6 Cara teknologi cetakan moden dapat membantu perniagaan anda

Dibentangkan oleh Epson- Jika anda telah menyambungkan pencetak anda ke status back-burner, maka anda mungkin mahu kembali untuk kelihatan segar. Terima kasih kepada percetakan terurus dan pencetakan hijau anda perniagaan akan dapat mengubah cara pekerja anda mencetak serta bagaimana anda membayarnya. Berikut adalah enam contoh khusus untuk memulakan anda.

Percetakan Terurus

Ingat kali terakhir anda perlu memasukkan kartrij toner ke pencetak laser pejabat anda? Dan kemudian kali terakhir anda melihat lagi bil lain untuk toner yang sama dan bertanya-tanya di mana ia pergi? Itu hanya satu contoh dari apa perkhidmatan cetak terurus boleh lakukan untuk anda. Sekiranya anda tidak pernah mendengar istilah itu, fikirkan ia sebagai satu lagi evolusi Software-as-a-Service (SaaS) kecuali ini adalah Printing-as-a-Service (PaaS). Ciri-ciri akan berubah-ubah tetapi mendaftar untuk perkhidmatan tersebut dan anda akan dapat memilih pencetak yang sesuai untuk persekitaran anda, membayar caj langganan, dan mula mencetak. Apa yang anda perlukan ialah kertas kerja. Perkhidmatan langganan akan menjaga bekalan toner, masalah pencetak, dan semua sakit kepala yang lain. Tambahan pula, kebanyakan perkhidmatan akan membekalkan tiga manfaat tambahan ini juga:

• Penilaian cetakan: Kebanyakan organisasi tidak tahu apa proses percetakan mereka sebenarnya-siapa yang mencetak, apa yang mereka cetak, dan berapa banyak mereka mencetak. Ini kerana kebanyakan pejabat tidak hanya terdiri daripada dua atau tiga pencetak pejabat standard di setiap tingkat, contohnya, tetapi juga "pencetak bayang-bayang" dalam bentuk alat percetakan peribadi yang dipasang pengguna pada meja mereka (sama ada mereka sendiri atau untuk menyokong beberapa proses perniagaan yang kurang dikenali). Yang serius boleh memacu bukan sahaja kos toner tetapi juga kertas, perkakasan, dan caj man-jam IT. Apabila memilih perkhidmatan percetakan terurus, cari salah satu yang akan menghantar pakar di tapak untuk mengaudit jumlah pencetak yang telah anda pasang dan perhatikan bagaimana ia digunakan. Kemudian, matikan pengetahuan itu ke dalam cadangan bilangan dan jenis pencetak yang tepat yang diperlukan oleh organisasi anda.
• Pengurusan granular: Perkhidmatan percetakan terurus harus berat terhadap pengurusan. Mencari perkhidmatan yang tidak hanya menguruskan kesambungan dan kesihatan pencetak tetapi juga menjejaki kos dan penggunaan. Sesetengah boleh memberikan butiran ke tahap pengguna individu. Bukan sahaja ini memberi anda maklumat terperinci mengenai siapa yang mencetak paling banyak, mengapa, dan berapa banyak kos itu, tetapi ia membolehkan anda menggunakan maklumat tersebut (bersama dengan apa yang anda pelajari semasa penilaian percetakan) untuk sentiasa menyesuaikan dan mengoptimumkan proses percetakan anda, tanpa membayar lebih daripada langganan anda.
• Kawalan kos dengan percetakan mudah: Manfaat yang paling jelas menggunakan perkhidmatan percetakan terurus adalah menikmati kehidupan yang mudah. Semua sakit kepala kecil yang menghantar anda bergegas ke almari bekalan atau panggil IT kini ditangani oleh pembekal khidmat. Pembekal memanfaatkan perisian pengurusan lanjutan dan proprietari yang memberikan mereka semacam kawalan sementara masih mengekalkan kehadiran di luar tapak dengan memanfaatkan awan. Tetapi teknologi yang sama sering mempunyai faedah tambahan, dengan yang paling ketara dalam kes ini ialah pengguna anda mungkin mempunyai keupayaan untuk mencetak ke mana-mana pencetak dalam langganan anda tidak kira di mana mereka berada di internet. Malah bagi pekerja menengah jualan pejuang jalan, yang bukan sahaja menjimatkan wang lebih dari faks, tetapi ia memberikan kelonggaran tambahan untuk mendapatkan dokumen tepat pada orang yang mereka perlukan untuk mencapai, lebih cepat dan lebih dipercayai.
• Keselamatan yang diperkembangkan: Melaksanakan percetakan terurus juga bermaksud meningkatkan keselamatan, yang penting apabila anda bercakap tentang percetakan yang disambungkan. Percetakan terurus dapat membantu dengan pengesahan dan pengurusan identiti serta lebih banyak ciri keselamatan, seperti kod PIN atau penapisan IP.

Percetakan Mampan

Percetakan mampan kedengaran seperti kata kunci pemasaran yang akan menghasilkan sedikit manfaat nyata untuk perniagaan anda. Tetapi dalam amalan, ia bukan sahaja membantu alam sekitar, tetapi ia juga dapat menjimatkan banyak wang tunai. Satu penyelesaian percetakan "hijau" yang akan membantu kebanyakan perniagaan tetapi tidak langsung teringat apabila anda berfikir tentang kemudahan mesra alam adalah pencetak pelbagai fungsi atau semua-dalam-satu. Dengan berpindah ke peranti sedemikian, anda bukan sahaja menjimatkan elektrik (satu peranti berbanding sekurang-kurangnya dua dan seringkali tiga), tetapi anda juga menyimpan ruang dan penggunaan bahan habis. Selain itu, jika anda berpindah ke peranti sedemikian melalui perkhidmatan cetak terurus (seperti yang diterangkan di atas), maka anda bukan sahaja akan mendapatkan teknologi cetak terkini tetapi juga teknologi hijau terkini. Setakat pencetak pergi, ia menjadi dua kategori keuntungan berpotensi:

Pengurangan toner dan kartrij: Kebanyakan pengeluar pencetak nama besar telah membangunkan enjin cetakan baru sejak beberapa tahun kebelakangan yang bertujuan untuk mengurangkan penggunaan toner dan dakwat serta mengurangkan atau menghapuskan bilangan kartrij cetakan yang digunakan di tapak pelupusan sampah. Canon dan Epson kedua-duanya tidak mempunyai kartrij, garisan pencetak eko-sedar, sedangkan Brother, HP, dan Xerox semuanya mempunyai program kitar semula kartrij yang dapat membantu anda dengan mudah melupuskan kartrij yang digunakan, untuk memberi kesan kurang terhadap alam sekitar.

Leverage software yang lebih bijak: Ini sebenarnya merupakan faedah sampingan strategi percetakan yang dioptimumkan untuk awan. Penyedia cetak yang paling berjaya akan menyediakan jenis penyelesaian seperti ini tetapi anda juga dapat mengkonfigurasi diri sendiri, jika anda mempunyai beberapa ikon IT. Hanya soal pemetaan proses perniagaan yang melibatkan pencetak sehingga sebanyak mungkin perisian daripada kertas. Sebagai contoh, adakah anda benar-benar perlu mencetak pesanan pembelian itu untuk perakaunan? Atau sama seperti berkesan, jika tidak lebih berkesan, boleh dipercayai, dan selamat, mempunyai pencetak hanya menghasilkan fail yang muncul dalam folder penyimpanan awan yang mana perakaunan mempunyai akses? Mereka kemudiannya boleh membukanya dalam apa sahaja perisian yang mereka gunakan dan menjalankan proses perniagaan dari sana. Peralihan semacam ini termasuk bukan sahaja penyimpanan awan tetapi aplikasi lain termasuk pengurusan dokumen, pengurusan hubungan pelanggan (CRM), perancangan sumber perusahaan (ERP), dan juga perisian e-mel atau kerjasama dalam talian, untuk menamakan beberapa. Ia benar-benar boleh menghapuskan teknologi penuaan, terutamanya faks dan menyalin, dan membolehkan anda menambah lapisan organisasi serta keselamatan data yang tidak dapat disediakan oleh kertas itu. Ia juga boleh dengan mudah dan selamat termasuk peranti mudah alih dan pekerja terpencil, yang merupakan sesuatu yang biasanya sangat sukar dilakukan dengan peranti lama.

Percetakan mungkin bukan teknologi IT yang kita dengar tentang kebanyakan lagi tetapi itu tidak bermakna kategori itu telah berhenti berinovasi. Sekiranya anda masih menggunakan pencetak pejabat raksasa yang menguap toner dan mengunyah pokok hutan, maka sudah tiba masanya untuk melihat dengan lebih dekat apa yang tersedia hari ini. Duduk dengan orang-orang di organisasi anda yang menggunakan pencetak anda yang paling banyak dan berhati-hati memetakan mengapa dan bagaimana peranti tersebut digunakan. Kemudian, sepadan dengan apa yang pengeluar pencetak ditawarkan hari ini bersempena dengan perkhidmatan awan dan aplikasi perniagaan berasaskan SaaS. Anda mungkin terkejut betapa lebih cekap perniagaan anda dapat berjalan, pada masa yang sama menjimatkan wang yang banyak.