Dapatkan teratur: menggunakan asana dalam perniagaan

Kandungan

• Dapatkan Diatur: Menggunakan Asana dalam Perniagaan
• Dapatkan Teratur: Asana dalam Perniagaan diteruskan

Sebagai e-mel dan mesyuarat terus membuang masa kita, perniagaan dan pasukan dalam perniagaan terdesak untuk mencari cara kerja baru yang bergantung kepada kedua-dua setan itu. "Asana atau bust, " kata Mark Arnoldy, CEO dari Nyaya Health, sebuah organisasi nirlaba yang progresif yang merangkul kecekapan dalam budaya perusahaannya atas nama membawa penjagaan kesehatan kepada rakyat pedesaan Nepal. Kesihatan Nyaya menggunakan alat pengurusan aliran dan pengurusan projek yang dipanggil Asana dalam hampir setiap aspek perniagaannya. Mereka menggunakannya untuk mengesan kempen penjanaan dana, merancang bagaimana untuk mendapatkan pesakit dari Nepal pedalaman ke hospital di Kathmandu, dan juga menggunakannya untuk menguji literasi komputer pemohon kerja.

"E-mel adalah alat nombor satu orang yang berhenti menggunakan di dalam syarikat mereka apabila mereka mula menggunakan Asana, " kata Kenny Van Zant, yang mengendalikan perniagaan dan operasi di Asana. Pengalaman Arnoldy mengesahkan ini: E-mel dalamannya sekarang hanya terdiri kira-kira 20 peratus daripada mesejnya, dan banyak mesej itu hanya untuk keseronokan. Kerja dan komunikasi sebenar berlaku di Asana.

Walaupun saya telah menggunakan Asana sendiri untuk beberapa waktu, saya ingin lebih banyak meneroka bagaimana ia dapat digunakan dalam perniagaan untuk memperkemaskan komunikasi dan membuat pasukan lebih cekap. Saya melawat Arnoldy dan pembantu eksekutif Monica Landy di ibu pejabat New York Nyaya Health untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana alat itu sebenarnya berfungsi dalam persekitaran perniagaan yang sebenar.

Apa itu Asana?

Untuk menerangkan Asana mengambil beberapa pembungkusan untuk mereka yang tidak pernah menggunakannya. Ini sebahagiannya senarai tugasan, dan sebahagian lagi merupakan alat kerjasama yang rumit. Anda boleh menggunakannya untuk pengurusan projek, atau untuk menjejaki pemohon pekerja melalui proses pengambilan pekerja. Ia terbuka dan fleksibel dengan cara yang sama seperti Evernote, yang kadang-kadang bermaksud bahawa pengguna kali pertama berakhir menatap pada papan kosong, tidak pasti bagaimana untuk memulakannya. Tetapi, sebaik sahaja anda berada di dalamnya, Asana, seperti Evernote, boleh menjadi apa sahaja yang anda perlukan.

Asana tinggal di awan, dan antara muka utama adalah dalam talian (di asana.com). Terdapat beberapa aplikasi mudah alih, tetapi antara muka Web jauh lebih baik dan lebih berkebolehan. Asana adalah percuma sehingga 15 orang untuk berkolaborasi, dengan akaun berbayar bermula dari $ 50 sebulan dan naik dari sana berdasarkan jumlah ahli pasukan. Saya cadangkan menggunakan akaun percuma sekurang-kurangnya dua atau tiga bulan dengan sekumpulan kecil orang untuk menguji perairannya dan mempelajari tali, kerana menggunakan Asana berkesan bergantung pada padanan dengan keperluan dan aliran kerja anda.

Seperti yang dapat anda lihat dalam video di bahagian atas artikel ini, pada terasnya, Asana membolehkan anda menulis tugas, memberikannya kepada seseorang (termasuk diri anda), tambahkan tarikh yang sepatutnya, membuat nota tentang tugasan, dan tambahkan pengikut yang boleh perhatikan perkembangan anda atau menyumbang kepada perbualan di sekelilingnya.

Tugas boleh mempunyai tugas kecil. Semua tugas boleh diseret dan digugurkan ke lokasi yang sesuai. Dan anda boleh menambah tajuk bahagian dalam senarai tugas anda untuk menunjukkan, dengan baik, apa sahaja yang anda mahukan. Tajuk bahagian adalah garis penandaan, dan mereka berguna untuk membantu anda merosakkan bahagian komponen proses yang sangat besar atau rumit. Anda boleh belajar lebih banyak tentang bagaimana Asana berfungsi secara umum dengan menonton beberapa video tutorial Asana menyediakan.

Sebahagian daripada kegunaan am Asana dalam perniagaan termasuk

• pengambilan, pengambilan pekerja, dan pemohon pemohon
• latihan pekerja baru dan senarai semak untuk bermula di syarikat
• pengurusan projek
• pengurusan aliran kerja
• pengurusan senarai
.

Apabila saya bertemu dengan pasukan Kesihatan Nyaya, mereka menunjukkan kepada saya bagaimana sesetengah kegunaan ini benar-benar kelihatan dan beroperasi dalam akaun Asana mereka.

Asana dalam Perniagaan dalam Tindakan

Kesihatan Nyaya mempunyai lima orang di New York, empat di Boston, satu di Kathmandu, dan kira-kira 165 orang kakitangan dan sukarelawan di lapangan di Nepal, di mana sambungan Internet tidak selalu tersedia. Ahli pasukan utama di AS adalah pengguna utama Asana, walaupun beberapa pengurus di Nepal menggunakan sistem untuk menyelaras juga.

Ketua Pegawai Eksekutif Mark Arnoldy mula menggunakan Asana untuk kegunaan peribadi pada tahun 2012, dan beberapa bulan kemudian, dia membawa alat itu di rumah. Pada tahun itu, dia mencipta budaya syarikat di sekitar Asana, memberitahu pekerjanya bahawa ia hanya akan berfungsi sekiranya dia membeli sepenuhnya dari semua orang. Oleh itu, "Asana atau dada."

Berikut adalah beberapa cara mereka menggunakan Asana yang saya nampak agak mencipta:

Senarai: Bidang tanggungjawab. Salah satu cara pasukan Arnoldy menggunakan Asana adalah untuk menyimpan senarai tanggungjawab dalam organisasi dan kepada siapa mereka jatuh. Mereka mempunyai projek yang dipanggil Bidang Tanggungjawab, di mana setiap item atau tugas dalam senarai adalah tanggungjawab, seperti Program Intern NYC, Koordinasi Penjagaan Crowdfunding, dan Audit 501c3. Orang yang bertanggungjawab disenaraikan sebagai penerima tugas yang sesuai. Semua orang di Nyaya mempunyai akses kepada projek ini. Apabila seseorang perlu menentukan siapa orang yang tepat dalam organisasi untuk sesuatu perkara, mereka hanya boleh merujuk senarai itu. Arnoldy mengatakan manfaat menengah dari senarai ini adalah bahawa orang berasa lebih banyak pemilikan untuk bidang tanggungjawab mereka apabila nama mereka muncul di sebelah, jelas setiap hari, untuk semua orang dapat melihat.

Penjejakan: Pemohon kerja . Apabila sebuah jawatan di Nyaya dibuka, pasukan pengambilan akan beralih kepada projek yang mereka ada untuk menjejaki pemohon pekerjaan. Tajuk bahagian dalam projek ini menunjukkan tahap peninjauan calon yang berbeza. "Tugas" adalah nama pemohon kerja. Semua nota yang berkaitan dengan pemohon dan wawancara beliau tetap dengan tugas sebagai komen. Kerana calon melepasi setiap peringkat, pasukan pengambilan menyeret orang / tugas ke bawah rantai untuk muncul di bawah tajuk bahagian berikutnya yang sesuai. Sebagai contoh, jika calon yang bernama Sandeep melepasi susulan e-mel dan wawancara telefon, tugas "Sandeep" dipindahkan ke peringkat seterusnya, "wawancara dalam diri", dan sebagainya semasa dia berlalu sehingga tawaran kerja dibuat. Apabila Nyaya mendapati pekerja berpotensi besar yang tidak dapat mengambil posisi pada masa ini, mereka memindahkan mereka ke projek lain (sekali lagi, menggunakan keupayaan drag-and-drop). Hasilnya adalah kolam ataren untuk peluang pengambilan masa depan. Semua nota mengenai wawancara calon masih disimpan dengan tugas untuk disimpan, jadi mudah merujuk file walaupun merujuk kepada wawancara yang berlaku setahun yang lalu.

Ujian: Kemahiran sewa baru. Satu lagi penggunaan Asana yang kreatif dalam proses penyerahan Kesihatan Nyaya adalah untuk menjemput calon-calon ke ruang kerja Asana dan memberikan mereka beberapa tugas. Bagaimana mereka menjawab tugas? Siapakah mereka menjawab soalan yang diminta dalam ulasan tersebut? Bolehkah mereka memikirkan cara menggunakan Asana berdasarkan apa yang mereka lihat di antara muka? Menurut Arnoldy dan Landy, ujian ini bukan sahaja membolehkan mereka melihat bagaimana calon memikirkan masalah yang sukar, tetapi juga menguji celik komputer mereka. Mereka tidak mencari kepakaran dalam Asana, tetapi mereka mahu pengesahan bahawa mereka orang yang mereka sewa adalah cekap dalam pembelajaran dan menggunakan teknologi baru.

Perisian replika. Arnoldy mengakui bahawa kadang-kadang syarikatnya menyiasat perisian produktiviti lain yang mungkin tidak digunakan oleh nirlaba, tetapi biasanya boleh meniru fungsi terasnya dalam Asana, tanpa membelanjakan wang tambahan. Staf Nyaya akan membina templat di Asana untuk fungsi tertentu, kemudian menduplikasi templat tersebut dan menamakannya semula apabila mereka mempunyai projek yang sebenarnya untuk dilaksanakan. Menamakan konvensyen, iaitu, bagaimana untuk menamakan projek, berada dalam tajuk templat. Sebagai contoh, template untuk projek pembangunan baru dipanggil: "TEMPLATE PENYERAHAN; ENTITY: TAJUK PROJEK: TARIKH DUE (PENGURUS PROJEK)." Anda tidak boleh mendapatkan lebih jelas daripada itu.