tetapi tidak membuat pengubahsuaian yang lain; Mengisi borang membolehkan pembaca mengisi borang yang telah anda buat tetapi tidak mengubah borang tersebut; dan Tiada perubahan (Baca sahaja) meletakkan dokumen anda dalam mod baca sahaja supaya tiada perubahan boleh dibuat. Pilih pilihan yang anda mahu.



Pengecualian

Jika anda menyemak opsyen untuk Komen atau Tiada perubahan (Baca sahaja), anda boleh membuat pengecualian bagi sesiapa sahaja untuk dapat mengedit bahagian tertentu dokumen anda. Dalam seksyen Pengecualian, tandakan kotak untuk Semua orang dan pilih mana-mana bahagian dokumen yang anda mahu sesiapa dapat mengedit.



Menguatkuasakan Perlindungan

Akhir sekali, klik pada pilihan untuk Ya, Perlukan Enforcing Start . Taip dan taip kembali kata laluan dan klik OK. Resamkan dan tutup dokumen. Buka semula. Kawalan penyuntingan pada Reben kini berwarna kelabu. Klik dalam mana-mana bahagian dokumen yang anda dibenarkan untuk diedit, dan kawalan menjadi mudah diakses.



Hidupkan Perlindungan

Untuk mematikan perlindungan, klik pada tab Kajian dan klik ikon untuk Mengehadkan Pengeditan. Klik pada butang Perlindungan Berhenti di bahagian bawah Panel Pengeditan Had. Ketik kata laluan dan klik OK. Kemudian hapus centang pilihan untuk sekatan Pemformatan dan Pengeditan yang muncul di sebelah kanan atas.



Tambah Tandatangan Digital

Klik pada menu Fail dan kembali ke butang Dokumen Perlindungan. Pilih pilihan untuk Tambah Tandatangan Digital . Ini memberitahu orang yang membaca dokumen anda bahawa anda dan tidak lagi menandatanganinya, menunjukkan bahawa anda adalah orang yang terakhir untuk menyemak dan menyimpannya.



Menandatangani Sijil

Untuk membuat tandatangan digital, anda memerlukan sijil tandatangan. Buat pertama kalinya anda melakukan ini, Word memaparkan mesej: "Untuk menandatangani dokumen Microsoft Office, anda memerlukan tandatangan digital, adakah anda ingin mendapatkannya dari rakan Microsoft sekarang?" Klik Ya. Halaman sokongan Microsoft muncul untuk membantu anda mencari ID digital. Cuba pautan untuk pelbagai pembekal untuk mendapatkan ID digital. Kemudian, klik pada pautan di laman web untuk Tambah atau alih keluar tandatangan digital dalam fail Pejabat. Tatal ke bawah halaman untuk mengetahui cara menambah tandatangan digital.

Selepas anda mempunyai ID digital, kembali ke butang Dokumen Perlindungan dan sekali lagi klik pada pilihan untuk Tambah Tandatangan Digital . Di tetingkap Tandatangan, isikan medan yang diperlukan dan klik butang Tandatangan. Anda mungkin diminta mengesahkan tandatangan digital. Klik OK.

Dokumen anda kini ditandatangani secara digital dan dibuat baca sahaja. Word menerangkan bahawa dokumen itu telah ditandatangani dan ditandakan sebagai muktamad dan bahawa jika sesiapa merungut dengannya, tandatangan menjadi tidak sah. Siapapun yang membuka dokumen akan melihat notis tanda tangan digital anda.



Tandakan sebagai Akhir

Akhir sekali, jika anda tidak boleh atau tidak mahu menggunakan tandatangan digital, anda masih boleh menandakan dokumen sebagai muktamad. Klik pada menu Fail dan kembali ke butang Dokumen Perlindungan. Pilih pilihan untuk Mark sebagai Akhir .

Mesej timbul memberitahu anda: "Dokumen ini akan ditandakan sebagai akhir dan kemudian disimpan." Klik OK. Mesej lain muncul dan memberitahu anda: "Dokumen ini telah ditandakan sebagai akhir untuk menunjukkan penyuntingan itu selesai dan bahawa ini adalah versi akhir dokumen. Apabila dokumen ditandakan sebagai muktamad, harta status ditetapkan kepada 'Akhir' dan menaip, menyunting arahan, dan tanda penandaan dimatikan. Anda boleh mengenali bahawa dokumen ditandakan sebagai muktamad apabila ikon Mark sebagai ikon memaparkan dalam bar status. " Klik OK.



Edit Anyway

Apabila seseorang membuka dokumen itu, mesej muncul di bahagian atas: "MARKED AS FINAL. Penulis telah menandakan dokumen ini sebagai akhir untuk tidak menggalakkan pengeditan." Butang Edit Anyway juga muncul. Jika seseorang mengklik pada butang itu, dia masih boleh mengedit dan menyimpan semula dokumen itu. Tetapi dokumen itu akan menunjukkan kepada anda sebagai pengarang dan orang lain sebagai orang yang terakhir mengubahnya. Jadi matlamat utama di sini bukanlah untuk menghalang seseorang daripada mengedit dokumen tetapi memberitahu pembaca bahawa dokumen tersebut adalah muktamad dan anda harus muncul sebagai pengarang dan orang yang terakhir mengubahnya.