Ulasan & penilaian Expensebot

Pekerja mahu proses perisian pengesanan perbelanjaan menjadi begitu mudah sehingga mereka tidak perlu membaca manual. Walau bagaimanapun, pentadbir dan akauntan mahu memperhalusi kawalan ke atas dasar perniagaan dan kelulusan aliran kerja. Untuk teknologi yang paling dalam keadaan itu, anda mungkin berkata "Jangan sekali-kali kedua-duanya akan bertemu, " tetapi dengan ExpenseBot (yang bermula pada $ 9 sebulan) yang mungkin tidak berlaku. Permohonan perakaunan perbelanjaan tidak membebankan pekerja dengan pilihan, namun ia menawarkan pilihan perakaunan kakitangan perakaunan. Hanya proses eksport yang sedikit clinky dan kekurangan proses pembelian diri mengekalkannya di belakang Pemenang Pilihan Editor kami Mengesahkan Sekarang dan Kestabilan.

Harga dan Ciri

Kos langganan ExpenseBot berharga $ 9 sebulan setiap pengguna aktif, dengan sekurang-kurangnya $ 99 sebulan. Terdapat diskaun yang tidak didedahkan untuk kontrak tahunan atau syarikat dengan lebih daripada 1, 000 pengguna. Anda tidak boleh mencuba untuk mengetahui sama ada ExpenseBot adalah perisian yang sesuai untuk anda, bagaimanapun, kerana ia tidak mempunyai versi percuma atau percubaan percuma. Bermula memerlukan perbualan e-mel dengan syarikat; ia tidak berfungsi sendiri.

Pekerja tidak akan menemui ciri-ciri mewah, dan kebanyakan mereka akan bersyukur. Anda memasukkan data perbelanjaan ke dalam ExpenseBot melalui penyemak imbas web, melalui aplikasi mudah alih, dengan menghantar resit ke ID e-mel berdedikasi, atau secara langsung melalui transaksi kad kredit (menggunakan syarikat berdaftar atau kad kredit peribadi). Setiap menangkap data perakaunan yang berkaitan, seperti nama vendor, kategori perbelanjaan, dan tarikh urus niaga, sebelum anda memberikan perbelanjaan kepada laporan. Perbelanjaan boleh ditandakan sebagai boleh bayar, jadi anda boleh menyampaikan kos kepada pelanggan.

Seperti semua aplikasi ini, kebanyakan orang mula menggunakan aplikasi mudah alih untuk menangkap resit. Sekiranya tidak pada titik jualan, maka pada akhir setiap hari, semasa anda masih dapat mencari kertas gores di dalam saku anda dan ingat apa yang berlaku. Aplikasi mudah alih adalah agak mudah, dengan kategori untuk laporan, perbelanjaan, resit dan tetapan. Walaupun yang lain (seperti Expensify) cuba memberikan anda semua alat di hujung jari anda, ExpenseBot tidak semuanya semuanya ke dalam aplikasi.

Tidak ada sebab untuk mengeluh tentang kemampuan pengimbasan resitnya, walaupun. ExpenseBot dengan tepat menghuraikan beberapa resit, termasuk tip yang ditulis, dan mengingati kategori dan nama vendor yang digunakan sebelum ini. Proses ini tidak mengecewakan dan meminimumkan pengambilan keputusan. Jika anda menghubungkan kad kredit peribadi atau korporat, selepas imbasan ExpenseBot dan transkripsi resit, ia cuba untuk menyesuaikan resit dengan transaksi kad kredit.

Anda boleh menghantar perbelanjaan perbatuan secara manual. Atau, jika anda menaip di alamat permulaan dan tamat, ExpenseBot memanggil Peta Google untuk memikirkan jarak sebenar (ciri yang dikongsi oleh ExpensePoint). Itu pasti berguna untuk perjalanan sehala, walaupun ia lebih baik jika anda boleh berkata, "Sekarang dua kali ganda perhitungan jarak tempuh, kerana saya bertemu dengan seseorang di pusat bandar dan kemudian kembali ke pejabat." Jawapan yang lebih baik mungkin dalam perjalanan: Menjelang akhir tahun, syarikat berkata, ExpenseBot akan mempunyai integrasi GPS dan kalendar. Oleh itu, jika anda mempunyai mesyuarat yang dijadualkan, ia akan berkata, "Anda pergi ke Klien-A 53 batu jauhnya, adakah anda mahu menambahkannya ke laporan anda?"

Satu kebiasaan yang tidak biasa: Mana-mana pekerja boleh melantik seorang perwakilan, memberikan individu itu kemampuan untuk membuat perbelanjaan dan laporan. Jika anda cukup bernasib baik untuk mempunyai kakitangan sokongan pejabat untuk menguruskan perbelanjaan anda, itu adalah satu kejayaan besar.

Mudah Tidak Bererti Mudah-Minda

ExpenseBot mungkin memohon prinsip "simpan prinsip bodoh" (KISS) untuk pekerja, tetapi ia memberikan pentadbir dan akauntan banyak kuasa disesuaikan. Penyokong boleh menolak perbelanjaan tunggal dan meluluskan laporan yang lain, supaya item $ 5 yang anda lakukan tidak perlu membayar balik untuk sisa $ 2, 500 yang anda habiskan dalam perjalanan ke San Francisco. Perbelanjaan boleh diluluskan melalui e-mel, jadi pengurus jabatan tidak perlu menghabiskan banyak masa pada klien web. Cek ExpenseBot menyemak kemungkinan perbelanjaan duplikat, dan menawarkan untuk menggabungkannya juga. ("Dua lawatan ke Starbucks pada hari yang sama untuk jumlah yang sama? Adakah anda minum banyak kopi, atau menyerahkan dua kali ini?")

ExpenseBot dilengkapi dengan kategori perakaunan asas yang dikonfigurasikan, dan secara semulajadi anda boleh menambah lagi. Setiap kategori perbelanjaan boleh terikat kepada kad lejar atau kod akaun umum, memerlukan julat tarikh atau senarai peserta, dan sokongan bidang tersuai (seperti "Nombor kedai"). Anda juga dapat mengatur perkara-perkara secara logik, supaya tiket bagasi dan tambang tiket pesawat dijejaki berkaitan-tetapi-secara berasingan, dengan peraturan dan dasar mereka sendiri.

Pengurusan dasar membolehkan anda mengawal berapa banyak pengguna membelanjakan dalam kategori tertentu, seperti had bulanan $ 40 pada kos Internet rumah. Anda mengawal sama ada pengguna boleh menyerahkan perbelanjaan yang melebihi dasar (dan memaparkan amaran kepada pelaksana) atau menghalang laporan daripada difailkan dengan pelanggaran di tempatnya. Kustomisasi dilanjutkan kepada laporan, bukan hanya perbelanjaan; sebagai contoh, rantai makanan segera mungkin memerlukan nombor kedai pada setiap laporan.

Itulah contohnya. ExpenseBot menyokong beberapa pemberi kuasa, jabatan dan profil pengguna (bos mendapat rawatan yang berbeza), penuaan perbelanjaan ("Anda mesti menyerahkan laporan dalam 30 hari" yang hanya bermaksud biasa), dan banyak mata wang.

Malangnya, untuk semua kuasa penyesuaiannya, ExpenseBot lemah dalam integrasi dengan sistem perakaunan pihak ketiga. Pengurusan laporan perbelanjaan adalah proses diskret, tetapi hasilnya perlu direkodkan dalam sistem lain, biasanya sekurang-kurangnya sistem perakaunan dan kadang-kadang lebih banyak. Dengan ExpenseBot, bagaimanapun, anda hanya boleh mengintegrasikan dengan Intuit QuickBooks apabila sudah tiba masanya untuk membayar balik pekerja tersebut. Lebih malangnya, apabila dibandingkan dengan beberapa produk lain yang saya tinjau, syarikat itu mengakui bahawa integrasi QuickBooksnya "memerlukan penggunaan penyambung web Intuit dan sedikit kemahiran untuk ditubuhkan." Satu-satunya pilihan lain adalah untuk mengeksport data ke dalam format CSV dan kemudian membukanya dengan aplikasi lain, seperti Microsoft Excel.

Sebaliknya, dengan pesaing ExpenseBot, seperti integrasi Expensify dengan bukan hanya QuickBooks tetapi juga Xero, NetSuite, dan Intacct antara lain. Dengan semua keupayaan ini, anda mendapat banyak handholding dari syarikat. Malah, anda tidak boleh mengelakkannya; ExpenseBot berfungsi dengan setiap pelanggan secara peribadi untuk menetapkan perkara-perkara.

Pada masa penulisan ini, ExpenseBot adalah gabungan "Oh bagaimana keren" dan "Mengapa tidak melakukannya?" Ia adalah pilihan yang baik untuk sesiapa sahaja yang mahu hanya perkara untuk pengguna, tanpa meminimumkan kawalan pentadbiran. Tetapi kekurangan antara muka layan diri, sokongan untuk penyepaduan QuickBooks sahaja, dan harga yang tidak sepatutnya mesra sepatutnya, semua menggabungkan untuk memastikan ia hanya menjadi ketara di bawah alat Pemenang Pilihan Editor kami Menyahkan Sekarang dan Mengekalkan. Walau bagaimanapun, jika negatif tidak segera mengejar anda, saya meminta anda untuk mempertimbangkan ExpenseBot untuk perniagaan anda. Keseimbangan kesederhanaan dan kuasa adalah benar-benar baik.