Dapatkan teratur: bagaimana menggunakan perubahan trek dalam dokumen google

Sejak 2014, Dokumen Google telah membenarkan orang mengesan perubahan semasa mengedit atau menjalin kerjasama dengan orang lain. Keupayaan untuk mengesan perubahan memberi anda lebih banyak kuasa menyunting dalam dua cara. Pertama, anda boleh mengedit kerja anda sendiri tanpa melakukan perubahan anda, sekiranya anda atau orang lain ingin menyemaknya. Kedua, anda boleh membuat dokumen dan membaginya dengan orang lain, dan mereka boleh mencadangkan perubahan kepada fail yang anda atau orang lain boleh melihat dan menerima, menolak, atau menukar selanjutnya. Ia menjadikan proses kerjasama lebih telus dan mudah diurus.

Walaupun ramai orang merujuk ke fungsi ini sebagai Perubahan Lacak-itulah yang dipanggil dalam Microsoft Word, dan sudah ada lebih lama lagi-Google memanggilnya Mencadangkan. Ia berfungsi sama seperti ciri di Microsoft Office. Sebenarnya, jika anda mengimport Dokumen Google ke dalam Microsoft Word atau sebaliknya, semua perubahan atau cadangan yang dijejaki dipelihara dan kelihatan.

Inilah caranya menggunakan Cadangan dalam Dokumen Google.

Cara Membolehkan Mod Cadangan

Jika anda menulis dan mengedit solo, atau anda mencadangkan perubahan kepada karya orang lain, mulakan dengan mengaktifkan Mod cadangan. Di desktop, lihat di penjuru kanan sebelah atas skrin untuk ikon pena dan Pengeditan perkataan. Klik, dan pilih Mencadangkan. Pada peranti mudah alih, lihat dalam menu tetapan, di mana ia dipanggil Cadangkan cadangan. Togolnya.

Sebaik sahaja anda mendayakan Mencadangkan, suntingan baru anda muncul di halaman sebagai suntingan dan bukannya teks komited. Sebagai contoh, setiap penghapusan muncul sebagai teks dengan strikethrough. Perkataan baru yang anda taip muncul dalam warna baru (dalam hal ini hijau).

Untuk setiap perubahan yang anda cadangkan, Dokumen Google membuat sedikit kotak ringkasan di margin kanan yang menunjukkan siapa yang mencadangkan perubahan dan apa itu. Kotak ringkasan tersebut juga memberi anda dan editor lain kuasa untuk menerima atau menolak perubahan yang saya dapati lebih terperinci kemudian.

Bagaimana Kongsi Dokumen Anda

Jika anda mahu menerima perubahan yang dicadangkan daripada orang lain, anda mesti terlebih dahulu berkongsi dokumen anda dan membolehkan penyuntingan. Di penjuru kanan sebelah atas desktop, klik butang Kongsi biru. Pada mudah alih, pilihan dalam tetapan di bawah Saham & Eksport. Anda boleh berkongsi dokumen dengan hanya orang yang anda pilih atau dengan menjana pautan yang menjadikan dokumen itu kelihatan kepada sesiapa yang mempunyai pautan itu.

Inilah bahagian yang paling penting: Anda harus memberi kebenaran pengeditan kolaborator anda. Pilih Boleh Edit dari pilihan yang berkenaan.

Apabila kolaborator anda menerima dokumen itu, mereka harus memastikan bahawa mereka Mencadangkan dan bukan Mengedit supaya semua orang dapat melihat perubahan tersebut. Apabila pasukan bekerja dengan cara ini dengan kerap, semua orang akan digunakan untuk melihat penyuntingan mereka di skrin dan akan mengetahui dengan segera jika Cadangan tidak diaktifkan. Jika orang baru mengesan perubahan, anda mungkin perlu mengingatkan mereka.

Cara Menggunakan Komen

Peraturan umum penyuntingan (yang semua orang memecahkan semua masa) adalah untuk tidak menulis sesuatu dokumen yang anda tidak mahu diterbitkan. Sebagai contoh, jangan sekali-kali meletakkan lelucon sebagai teks pemegang tempat, dan jangan menulis sebut harga secara bertulis. Soalan dan pemikiran yang lebih panjang untuk perbincangan tergolong sebagai komen.

Untuk menambah komen, cari ikon dalam bar alat yang kelihatan seperti kotak ucapan dengan tanda tambah di tengah. Sebagai alternatif, anda boleh menyerlahkan beberapa teks dan butang mengulas muncul di margin kanan. Klik, dan anda boleh menambah komen anda.

Komen muncul dalam margin kanan bersama semua perubahan lain yang dikesan. Kolaborator boleh membalas komen, yang membolehkan anda mempunyai perbincangan dalam dokumen mengenai perubahan yang mungkin anda buat.

Cara Menerima, Menolak dan Menyelesaikan Komen

Sebaik sahaja semua cadangan ada, sesiapa yang mempunyai kata akhir di dalam karya itu boleh membaca dokumen itu dan menerima atau menolak perubahan itu.

Untuk komen, anda mempunyai pilihan untuk "menyelesaikan" setiap satu. Menyelesaikan ulasan memadam sejarah perbualan secara kekal dan untuk semua orang, jadi pastikan perkara itu benar-benar diselesaikan sebelum memukul butang itu.

Apa yang Orang Lain Lihat?

Sesuatu yang perlu diingat kerana anda mencadangkan perubahan dan membuat komen pada dokumen adalah apa yang orang lain lihat jika mereka mempunyai akses ke fail yang sama. Sebagai contoh, melainkan jika mereka telah memilih keluar, penulis atau pengarang yang berasal menerima pemberitahuan e-mel mengenai setiap cadangan yang anda buat dan mengulas anda menambah dalam masa nyata. Ini bermakna, jika seseorang mencadangkan penyuntingan dan kemudian mengubah fikiran mereka, penulis masih melihat cadangan asal melalui e-mel. Ia adalah satu kekejian.

Saya amat mengesyorkan untuk mematikan pemberitahuan ini, terutamanya jika anda mendapati proses penyuntingan sukar. Daripada menyiksa diri anda dengan pengetahuan tentang setiap pemikiran kecil yang melintasi minda editor anda, pergi ke Google Drive, klik ikon gear, dan pilih tetapan. Di bawah Pemberitahuan, pastikan kedua-dua kotak tidak dicentang.

Bagaimana Menggunakan Sejarah Versi

Satu lagi alat yang bukan sebahagian daripada Cadangan tetapi masih berguna untuk penulisan dan pengeditan kolaborasi Sejarah Versi.

Lihat di bawah Sejarah> Sejarah versi. Dua pilihan muncul: Nama Versi Semasa dan Lihat Sejarah Versi.

Anda boleh menggunakan Nama Versi Semasa untuk menyimpan salinan fail anda sebelum anda membukanya kepada orang lain untuk diedit. Dengan cara itu, jika ada masalah, seperti seorang kolaborator lupa untuk menghidupkan Mencadangkan, anda boleh dengan cepat dan mudah kembali ke draf sebelumnya.

Pilihan lain, Lihat Sejarah Versi, menunjukkan versi fail yang telah disimpan sebelum tarikh dan masa. Anda boleh menukar nama tersebut ke sesuatu yang lebih deskriptif jika ia membantu. Seperti yang anda lihat pada versi lepas fail anda, anda melihat perubahan yang diserlahkan dalam warna yang berbeza. Ini alat yang berguna untuk menghidupkan kembali jam apabila anda menerima atau menolak perubahan dan kini ingin anda tidak.

Cara Bandingkan Dokumen

Alat terakhir yang patut disebut adalah yang baru yang disebut Bandingkan Dokumen. Ia berada di bawah menu Alat (Alat> Bandingkan dokumen). Dengan alat ini, anda boleh membandingkan dua dokumen untuk melihat apa yang berlainan di antara mereka. Ia berguna untuk mencari perubahan yang telah ditambah (sengaja atau sebaliknya) ke dokumen anda, sama ada oleh anda atau orang lain. Pandangan ini juga boleh menarik ulasan pada fail juga.

Sekiranya anda bekerjasama dengan sekumpulan orang yang tidak terbiasa dengan penyuntingan kumpulan, anda boleh menyimpan draf kerja anda dan membandingkannya dengan versi yang diedit untuk memastikan tiada perubahan yang tidak disengajakan oleh anda.

Lebih banyak Tip Dokumen Google

Terdapat beberapa tip lain yang perlu diketahui jika anda menggunakan Dokumen Google secara kerap. Untuk permulaan, pastikan anda mengetahui cara menyimpan Dokumen Google di luar talian. Dengan cara itu, gangguan internet dan peristiwa yang tidak dijangka tidak akan mengganggu kerja anda. Anda juga boleh menyulitkan dokumen Google yang disimpan di Drive, tip lain yang berguna. Pastikan untuk meneroka senarai tip Google Docs yang terbaik juga.