Dapatkan teratur: mengurus dokumen keluarga digital

Orang-orang terdesak untuk menyingkirkan kertas itu dalam kehidupan mereka. Arkib digital datang dengan begitu banyak kelebihan. Anda boleh mencari mereka dengan cekap. Anda boleh membuat sandaran dokumen elektronik ke beberapa lokasi supaya anda boleh mengaksesnya bila-bila masa, di mana sahaja. Dan berkongsi dokumen digital dengan ahli keluarga, peguam, dan orang lain yang memerlukannya, jauh lebih mudah daripada fotokopi atau kertas faks.

Tetapi sebelum anda mula mengimbas akta itu ke rumah anda dan menolak semua bil dan penyata bulanan anda untuk e-mel, penting untuk memikirkan apa yang anda harap dapat dicapai dengan berpindah ke format semua digital, kerana pelbagai perkhidmatan yang dapat membantu anda berbuat demikian akan mengautomasikan banyak proses. Anda juga ingin mengetahui dengan tepat apa penyelesaian yang berbeza ini kerana mereka semua memberikan hasil yang sangat berbeza. Sama ada anda akhirnya akan gembira dengan hasil tersebut bergantung pada tujuan asal anda.

Perkhidmatan Penyegerakan Fail (Penyelesaian DIY)

Anda boleh menyimpan dan menguruskan dokumen keluarga dalam talian dengan mudah menggunakan Dropbox, Box, SugarSync, atau sebarang penyelesaian penyimpanan awan yang lain, tetapi terdapat kebaikan dan keburukan untuk kaedah ini.

Kebaikan. Menggunakan perkhidmatan penyegerakan fail mungkin murah (anda boleh dengan mudah mendapatkan 5GB secara percuma), dan sangat mudah untuk jenis dokumen tertentu ( contohnya , dokumen tunggal, bukannya bil atau pernyataan berulang), terutamanya jika anda sudah mempunyai penyegerakan fail akaun ditetapkan. Perkhidmatan penyegerakan fail menawarkan ciri-ciri kolaboratif, jadi anda boleh membuat fail boleh diakses oleh orang lain dalam keluarga anda, atau peguam anda, dan sebagainya.

Keburukan. Jika anda ingin menyimpan bil dan penyata bulanan untuk akaun ini, ia tidak akan automatik. Anda perlu log masuk setiap bulan ke semua akaun anda dan simpan PDF secara setempat dalam folder penyegerakan fail. Anda juga tidak akan menerima apa-apa peringatan untuk mengambil tindakan ini, apalagi untuk membayar bil anda. Akhirnya, anda perlu menyemak keselamatan perkhidmatan anda yang dipilih untuk memastikan dokumen anda selamat.

Sebenarnya, ada jalan penyelesaian untuk keburukan ini, dan itu FileThis (kini beta). FileThis menghubungkan ke akaun dalam talian anda dan membuang semua dokumen penting ke dalam repositori yang anda sambungkan kepadanya. Pilihan termasuk Peti, Dropbox, Google Drive, Evernote, dan juga komputer anda sendiri.

Perkhidmatan Specialty: Fokus Kewangan

Terdapat beberapa perkhidmatan khusus untuk membantu anda menguruskan dokumen isi rumah tanpa kertas, tetapi mereka cenderung untuk melayani tujuan yang sedikit berbeza, jadi sangat penting untuk memikirkan apa yang anda perlu lakukan.

Sebagai contoh, Manilla (percuma) adalah akaun dalam talian yang boleh anda tetapkan untuk menyimpan catatan secara automatik semua penyata bulanan anda, serta mengingatkan anda untuk membayar bil anda. Ia juga mempunyai ciri yang kemas yang membolehkan anda menjejaki program ganjaran, seperti batu flyer yang kerap, dan ia boleh menjejaskan anda untuk mengambil tindakan ke atas akaun sebelum titik anda tamat. Manilla sangat baik untuk orang yang memerlukan bantuan membayar bil tepat pada waktunya, atau sesiapa sahaja yang ingin memusatkan semua pernyataan dari penyedia perkhidmatan, tetapi ia tidak melakukan lebih dari itu.

Doxo adalah serupa dengan Manilla, mengumpul pernyataan dan tagihan anda, tetapi ia juga membolehkan anda memuat naik dokumen isi rumah yang penting, menjadikannya kabinet pemfailan digital yang lebih umum. Saya suka bahawa Doxo menggabungkan automasi yang terdapat di Manilla dengan kaedah pengimbasan DIY dan memuat naik semua dokumen anda yang lain. Malangnya, Doxo mempunyai rakan lebih sedikit daripada Manilla, jadi ia tidak dapat menyambung kepada beberapa penyedia utama, seperti Chase Bank, Netflix, CapitalOne, dan beberapa nama besar lain. Doxo mempunyai satu ciri menarik yang Manilla tidak: keupayaan untuk mengeksport dokumen yang anda kumpulkan ke lokasi lain, seperti akaun Dropbox, supaya anda dapat menyandarkannya.

Neat, yang menjadikan NeatDesk dan pusat penyimpanan dalam talian NeatCloud (dari $ 5.99 sebulan), memberi tumpuan kepada membantu anda mengimbas dan memuat naik dokumen kertas yang ada di rumah anda. Ia cepat, dan sangat baik untuk mengenal pasti cukai dan kertas kerja kewangan khususnya, dan anda boleh mengklasifikasikan dan menyusun akaun berasaskan awan yang lain. Rapi tidak menawarkan apa-apa automasi untuk menarik dokumen yang berulang seperti cara Manilla dan Doxo lakukan, walaupun.

Perkhidmatan Specialty: Life Focused

TheDocSafe ($ 5.95 sebulan) berjalan dalam arah yang sedikit berbeza. Ia membimbing anda melalui senarai panjang keluarga dan maklumat peribadi yang mungkin anda mahu memusatkan, termasuk banyak perkara yang anda tidak mungkin di atas kertas pada mulanya, seperti maklumat hubungan kecemasan. Setelah persediaan akaun awal, ia membawa anda melalui apa yang sebenarnya merupakan soal selidik untuk memastikan ia meliputi semua dokumen yang anda ada: Adakah anda memiliki rumah? Adakah anda sudah berkahwin? Adakah awak mempunyai anak? Adakah anda mempunyai kehendak dan keterangan yang terakhir? Untuk setiap soalan ini, anda boleh memasukkan jawapan dan memuat naik tajuk, akta, sijil, dan kertas yang berkaitan.

Javont Vault adalah serupa dalam beberapa cara, tetapi direka lebih untuk membolehkan anda menyampaikan semua butiran ini kepada penerima apabila anda mati. Walau bagaimanapun, ia berfungsi dengan baik kerana selamat memusatkan banyak kertas kerja keluarga atau peribadi penting semasa anda masih hidup. Anda boleh mengambil inventori harta benda anda, senaraikan semua ID dan kata laluan log masuk akaun dalam talian anda, dan tinggalkan nota terperinci kepada orang tersayang tentang apa yang anda harapkan mereka lakukan dengan semua maklumat ini selepas anda mati. Javont Vault dikunci oleh nombor keselamatan sosial, jadi terhad kepada penggunaan AS sahaja.

Bahagian Paling Penting? Pemikiran

Langkah yang paling penting untuk diambil sebelum mendigitalkan dan mengorganisasikan dokumen rumah anda secara digital adalah untuk memikirkan apa yang anda ingin lakukan, atau masalah yang perlu anda selesaikan. Sekiranya anda mula menggunakan kertas tanpa matlamat atau keputusan yang jelas, usaha anda boleh dibazirkan, kerana banyak penyelesaian yang tersedia menawarkan perkhidmatan yang sangat berbeza.