Dapatkan teratur: 5 kegunaan inventif untuk dropbox dalam perniagaan

Perniagaan kecil sering tertarik kepada perkhidmatan storan berasaskan awan, seperti Dropbox, kerana mereka memberikan banyak nilai-tetapi hanya jika perniagaan memanfaatkannya sepenuhnya.

Berikut adalah lima cara yang bijak untuk menggunakan Dropbox dalam perniagaan anda.

1. Gunakan Dropbox Like Server; Menggalakkan Ketelusan

Mungkin cara paling jelas untuk menggunakan Dropbox dalam persekitaran perniagaan adalah sebagai alternatif kepada pelayan bersama. Terutama untuk perniagaan kecil, kos akaun Perniagaan Dropbox boleh jauh lebih rendah daripada membeli pelayan dalaman dan kakitangan pengambilan untuk mengekalkannya.

Menggunakan Dropbox seperti pelayan, sama ada itu pelayan FTP atau rangkaian yang dikongsi dengan storan yang dipasang, membolehkan semua orang mendapatkan tangan mereka pada fail yang sama supaya mereka boleh bekerjasama dan mempunyai kawalan versi yang lebih baik. Ia boleh menjadi tempat utama untuk menyimpan manual panduan, maklumat manfaat, dan panduan gaya, selain daripada fail yang lebih tipikal yang berkaitan dengan kerja yang memerlukan kerjasama.

Jika perniagaan anda bertujuan untuk mempromosikan budaya ketelusan, membuat jenis dokumen perniagaan lain yang tersedia untuk semua pekerja melalui Dropbox, seperti laporan kewangan dan persembahan slaid yang dibentangkan kepada pelabur atau ahli lembaga, dapat menjadi langkah yang sangat baik dalam arah yang benar.

2. Kongsi Jadual Perjalanan Perjalanan; Jauhkan Mereka Luar Talian pada Peranti Mudah Alih

Pemilik perniagaan dan pekerja yang sering bepergian mungkin perlu berkongsi perjalanan mereka dengan orang lain di pejabat. Mereka mungkin bergantung kepada orang lain untuk menempah perjalanan untuk mereka. Dengan menyediakan folder untuk perjalanan perjalanan, semua orang yang perlu mengetahui keberadaan atau perincian mengenai perjalanan rakan sekerja mempunyai akses.

Selain itu, dengan menggunakan apl mudah alih Dropbox, pengembara boleh menandakan perjalanan perjalanannya yang berkaitan sebagai "kegemaran" untuk menjadikannya mudah diakses di luar talian, jadi ia boleh didapati walaupun pada 30, 000 kaki. (Jika anda orang yang bertanggungjawab untuk menempah perjalanan orang lain, bayangkan betapa mudah penyelesaian ini lebih mudah daripada menghantar pengembara satu salinan jadual perjalanan setiap kali dia atau dia tidak dapat menemuinya, sesuatu yang tidak pasti berlaku sepanjang masa.)

3. Mengumpul Faxes

Kadang-kadang, untuk mendapatkan idea bagaimana perniagaan menggunakan perisian dan perkhidmatan yang berlainan, saya melawat syarikat-syarikat dan wawancara mereka tentang apa yang mereka lakukan. Tahun lepas, ketika bercakap dengan Vert (pengusaha pemasaran dan pengiklanan yang cerdas dunia), pengasas bersama Kevin Planovsky menjelaskan kepada saya bagaimana perusahaannya mengumpulkan faks ke repositori penyimpanan berasaskan awan-Vert sebenarnya menggunakan Kotak, bukan Dropbox, tetapi persediaan menyokong sama ada menggunakan HelloFax.

Setiap kali seseorang menghantar faks, HelloFax meletakkan output digital dalam folder yang ditetapkan pada Dropbox atau Box. Sangat pergi satu langkah lagi dengan menghubungkan alat pengurusan tempat kerja Podio ke sistem juga. Setiap faks masuk secara automatik membuat tugas di Podio memberitahu Planovsky dan pengasasnya untuk mengkaji semula penghantaran.

4. Kongsi Media Dengan Pelanggan, Pelanggan, dan Rakan Kongsi

Salah satu manfaat besar menggunakan Dropbox ialah anda boleh membuat keputusan, dengan fleksibilitas yang hebat, sama ada anda mahu berkongsi fail dengan pasukan dalaman anda, atau dengan pelanggan dan kolaborator juga. Di mana saya melihat perkongsian luar fail Dropbox yang paling banyak terdapat di laman web restoran, yang sering membuat menu mereka tersedia melalui pautan Dropbox awam.

Pertimbangkan perniagaan restoran kecil. Menu mungkin berubah setiap hari. Ia adalah persekitaran tekanan tinggi yang tidak berjalan pada banyak peralatan pejabat. Dan tidak semua pekerja perlu berteknologi tinggi. Jika restoran terus menu hariannya boleh diakses oleh pelanggan melalui Dropbox (bukan, katakan, laman web), pekerja boleh dengan mudah melepaskan PDF menu hari ke dalam folder yang sesuai untuk pelanggan dapat melihat, tiada pengekodan HTML diperlukan. Pautan dari laman web restoran ke lokasi menu di Dropbox akan sentiasa sama, jadi tidak ada kekecohan, tidak ada muss.

Satu lagi cara perniagaan yang biasa menggunakan Dropbox adalah untuk bekerjasama dengan rakan-rakan dalam projek-projek yang mempunyai ciri khas visual, seperti reka bentuk semula laman web. Dengan menyimpan konsep seni dan mockups di Dropbox, semua pihak yang terlibat boleh melihatnya tanpa perlu menghantar e-mel kepada fail besar.

Satu nota: Pautan untuk akaun Perniagaan Dropbox mempunyai had lebar jalur sebanyak 200GB sehari. Sekiranya akaun anda mencapai had, pautan anda secara automatik (tetapi hanya sementara) digantung. Dropbox mengatakan ia akan memaklumkan pentadbir Dropbox melalui e-mel apabila jika masalah ini berlaku, tetapi, sementara itu, siapa saja yang cuba mengakses pautan akan melihat halaman ralat bukan fail anda.

5. Ujian Kemahiran Pemohon Kerja

Calon kerja dalam bidang tertentu, seperti pengaturcaraan dan penulisan, biasanya mengambil ujian semasa proses permohonan. Mengapa tidak melanjutkan idea ini dengan menguji kemahiran komputer calon dan keupayaan untuk mengikuti arahan dengan meminta mereka memuat naik dokumen tertentu ke salah satu folder anda di Dropbox?

Sekali calon melayari penyaringan awal dan berada dalam fasa temu duga, anda boleh menjemputnya ke folder yang dikongsi dan memberi arahan tentang apa yang harus dimuat naik, seperti resume, sampel menulis, sekeping kod pengaturcaraan, karya seni, video-anda dapatkan idea itu. Berikan kandidat yang tepat untuk menentukan nama file, saiz maksimumnya, dan sebagainya untuk melihat betapa mudah dan cepatnya mereka dapat menyelesaikan kegiatan tersebut. Dan, jika ujian ini mencerminkan amalan biasa perniagaan anda, calon mendapat cita rasa awal tentang bagaimana syarikat itu beroperasi. (Saya mendapat idea ini dari organisasi yang dikenali sebagai Nyaya Health. Pasukan pengambilan menggunakan ujian yang serupa untuk pekerja yang berpotensi, hanya dengan alat kerjasama dan pengurusan tugas Asana, bukannya Dropbox.)