Kajian & penilaian pengurusan hayat kitaran kontrak Coupa

Jika anda sedang mencari platform pengurusan kontrak yang secara keseluruhannya mengamalkan model perisian-sebagai-perkhidmatan (SaaS), maka Pengurusan Hayat Sikap Kontrak Coupa tidak cukup apa yang anda cari. Bagaimanapun, ini adalah produk yang sangat berfungsi jika anda menjadi penonton yang dimaksudkan. Itu kerana Coupa adalah platform khas yang ditujukan khusus kepada mereka yang memberi tumpuan kepada pengurusan dan perolehan perbelanjaan perusahaan. Walaupun Coupa telah memperkenalkan fungsi lanjutan ke dalam proses aliran kerja pengurusan perbelanjaan, termasuk aliran kerja dan pencetus automatik, mengubah dan mengubah kajian, dan pengoperasian kontrak yang lebih luas dalam sistem. Tetapi ia juga dibuat pengurusan kontrak hanya satu komponen rangka kerja aplikasi perusahaan yang lebih besar ini.

Semua itu menggabungkan untuk membuat Pengurusan Hayat Kontrak Coupa tidak semestinya disesuaikan untuk pelbagai kes penggunaan sebagai Pemenang Pilihan Editor 'Agiloft atau Updraft. Nor adalah ia sebagai alat rundingan dan kolaborasi kontrak yang kuat sebagai Pengurusan Kontrak Onit, walaupun serupa dengan Onit sebagai sebahagian daripada rangka kerja aplikasi yang lebih besar. Walau bagaimanapun, tiada satu pun platform pengurusan kontrak lain yang kami uji menawarkan nilai perniagaan bersatu dan analitik yang didorong oleh perdagangan untuk menyatukan sepenuhnya kitaran hayat kontrak ke rantaian bekalan.

Struktur Harga Enterprise

Coupa menumpukan semula apa yang pernah dilakukan secara Kontrak dari perkhidmatan awan asas menjadi penyelesaian pengurusan kontrak yang disasarkan melengkapkan pembelian, jualan, dan pemprosesan transaksi syarikat. Menurut Coupa, syarikat itu terutamanya tertumpu kepada perniagaan dengan pendapatan tahunan bermula dari $ 75 juta atau lebih tinggi. Ini bukan platform bagi perniagaan kecil dan menengah (SMB) dan tidak menawarkan langganan Perisian-seperti-perkhidmatan (SaaS) peringkat bebas seperti apa yang anda akan dapati di Agiloft atau Concord. Ini adalah penyelesaian untuk organisasi perusahaan global yang besar.

Pengurusan Siklus Hidup Kontrak Coupa dimasukkan sebagai sebahagian daripada langganan Pengurusan Perbelanjaan Coupa. Ini termasuk kontrak tanpa had, pengguna, memberi amaran, dan penggunaan dan penjejakan secara automatik. Kerjasama kontrak adalah yuran tambahan dan dihargai sebagai peratusan dari langganan Pengurusan Perbelanjaan Coupa. Pengurusan Lifekycle Kontrak Coupa termasuk keupayaan untuk mewujudkan kontrak yang tidak terhad termasuk pengarangan, pengeditan, dan eSignature dengan semua pihak, serta penukaran semula dan kawalan versi.

Pengurusan Kontrak yang Dipacu Perdagangan

Oleh kerana ini adalah semakan semula sistem pengurusan kontrak, kami menumpukan ujian kami terutamanya kepada Pengurusan Hayat Kontrak Lifan Kitaran Coupa dan Kerjasama Kontrak Coupa daripada keseluruhan Coupa Spend Management platform. Papan pemuka Coupa menjelaskan bahawa setiap aspek pengalaman mengalir semula ke dalam menghabiskan pengurusan dan perolehan. Di seluruh bar navigasi atas adalah tab untuk Perbelanjaan, Permintaan, Pesanan, Invois, Inventori, Sumber, Pembekal, Kontrak, dan Laporan, bersama dengan panel persediaan yang sangat berbutir yang membolehkan anda menyesuaikan setiap aspek platform modular-dari kandungan dan pembekal ke alat pembelian, pencetus automasi aliran kerja, integrasi, dan banyak lagi. Secara keseluruhannya, Coupa menawarkan kelebihan fungsi yang serupa dengan penyelesaian perancangan sumber perusahaan (ERP) yang penuh sesak.

Papan pemuka utama juga memberi anda bar carian sejagat yang dinamik untuk pertanyaan bahasa semulajadi untuk menavigasi hak kepada apa yang anda perlukan di platform padat. Ia juga memberi anda penapis untuk menggerudi oleh jabatan atau barangan tertentu. Ia merupakan sistem yang direka untuk menyaring operasi pembekalan perusahaan yang kompleks ke dalam data sasaran dan pandangan khusus, dan satu yang anda boleh akses dari mana-mana pelayar.

Saya bermula dalam tab Kontrak, iaitu satu repositori bersepadu tunggal bagi semua kontrak pembekal dalam sistem. Ia dibentangkan dalam paparan senarai yang serupa dengan apa yang anda akan dapati di Concord atau ContractWorks. Ia menunjukkan butiran seperti tarikh permulaan dan tamat tempoh, status kontrak, dan kumpulan kandungan sebagai tambahan kepada ikon untuk mengedit dan memadam entri. Bar penapis teratas memberi anda pilihan untuk membuat kemasukan kontrak baru, kontrak pukal-muat naik dari fail, kontrak eksport ke fail CSV atau Microsoft Excel, dan beberapa penapis untuk menyusun kontrak anda mengikut bahasa, tarikh, tempoh tamat tempoh dan maju penapis yang membolehkan anda menggerudi mengikut nombor kontrak atau kata kunci. Bar carian boleh menjalankan pengiktirafan aksara optik (OCR) pada dokumen kontrak dan fail PDF untuk mengenal pasti perkataan dan klausa tertentu.

Semua ini agak standard di seluruh penyelesaian pengurusan kontrak yang kami uji. Apa yang unik tentang Coupa ialah papan pemuka Kontrak juga memberi anda carta barangan dan komoditi yang dibeli di dalam sistem. Ini membantu anda mengutamakan kontrak berdasarkan pengurusan perbelanjaan. Segala-galanya juga dikawal oleh kebenaran. Oleh itu, berdasarkan kumpulan pengguna, peranan akses, dan kumpulan kandungan kontrak berlainan yang dikonfigurasi oleh pentadbir dalam tab persediaan, setiap pengguna akan melihat sesuatu yang berbeza. Setiap kontrak boleh mempunyai satu atau lebih kumpulan kontrak yang mengikatnya kepada jabatan atau kumpulan pengguna tertentu, akaun strategik tertentu, negara atau bahasa tertentu, atau sebarang atribut lain.

Apabila membuat kontrak baru, saya memasuki butiran kontrak asas seperti pembekal dan terma. Saya termasuk pilihan untuk memilih jenis dokumen dan perkhidmatan, memuat naik dokumen kontrak yang berkaitan, dan menyambungkan kontrak kepada perjanjian induk jika berkenaan. Coupa memberi saya satu set templat yang telah ditetapkan sebelum memilih untuk memberi kepada pembekal. Ia membenarkan saya memilih daripada vendor yang kini disenaraikan dalam sistem.

Sebaik sahaja anda telah membuat kontrak, atau mendapati kontrak yang anda telah searced, anda boleh mengklik pada halaman Butirannya. Coupa bukan sahaja memberikan butiran kontrak, seperti jenis dokumen dan nombor versi, tetapi juga termasuk bahagian mengenai maklumat invois, permintaan, kumpulan kandungan, harga dan terma, isyarat, dan barang atau produk tertentu dalam sistem e-dagang yang dikaitkan dengan kontrak itu. Bahagian harga dan terma adalah sangat baik, membiarkan anda menentukan nombor simpanan pada kontrak dalam apa jua cara yang anda suka, sama ada peratusan diskaun dari harga senarai atau berdasarkan parameter perbelanjaan minimum / maksimum. Ini berjalan seiring dengan ciri "Sumber Ini", yang merupakan butang yang membawa tawaran harga relatif untuk barangan dan perkhidmatan pada kontrak pembekal apabila ia timbul untuk rundingan semula.

Terdapat keupayaan pra-bersepadu dengan modul lain juga, jadi anda satu klik dari melihat pesanan pembelian oleh jabatan atau komoditi, invois, atau mana-mana bahagian lain platform. Coupa tidak mempunyai peti masuk dan papan pemuka pemberitahuan sendiri, tetapi syarikat itu berkata ia lebih suka untuk mengintegrasikan dengan perkhidmatan pihak ketiga seperti Gmail atau Slack untuk menghantar pemberitahuan pengguna (dalam aplikasi atau antara muka yang mereka gunakan).

Di Coupa, anda tidak mendapat modul rundingan kerjasama dan kontrak pada halaman ini, yang anda lakukan di Onit. Untuk itu, anda menekan butang "Kontrak Pengarang" di mana-mana halaman terperinci kontrak untuk membawa anda ke persekitaran Kerjasama Kontrak Coupa. Ini adalah di mana anda akan menemui pengeditan kontrak lanjutan dan mengiringi semula, yang membolehkan banyak pihak menerima, menolak, dan mengulas pengeditan yang dibuat oleh pihak lain. Ini semua dilakukan dalam ruang kolaborasi bersama yang dimaksudkan untuk meniru Google Doc. Ia datang dengan kawalan versi yang membolehkan anda melancarkan perubahan, ditambah jejak audit untuk semua suntingan dan interaksi dalam persekitaran. Anda juga boleh menetapkan perjanjian peringkat perkhidmatan dalaman (SLA), menetapkan tetingkap yang diperuntukkan untuk berapa lama kumpulan yang berbeza dalam sebuah syarikat harus berunding. Ini direka untuk meningkatkan masa kitaran untuk kontrak.

Penyuntingan kontrak itu sendiri berlaku dalam editor WYSIWYG asas, dengan log audit di sebelah kanan untuk membantu anda menarik bahasa kontrak pra-diluluskan, angka dari sumber lain, atau klausa tertentu. Apabila anda menyimpan perubahan, Coupa memberi anda pilihan untuk melihat perbandingan versi bersebelahan, dengan perubahan keterangan yang ditandai dan dikodkan warna. Jika anda menjemput pengguna tambahan, maka mereka hanya akan melihat perubahan dari titik dalam masa ia bermula dengan perjanjian. Pengguna baru akan melihat tetingkap pop timbul automatik dengan siapa pemilik kontrak utama. Dari sana, pemilik boleh mengawal keizinan, menambah dan mengalih keluar pengguna, atau memberikan tugasan khusus dalam persekitaran kolaborasi. Proses kolaborasi dan proses perundingan lebih terpusat dan bersatu dalam Onit. Walau bagaimanapun, Coupa menyediakan satu peringkat kawalan berbutiran ke dalam proses penyuntingan yang sepadan dengan ujian kami hanya oleh perubahan trek dan pilihan pemformatan kaya Concord.

Akhirnya, Coupa termasuk integrasi DocuSign yang lurus pada akhir proses kitaran hayat kontrak untuk melengkapkan proses eSignature dan melaksanakan kontrak. Coupa secara automatik memuat naik dokumen yang dihasilkan kepada DocuSign dengan pengalaman klik dan tanda mudah untuk kedua-dua pengguna dalaman dan pembekal atau vendor luaran yang memasuki perjanjian. Di Coupa, anda hanya menaip nama penandatangan, klik Tanda, dan Coupa menangkap alamat IP penandatangan. Ini merekodkan jejak digital yang unik untuk audit keselamatan. Pembekal dan semua pihak yang berkaitan kemudian secara automatik menerima e-mel dengan salinan PDF perjanjian.

Pelaporan Granular

Pengurusan Lifekycle Kontrak Coupa juga menawarkan beberapa pelaporan dan analisis yang paling terperinci mengenai semua platform pengurusan kontrak yang saya uji. Tab Laporan mempunyai metrik tersuai yang dipanggil Perfect Fit Insights, yang melihat peratusan perbelanjaan anda terhadap jumlah kontrak, jumlah dolar, atau faktor lain untuk menentukan sasaran metrik yang disasarkan dan cadangan untuk mengoptimumkan keuntungan. Pelaporan jualan berorientasikan matlamat ini tidak seperti apa-apa alat lain yang saya uji, menghasilkan analisis oleh kontrak yang dilabelkan dalam hijau, merah, atau kuning untuk menetapkan matlamat simpanan pada kontrak pembekal tertentu. Coupa juga memberi saya penjimatan, kecekapan, dan cadangan penggunaan tentang cara mengoptimumkan katalog, invois, dan sumber untuk pelaburan balik (ROI) yang lebih besar. Cadangan cerdas ini tidak wujud dalam vakum; anda boleh menetapkan tugas terus dari halaman cadangan untuk mula mengambil tindakan terhadap wawasan data.

Terdapat beberapa laporan dan metrik lain juga, yang boleh disesuaikan kepada kumpulan kandungan tertentu atau jabatan atau dihiris oleh industri. Sebagai contoh, carta membelanjakan peratusan daripada pembekal industri teknologi berbanding pembekal industri pembuatan. Coupa berkata cadangan risikan datang dari data empirikal yang tidak dikenali dari beratus-ratus pelanggan perusahaan dan urus niaga mereka. Metrik pelaporan ini, tentu saja, terikat dengan pengurusan perbelanjaan sempit dan senario perolehan perkhidmatan platform. Tetapi analisis menyelam lebih mendalam ke dalam pandangan kontrak fokus yang lebih rendah daripada Agiloft, Onit, atau mana-mana platform pengurusan kontrak lain yang dikaji semula dalam pusingan ini.

Fokus pada Barisan Bawah

Pengurusan Hayat Sikap Kontrak Coupa bukan platform pengurusan kontrak buat semua jenis kontrak dan perniagaan dari sebarang bentuk dan saiz. Sebaliknya, ia adalah pengurusan dan perolehan platform syarikat, dengan ciri pengurusan kontrak dan pelaporan khusus untuk kes penggunaan itu. Ia jauh lebih maju sebagai hasilnya. Untuk pembuatan kontrak fleksibel, rundingan, dan pengurusan kitaran hayat, Agiloft dan Concord lebih murah, lebih mesra pengguna, dan jauh lebih disesuaikan dari segi tata letak dan antara muka pengguna. Ini bukan penyelesaian untuk pengurusan kontrak SMB. Walau bagaimanapun, bagi organisasi perusahaan besar yang menguruskan banjir kontrak pembekal dan inventori produk perniagaan ke perniagaan (B2B) yang padat, Coupa menawarkan tahap pengurusan kitaran hayat kontrak yang berkuasa dan khusus dengan metrik risikan yang menumpukan ROI yang anda memenangi ' t mencari tempat lain.