Bagaimana untuk membeli perkhidmatan persidangan video

Syarikat anda telah memutuskan untuk memindahkan beberapa komunikasi kepada video. Anda telah mendengar pemain utama seperti ClickMeeting, RingCentral, Skype, dan Vonage, tetapi anda tidak benar-benar tahu perbezaan di antara mereka. Anda juga pernah mendengar alat berfokus pengguna seperti Facetime dan Google Hangouts, tetapi anda tidak benar-benar yakin mereka sesuai untuk kegunaan perusahaan.

Dalam pemasangan penyelesaian persidangan video terbaik kami, kami memecahkan perbezaan antara alat teratas di pasaran dengan perbandingan ciri-ciri. Walaupun pembungkusan itu berguna untuk pembeli yang memahami apa ciri-ciri ini dan bagaimana ia dapat memanfaatkan perniagaan mereka, ia mungkin terlalu maju untuk pasukan yang baru memulakan proses pembelian penyelesaian persidangan video.

Untuk membantu, kami bercakap dengan Brian Gilman, Naib Presiden Pemasaran Produk di Vonage, tentang faktor-faktor yang harus dipertimbangkan orang baru ketika memilih penyelesaian persidangan video. Kami membincangkan segala-galanya dari perkongsian kandungan dan kualiti panggilan ke analitik back-end. Berbekalkan pengetahuan yang diberikan, anda sepatutnya dapat kembali ke penyelesaian persidangan video terbaik kami dengan idea yang lebih baik tentang apa yang anda perlukan dan vendor yang dapat memberikannya kepada anda.

1 UC atau Video Conferencing

Persidangan video dalam dan dari sendirinya memberikan pengguna banyak ciri dan pilihan yang berbeza. Walau bagaimanapun, pada terasnya, persidangan video adalah satu cara untuk satu pengguna untuk berkomunikasi bolak-balik dengan pengguna lain melalui aliran video langsung. Penyelesaian yang lebih maju membenarkan perkara-perkara seperti siaran video satu-ke-banyak, perkongsian skrin, dan juga fungsi webcasting yang boleh mengundi ahli penonton dan mengumpul data penonton (tetapi kami mendapat lebih awal daripada diri kita sendiri).

Komunikasi bersatu (UC) mengambil persidangan video dan menambahnya kepada alat komunikasi yang lebih besar. Anda akan dapat menghantar mesej sembang dan teks kepada rakan sekerja. Anda akan dapat membuat aliran kerja pengurusan projek. Anda akan dapat membuat dokumen dan menjalankan suntingan serentak pada mereka seperti yang anda lakukan dengan platform seperti Google Drive.

Mungkin aspek yang paling penting dalam platform UC adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan dengan penyelesaian pihak ketiga untuk membantu anda menarik dan mengeksport data dari alat ke alat yang lebih baik. Misalnya, jika anda perlu memanggil pelanggan dan anda ingin mengakses rekodnya untuk meningkatkan komunikasi anda, maka integrasi antara akaun Salesforce anda dan alat UC anda menjadikannya sangat mudah. Dari dalam papan pemuka Salesforce anda, anda akan dapat melancarkan panggilan, melihat sejarah interaksi pelanggan, dan menambah nota mengenai apa yang sedang dikatakan semasa panggilan.

"Memiliki platform bersatu jelas sesuatu yang menarik, " kata Gilman. "Satu platform tunggal untuk mobiliti, kerjasama, dan suara adalah sesuatu yang kebanyakan syarikat cari hari ini."

Gilman memberi amaran bahawa membina platform komunikasi melalui vendor individu akan menjadi mahal. Di samping itu, data mungkin tidak dipindahkan dari sistem ke sistem semudah ia berada dalam satu platform vendor tunggal. Selain itu, jika sesuatu pecah, anda perlu menentukan sebab dengan bercakap dengan pelbagai sokongan wakil dari pelbagai syarikat, yang kelihatan seperti mimpi ngeri.



2 Kemudahan Penggunaan

Semua bentuk perisian perniagaan datang dengan spektrum kebolehgunaan. Beberapa alat pemasaran e-mel sangat direka bentuk sehingga menjadikannya seolah-olah seseorang boleh bangun dan menjadi pemasar e-mel tanpa latihan formal. Alat lain sangat rumit dan teknikal yang bahkan para pemasar yang paling maju mendapati diri mereka mencapai butang sokongan.

Persidangan video tidak berbeza. Sesetengah alat menawarkan antara muka pengguna yang bersih dan intuitif (UIs) yang membolehkan anda mengklik nama seseorang dan melancarkan panggilan secara langsung. Ada yang membolehkan anda menjadualkan mesyuarat terlebih dahulu dengan mengklik kalender rakan sekerja dan menaip nama anda. Terdapat alat yang membolehkan anda membuat bilik persidangan maya, menghantar pautan, dan menjemput beratus-ratus atau beribu-ribu orang ke bilik itu tanpa sebarang prasyarat untuk mana-mana tetamu anda. Ini adalah jenis penyelesaian yang anda ingin pertimbangkan semasa membuat pembelian anda.

"Banyak masa, persidangan video mempunyai banyak nuansa kerana banyak protokol yang berlainan digunakan hari ini, " kata Gilman. "Anda menghadapi cabaran membawa platform warisan, membawa pihak ketiga yang berada di luar tapak… itulah cabaran selama bertahun-tahun. Keupayaan untuk menghantar pautan ke platform pihak ketiga dan datang ke panggilan itu semudah panggilan telefon adalah penting untuk berjaya. "

Pada dasarnya, jika anda membuka perisian persidangan video dan merasa seolah-olah anda sepatutnya mendapat ijazah kejuruteraan, anda mungkin bekerja dengan alat yang salah.



3 Kerjasama dan Perkongsian

Walaupun anda memilih untuk tidak membeli platform UC, anda masih mungkin mahu alat persidangan video yang boleh menjalankan dokumen asas dan perkongsian skrin. Ciri-ciri ini membolehkan pengguna menghantar fail kepada sesiapa sahaja di bilik persidangan atau untuk memaparkan dokumen dari laman web ke skrin mereka untuk demonstrasi.

"Keperluan kerjasama dan perkongsian kandungan penting, " kata Gilman. "Untuk mesyuarat yang berkesan berlaku, berkongsi kandungan hampir sama pentingnya dengan melihat tatap muka. Ia boleh semudah perkongsian dokumen supaya pengguna dapat berkongsi apa yang sedang mereka kerjakan dalam masa nyata. Itulah komponen yang kritikal untuk persekitaran kolaboratif. "

Mempunyai ciri-ciri ini juga membolehkan anda menggunakan alat persidangan video anda dengan cara yang anda tidak pernah bayangkan sebelum ini. Semua orang berpendapat persidangan video untuk mesyuarat pasukan tetapi bagaimana pula untuk mesyuarat pelanggan, panggilan pembeli prospektif, atau panggilan rakan kongsi? "Apabila anda mula mempertimbangkan bagaimana video boleh mengubah bagaimana syarikat boleh melakukan perniagaan, itulah apabila pengangkatan menjadi lebih meluas, " kata Gilman.



4 Pengguna vs. Alat Perniagaan

Jika anda yakin bahawa anda hanya akan menggunakan alat persidangan video untuk komunikasi satu sama lain, maka anda mungkin juga telah menipu diri anda untuk memikirkan aplikasi berfokus pengguna akan cukup untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Dalam sesetengah kes, anda mungkin betul. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa tidak semua panggilan akan dijalankan dari rangkaian pejabat yang membekalkan Ethernet berkelajuan tinggi. Malah, kebanyakan panggilan anda mungkin akan dijalankan pada komputer riba dan tablet melalui sambungan Wi-Fi (beberapa daripadanya adalah dalam kenderaan bergerak).

Di sinilah aplikasi pengguna standard anda gagal menyampaikan nilai alat persidangan video gred perusahaan. "Aplikasi pengguna itu hebat tetapi anda menghadapi masalah berkualiti, " kata Gilman. "Mereka tidak cukup stabil untuk mengendalikan kebolehpercayaan dan ketahanan jika anda bercakap dengan pelanggan. Anda melihat platform pengguna tertentu jika anda menggunakan pelanggan mudah alih di dalam kereta anda; penyelesaian persidangan video anda harus bersedia untuk mengendalikan penyebut yang paling tidak biasa yang kemungkinan akan menjadi peranti mudah alih. Keupayaan untuk mengendalikan kehilangan paket tanpa video dan penurunan suara adalah penting. "

"Teknologi yang menjalankan platform telah menjadi lebih baik. Dan apabila anda pasangan itu dengan kualiti rangkaian yang kami tawarkan, kami mempunyai rangkaian yang diselesaikan, "kata Gilman. "Keupayaan untuk berkongsi imbasan CAT melalui video akan menjadi ketawa tiga atau empat tahun lalu. Sekarang anda boleh melihat imbasan CAT paling terperinci. "



5 Pentadbiran Belakang

Oleh kerana anda memilih sistem, kenapa tidak memilih salah satu yang memberikan anda kawalan terhadap segala-galanya? Alat video Enterprise memberikan anda akses kepada ciri-ciri seperti rakaman panggilan satu klik, statistik yang memberitahu anda siapa yang membuat panggilan yang paling, berapa lama orang tinggal dalam panggilan, apabila orang menurunkan panggilan, dan banyak lagi. Anda juga boleh mengawal siapa yang mempunyai kebenaran pentadbiran untuk merakam panggilan mereka sendiri, yang boleh melancarkan atau memindahkan panggilan ke pengguna lain, dan siapa yang boleh memeriksa kualiti panggilan untuk memastikan sistem itu menyampaikan imej yang jelas.

"Pentadbir yang canggih akan mahu tahu apa kerugian paket, " kata Gilman. "Adakah ia di hujung? Jika ia adalah tempatan, maka anda perlu melihat rangkaian itu. "