Video: 8 Tips Untuk Menjadi Lebih Produktif (November 2024)
Jeff Weiner, Ketua Pegawai Eksekutif LinkedIn, menerbitkan artikel baru-baru ini dengan satu peraturannya untuk menghapuskan mesyuarat yang tidak berguna: tiada persembahan. Saya dapat ke mana dia pergi, tetapi ia adalah pernyataan absolut dan saya tidak boleh mengatakan saya bersetuju dengannya dalam 100 peratus daripada semua keadaan.
Cara untuk mengadakan mesyuarat yang lebih baik, saya percaya, adalah untuk memahami terlebih dahulu apa jenis pertemuan yang anda hendak simpan, dan kemudian mengatur diri anda dan mempersiapkannya dengan sewajarnya. Mengambil beberapa langkah mudah dalam fasa perancangan sesuatu mesyuarat pergi jauh ke arah menjadikannya lebih produktif untuk semua orang.
4 Jenis Mesyuarat
Dalam fikiran saya, terdapat empat jenis mesyuarat. Sekiranya anda tidak pernah memikirkan tentang jenis pertemuan yang anda ingin jangkakan, itu boleh menjadi separuh masalah anda.
Mesyuarat perbincangan / kerjasama. Mesyuarat brainstorming adalah contoh perbincangan atau mesyuarat kerjasama. Dalam pertemuan seperti ini, satu atau lebih pihak yang terlibat mungkin akan menjadi agenda. Maklumat dimaksudkan untuk datang dari pelbagai orang. Mesyuarat kolaboratif sering juga mesyuarat menyelesaikan masalah.
Mesyuarat daftar masuk. Daftar masuk adalah mesyuarat yang dijadualkan secara rutin, biasanya di sekitar projek tertentu, yang mungkin sedang berlangsung atau mempunyai tarikh penyelesaian yang dijangka. Scrum harian adalah contoh daftar masuk. Daftar masuk adalah baik untuk memastikan semua pihak yang terlibat sentiasa dikemas kini dengan masalah, penyelesaian, perubahan, kemajuan, dan sebagainya. Satu manfaat mesyuarat daftar masuk yang kerap adalah bahawa mereka sering boleh menjadi sangat singkat.
Mesyuarat kerja. Mesyuarat kerja adalah kegemaran peribadi. Dalam mesyuarat kerja, anda melakukan kerja yang perlu diselesaikan. Ia semudah itu. Mesyuarat kerja menonjol di tengah-tengah. Mereka sering berkerjasama. Satu contoh mengenai apa yang boleh dicapai dalam mesyuarat kerja adalah pengaturcara dan pihak berkepentingan untuk bersama-sama melaksanakan perubahan dalam kod (katakan, ke laman web atau produk interaktif yang lain) bahawa kedua-dua pihak hanya dapat mengesahkan dengan tepat dengan kehadiran satu sama lain.
Cara Membuat Rapat Lebih Produktif
1. Jadual dengan cepat. Kecuali dalam hal menguruskan projek yang sedang berjalan atau jangka panjang, saya benci pertemuan yang dijadualkan lebih dari dua atau tiga minggu. Seringkali sebelum menjadualkan mesyuarat, terdapat perbualan di kalangan semua pihak, melalui e-mel, telefon, atau secara peribadi, dan saya lebih suka untuk membuat perbualan tersebut segar dalam fikiran saya sebelum mesyuarat. Jadual terlalu jauh, dan maklumat penting akan lama hilang dari kepalaku.
Apabila cuba mencari masa yang sesuai untuk sebilangan orang yang tidak membuat kalendar mereka tersedia, anda boleh menggunakan laman web bebas yang dipanggil Doodle, yang membolehkan anda membuat tinjauan pendapat yang membolehkan pengguna menunjukkan waktu mereka bebas.
2. Gunakan baris subjek yang jelas. Dalam jemputan mesyuarat, mempunyai garis tajuk yang jelas adalah kunci kepada produktiviti semua orang. Garis subjek harus menunjukkan dalam beberapa perkataan tujuan umum mesyuarat itu. Ia membantu orang tahu sebelum mereka muncul atau memasuki mesyuarat apa yang mereka harapkan.
Baris subjek yang ditulis secara jelas juga boleh mengetepikan pihak tertentu tentang apa yang mereka perlukan untuk menyediakan sebelum mesyuarat.
3. Mempunyai agenda atau matlamat. Setiap mesyuarat memerlukan agenda atau senarai matlamat. Bergantung pada kerumitan mesyuarat, anda mungkin tidak memerlukannya menjadi jelas, dalam hal ini ia harus secara tersirat dinyatakan dalam baris subjek. Contohnya ialah "Subjek: Tetapkan lineup untuk majalah majalah Oktober" -tujuannya adalah untuk menyelesaikan tugas itu dalam mesyuarat kerja.
Tujuan mesyuarat daftar masuk adalah untuk menyemak, mengkaji kemajuan, dan menimbulkan kebimbangan, sehingga anda mungkin tidak memerlukan agenda yang jelas untuk jenis pertemuan tersebut.
Mesyuarat perbincangan benar-benar mendapat manfaat daripada mempunyai agenda. Setiap orang perlu menerima agenda terlebih dahulu mesyuarat itu. Saya cadangkan memasukkannya dalam medan nota permintaan mesyuarat.
Apabila pemimpin mesyuarat mengambil masa untuk menulis agenda atau senarai asas matlamat, ia juga membantu beliau memperkukuh dalam fikirannya sendiri tujuan pertemuan itu dan bagaimana dia akan mengarahkannya.
4. Tentukan pemimpin mesyuarat. Setiap mesyuarat memerlukan pemimpin atau pemimpin bersama. Dalam kebanyakan kes, pemimpin mesyuarat secara tersirat diketahui: siapa yang memanggil mesyuarat atau mempunyai sesuatu untuk dikongsi, dalam hal mesyuarat maklumat. Dalam mesyuarat telefon dan video-chat (misalnya, Webex), selalunya orang yang memulakan panggilan.
Perjumpaan mutlak yang pernah saya hadiri tidak pernah ada pemimpin, dan kira-kira pertengahan pertemuan itu, saya menyedari beberapa pihak terlibat berfikir bahawa saya sepatutnya memimpin mesyuarat. Ia sekali gus menyerang dan memancing, apatah lagi tidak produktif. Dalam adegan lain yang tidak senonoh, saya pernah memanggil satu mesyuarat, menjadualkannya, dan bertujuan sepenuhnya untuk menjalankannya, hanya untuk mempunyai seorang rakan lain yang mengambilnya terlalu menjengkelkan.
5. Kurangkan teknologi, tetapi lakukan demo itu. Ya, artikel ini dimaksudkan untuk membahas topik yang berkaitan dengan teknologi, dan ya, saya memberitahu Anda untuk kehilangan sekurang-kurangnya beberapa teknologi Anda untuk mengadakan pertemuan yang lebih produktif. Sebelum anda membuang masa anda sendiri membuat dek PowerPoint, tanya diri anda, "Adakah anda benar-benar memerlukan pembentangan sama sekali?" Sekiranya jawapannya adalah ya, ingat bahawa slaid harus digunakan untuk memastikan orang yang terlibat dan memperkuatkan mata anda-tidak menjadikannya untuk anda. Tiada siapa yang terkesan dengan kain lap bintang, dan tiada siapa yang mahu menonton video apabila mereka datang untuk mendengar anda bercakap atau berbincang dengan anda.
Jika anda mempunyai produk atau perkhidmatan untuk menunjukkan, tunjukkan bagaimana ia berfungsi! Jangan tunjuk gambar atau video daripadanya. Beri mereka McCoy sebenar.
Sekiranya anda ingin memberikan maklumat tertentu kepada setiap peserta mesyuarat, termasuk foto dan video, hantar kepada mereka sebelum mesyuarat supaya mereka dapat mengenali bahan tersebut, yang akan menjadi lebih produktif untuk semua orang. Kemudian anda boleh menghabiskan masa anda sampai ke tengah-tengah perkara ini, dan mungkin dalam masa yang kurang masa juga.
