Punca e-mel sifar

Kandungan

• Tolak untuk E-mel Zero
• E-mel Komunikasi Sans

Pada tahun 2011, Thierry Breton, ketua pegawai eksekutif dan pengerusi Atos yang berpangkalan di Perancis, membuat kenyataan berani bahawa dia merancang untuk membasmi e-mel syarikat dalam masa tiga tahun. Idea ini mencetuskan banyak kontroversi sebagai penghargaan. Kini, ketiga-tiga tahun itu sudah berakhir. Jadi bagaimanakah syarikat melakukannya?

Saya terperangkap dengan Marc Bovens, Pengurus Program Global Zero Email di Atos, melalui telefon untuk mengetahui sama ada syarikat itu memukul markanya. Bovens menjelaskan bahawa push ke arah e-mel sifar sebenarnya adalah sebahagian daripada tumpuan yang lebih besar pada kesejahteraan pekerja. Orang-orang di Atos (seperti kebanyakan orang lain yang duduk di hadapan terminal komputer sepanjang hari) berasa terkejut dengan e-mel, atau lebih tepat lagi, dengan maklumat yang terlalu banyak yang menyebabkan e-mel.

Atos bukan permulaan kecil. Syarikat ini menggunakan lebih daripada 76, 000 orang di 52 negara. Atos adalah syarikat perkhidmatan IT antarabangsa, bekerja dengan pelbagai perniagaan yang luas-semuanya dari industri perbankan ke pertahanan dan keselamatan. Bagaimanakah anda mendapatkan semua orang tersebut, dengan pelbagai jenis kerja yang mereka lakukan, jauh dari berkomunikasi dengan satu sama lain melalui e-mel?

Jill Duffy: Ia adalah 2011 apabila Atos mengumumkan matlamat untuk menghapuskan semua e-mel dalaman dalam masa tiga tahun. Tanda tiga tahun telah berlalu, dan saya tertanya-tanya: Bagaimana keadaannya?

Marc Bovens: Tempoh tiga tahun yang berakhir awal tahun ini pada bulan Februari. Kami benar-benar mencapai beberapa tonggak penting untuk program ini, yang paling penting yang menangani maklumat yang terlalu banyak.

Kami telah menerbitkan dan menyampaikan bahawa kami telah mencapai penurunan sebanyak 60 peratus dalam e-mel. Dan tentu saja, ini dikompensasikan dengan bekerja dengan cara yang berbeza dan menggunakan set alat baru di sebelah Outlook untuk e-mel.

JD: Bolehkah anda memberitahu saya tentang beberapa alat yang anda gunakan?

MB: Ya. Ini gabungan alat. Kami memanggilnya ZEN: Rangkaian E-mel Zero. Ia sebenarnya merupakan pelaksanaan Microsoft SharePoint, digabungkan dengan Lync [alat komunikasi dalam talian dari Microsoft], digabungkan dengan perisian yang dipanggil BlueKiwi, yang merupakan syarikat yang kami peroleh pada tahun 2012. Ia menyediakan rangkaian sosial.

Jelas sekali, ketiga-tiga ini terintegrasi dengan baik. Dari dalam platform ZEN-BlueKiwi, sebagai contoh, kami telah menggabungkan Lync kehadiran. Orang boleh mengklik mana-mana gambar dan memulakan mesej segera atau memulakan panggilan melalui internet. Kami mempunyai integrasi yang baik antara komuniti dan laman SharePoint supaya orang dapat dengan mudah berhubung dengan komuniti kolaborasi BlueKiwi.

Untuk mengatasi sedikit persoalan tentang apa fasa [pelancaran pelan sifar-e-mel], pada tahun pertama, kami menghabiskan banyak masa pada apa yang kami panggil "etiket e-mel." Kami juga mula melatih pasukan pengurusan kami.

JD: Apabila anda mengatakan "etika e-mel, " adakah anda bermaksud apabila ia sesuai berbanding bila tidak sesuai menggunakan e-mel untuk komunikasi?

MB: Betul. Dengan cara yang positif, kami ingin memotivasi orang untuk bercakap secara bersemuka, contohnya, apabila itu paling sesuai. Kami mempunyai peningkatan yang curam dalam penggunaan Lync. Orang benar-benar mula menggunakan pemesejan segera, tetapi juga perkongsian aplikasi dan persidangan video berbanding Lync. Benar, ia adalah perubahan tingkah laku dengan menggunakan alat yang tepat untuk aplikasi yang betul.

JD: Bagaimana pendapat anda yang mengubah budaya syarikat?

MB: Lebih mudah untuk menjadi lebih berorientasikan pelanggan. Atos, seperti yang anda tahu, adalah syarikat yang sangat besar. Kami telah banyak berkembang selama bertahun-tahun dengan pengambilalihan. Kami memberi tumpuan kepada apa yang kami panggil hasil berulang, jadi hubungan jangka panjang. Ini [bergerak untuk menggunakan alat komunikasi lain] telah benar-benar membawa tahap baru kepada tumpuan pelanggan. Mengapa? Kerana sekarang sangat mudah bagi orang untuk menubuhkan komuniti pelanggan dan mempunyai kerja sama di seluruh dunia untuk menangani cabaran pelanggan dalam komuniti. Pada masa lalu, melalui e-mel, anda akan menerima jumlah mel yang tidak perlu, contohnya, yang disebabkan oleh orang yang tidak berfungsi sepenuhnya. Jadi itu adalah salah satu hasil utama program ini.

Yang lain ialah kami telah membuat Atos kecil lagi. Fakta mudah bahawa anda mempunyai senarai profil yang dikekalkan oleh orang-orang di rangkaian sosial perusahaan, digabungkan dengan kehadiran Lync, menjadikannya lebih mudah untuk mencari rakan-rakan anda untuk memulakan perbincangan, atau untuk menyertai komuniti yang anda fikir menarik. Jadi ia membuat Atos kecil, dan ia membina kepercayaan.

Kami mempunyai banyak pakar dalam domain yang berbeza, tetapi mereka tersebar di seluruh dunia. Lebih mudah bagi orang untuk bekerjasama apabila anda mempunyai sedikit kepercayaan dalam hubungan, sedikit memahami kepakaran masing-masing, dan mampu bekerja bersama lebih mudah. Itu telah membawa kembali ini-dan mungkin saya terlalu melankolis-tetapi ia telah membawa kembali perasaan yang selesa ini sebuah syarikat di mana orang dapat bekerjasama. Itu bukan sesuatu yang boleh anda lakukan dengan hanya e-mel atau SharePoint sahaja.

Ini benar-benar hasil daripada cara kami melakukannya, yang masih agak unik. Banyak syarikat telah memulakan inisiatif kerjasama sosial. Mereka melakukan juruterbang. Kemudian mereka melakukan satu lagi juruterbang, dan mereka cuba untuk memperluaskannya untuk akhirnya menerima pakai seluruh syarikat. Tetapi kita telah melakukannya secara berbeza. Kami benar-benar menghabiskan banyak masa pada awalnya menjelaskan kepada orang yang kita perlu mengubah tingkah laku bersama kami, yang kita perlukan, sebagai contoh, bagi pengurus untuk mengubah gaya pengurusan mereka.

Kami mempunyai program latihan besar bagi para pengurus untuk memahami manfaat kerjasama, dan untuk mereka juga bekerja lebih bijak dalam konteks ini bekerja bersama dalam komuniti dalam rangkaian sosial perusahaan.

JD: Apabila anda memutuskan untuk mengurangkan email dalaman-dan saya senang mendengar 60 peratus; itu nombor yang sangat mengesankan-apakah dorongan asal untuk melakukan ini?

MB: Ia adalah apa yang kita panggil program. Salah satu cita-cita Atos adalah untuk meningkatkan kedudukan sebagai tempat yang hebat untuk bekerja dengan menghabiskan masa dan perhatian pada apa yang perlu ditingkatkan berdasarkan input dan maklum balas yang kami dapat dari pekerja kami.

Pada masa itu, kami benar-benar mendapat isyarat yang kuat bahawa e-mel menjadi masalah-atau mungkin bukan "e-mel" tetapi terlalu banyak disebabkan oleh e-mel.

Semua penyalahgunaan e-mel ini mengakibatkan fakta bahawa orang ramai tidak begitu selesa. Jumlah orang yang menghabiskan masa melalui email sedang menghampiri, dalam beberapa pasukan kami, 30 atau 40 peratus masa syarikat!

Digabungkan dengan fakta bahawa kami mula bertanya kepada semua jenis soalan seperti, "Adakah anda fikir ini adalah masa yang baik?" kerana mungkin ia bukan masalah yang kami habiskan 40 peratus daripada masa kami bekerja dengan e-mel, dan menyusun e-mel, dan bertindak balas kepada e-mel. Tetapi secara umum, ini dianggap sebagai tidak produktif.

Jadi di sini kita, pengurusan sebuah syarikat besar, dan pekerja anda menjelaskan bahawa 40 peratus daripada apa yang mereka lakukan adalah dipersoalkan dari segi nilai kepada syarikat.