Bagaimana perniagaan boleh kekal di atas mengubah peraturan pematuhan

Perniagaan dalam industri yang dikawal selia seperti kewangan dan penjagaan kesihatan sentiasa menghadapi perubahan peraturan pematuhan seperti perniagaan yang bekerja rapat dengan kerajaan tempatan dan negeri. Dasar dan peraturan baru perlu diselaraskan di seluruh peringkat organisasi, dan peranan "etika dan profesional pematuhan" sering kali jatuh pada pengurus sumber manusia (HR) dan jabatan teknologi maklumat (IT). Para profesional ini sering bertanggungjawab terhadap perkara-perkara seperti pengurusan infrastruktur dan keselamatan rangkaian, yang termasuk menggunakan rangkaian peribadi maya (VPN) untuk melindungi data korporat sensitif apabila diakses oleh pekerja terpencil. HR dan profesional IT perlu mengekalkan sistem ini sambil memastikan perniagaan tetap mematuhi data, privasi, dan peraturan lain.

Tetapi bagaimana perniagaan boleh terus patuh? Menurut kajian dari NAVEX Global, jawapannya mungkin dengan menggunakan perisian pengurusan dasar automatik yang lebih baik. Laporan Benchmark Pengurusan Dasar Pihak Ketiga untuk Pematuhan & Pematuhan 2016 meninjau 1.075 responden di seluruh dunia (75 peratus di AS) merentasi pelbagai industri. Industri-industri ini termasuk penjagaan kesihatan, perkilangan, dan perbankan dan kewangan kepada bukan keuntungan, insurans, tenaga dan utiliti, kerajaan dan pentadbiran, dan perniagaan teknologi. Laporan itu meninjau para eksekutif dan pengurus kanan yang bertanggungjawab terhadap etika dan pematuhan mengenai cabaran semasa mereka dengan pengurusan dasar, dan strategi dan penyelesaian apa yang dapat memperbaiki proses dalam organisasi mereka. (Lihat laporan 2018 dengan nama yang sama di sini.)

Kami bercakap dengan Randy Stephens, Naib Presiden Khidmat Nasihat di NAVEX Global (dan pengarang penulis laporan 2016) tentang pengambilan utama dari penyelidikan, dan bagaimana perniagaan dapat menangani pematuhan proaktif, baik dari segi teknologi dan sudut pandang organisasi.

"Apa yang kami dapati adalah, pada amnya, dan ini tidak mengejutkan, ramai orang tidak berpuas hati dengan program pengurusan dasar mereka mengenai pematuhan, walaupun dengan mereka yang gembira, selalu ada ruang untuk penambahbaikan, " kata Stephens. "Kami melihat bahawa kedua-dua belanjawan dan tanggungjawab untuk pengurusan dasar boleh tersebar di sekelompok besar unit perniagaan, dan penyebaran tanggungjawab dalam organisasi dapat menyumbang kepada kekurangan kecekapan."

Memecahkan Laporan

Sampel penyelidikan NAVEX Global merangkumi responden pada perniagaan kecil (25 peratus), pertengahan (31 peratus), dan perusahaan (43 peratus), dengan pendapatan merangkumi kurang dari $ 50 juta hingga lebih dari $ 1 bilion, serta organisasi kerajaan dan bukan untung. Jenis responden yang paling biasa adalah etika khusus dan profesional pematuhan, tetapi penyelidikan juga termasuk responden seperti penganalisis perniagaan dan HR, IT, audit dalaman, undang-undang, pengurusan risiko, dan profesional keselamatan yang menguruskan pematuhan dalam organisasi mereka.

Berikut adalah beberapa pengambilan kunci dari laporan. Responden boleh memilih pelbagai jawapan:

• Hampir separuh daripada organisasi (47 peratus) berkata cabaran pengurusan dasar mereka adalah menjaga dasar terkini dengan peraturan baru dan berubah.
• Cabaran pengurusan dasar yang lain termasuklah pekerja latihan mengenai polisi (40 peratus), kelebihan polisi dan ketidakpatuhan (32 peratus), tuntutan khusus berkaitan dengan pematuhan undang-undang (31 peratus), akses mudah ke dasar dan prosedur semasa (28 peratus), dan pengurusan dokumen (DM) (23 peratus).
• Lebih daripada 50 peratus organisasi mempunyai tujuh atau lebih jabatan dengan beberapa pemilikan pengurusan dasar dan proses belanjawan, dan hampir 50 peratus mengatakan mereka sama ada tidak mempunyai dana untuk pengurusan dasar atau itu sebahagian daripada belanjawan seluruh syarikat.
• 57 peratus responden menggunakan latihan dalam talian untuk memastikan pemahaman dasar, diikuti lebih kurang 55 peratus yang menggunakan latihan orang sendiri.
• Laporan itu mendapati bahawa perisian automatik meningkatkan pelaksanaan pengurusan dasar sebanyak 16 peratus secara keseluruhan, dengan keberkesanan tertentu dalam meningkatkan kecekapan kualiti, komunikasi, aliran kerja, dan akses dasar.

NAVEX Global menyediakan perisian, perkhidmatan dan perundingan pengurusan pematuhan dan dasar. Stephens mengakui bahawa syarikat itu mempunyai kepentingan dalam penggunaan perisian automatik tetapi menegaskan bahawa laporan tersebut adalah vendor-agnostik.

"Salah satu cabaran utama adalah menjaga undang-undang dan peraturan yang berubah, " kata Stephens. "Ini adalah salah satu bidang di mana orang benar-benar berjuang. Cara proses automatik dijalankan adalah bahawa dasar-dasar dalam program yang berkesan sentiasa dikaji semula, terjemahan, kawalan versi, semua yang anda perlukan untuk memastikan orang mempunyai akses kepada yang terbaru Pada dasarnya, apa yang paling jelas dalam laporan ini adalah bahawa orang-orang yang mempunyai proses pengurusan dasar automatik, strategi yang didorong oleh perisian, adalah orang yang melihat program mereka menjadi yang paling berkesan."

5 Langkah Pengurusan Dasar Perniagaan Anda Boleh Ambil

Perisian pengurusan dasar boleh berbeza jauh bergantung kepada industri. Dari perisian latihan pematuhan insurans kesihatan dalam talian seperti Akauntabiliti kepada penyelesaian khusus untuk kerjasama dan perisian DM yang sedia ada seperti Microsoft SharePoint Online, penyelesaian datang dalam pelbagai bentuk dan saiz, dan berbeza-beza bergantung pada bagaimana mereka terintegrasi dengan sistem yang sedia ada.

Tetapi, tidak kira sistem yang digunakan oleh perniagaan anda untuk mengurus pematuhan dan dasar, Stephens berkata terdapat beberapa langkah organisasi utama yang anda boleh ambil untuk memperbaiki pengurusan dasar dan akauntabiliti, sementara memastikan semua orang dalam organisasi sentiasa terkini. Berikut adalah lima cadangannya:

1. Pemilik Polisi Berdedikasi

Stephens berkata kegagalan pematuhan sering kali berpunca daripada tiada sesiapa yang memeriksa polisi selama berbulan-bulan atau tahun selepas ia dimulakan. Syarikat-syarikat boleh menghadapi masalah apabila akauntabiliti atau tindakan tatatertib jika pekerja melanggar dasar tetapi pegawai pematuhan tidak dapat meletakkan jari mereka pada dasar apa yang dilanggar.

"Polisi perlu mempunyai pemilik, " kata Stephens. "Kadang-kadang mungkin ada pihak yang mempunyai masukan, tetapi seseorang perlu memiliki dasar tersebut dan memastikan ia mencerminkan perubahan dalam undang-undang, peraturan, dan praktik perusahaan.

2. Akses Mudah dan Ketersediaan

Stephens berkata, polis sentiasa tersebar di seluruh organisasi, dari HR dan dasar IT kepada polisi kesihatan dan keselamatan. Oleh itu, perniagaan perlu memastikan dasar sedia ada, baik melalui perisian pengurusan dasar, intranet syarikat atau portal HR, atau platform DM.

"Apabila pekerja mempunyai soalan, mereka perlu dapat melihat dasar itu, jika mereka tidak dapat menemuinya, mereka tidak boleh dilatih, " kata Stephens. "Di sinilah penyelesaian automatik adalah pemenang tangan kerana dasar tersebut ditempatkan di lokasi pusat. Laman-laman SharePoint dan laman intranet boleh berfungsi, tetapi pada orang yang sering anda temui masih kekurangan kawalan terpusat. dasar yang mudah didapati dan difahami oleh sebahagian besar pengguna, anda tidak akan mempunyai pematuhan yang baik."

3. Interdepartmental Communication

Melemparkan tanggungjawab dan pengurusan dasar merentas jabatan dalam perusahaan atau organisasi besar memerlukan komunikasi terbuka untuk memastikan semuanya tetap diselaraskan. Stephens berkata sama ada melalui beberapa jawatankuasa dasar atau kajian semula secara tetap, perniagaan memerlukan pegawai pematuhan untuk bekerjasama merentas organisasi dan bersetuju dengan perkara biasa seperti tindakan tatatertib.

"Fikirkan tentang jabatan undang-undang yang perlu melihat dasar-dasar dari sudut pengawalseliaan, dan kemudian kumpulan pembangunan atau pasukan HR melihat dasar untuk memastikan mereka mudah dibaca dan difahami, " kata Stephens. "Bawa orang-orang itu secara berkala untuk memastikan tanggungjawab dan memastikan polisi dikemas kini dan disediakan kepada semua orang."

4. Latihan Dalam Talian

Stephens berkata salah satu pengambilan utama dari kaji selidik adalah bahawa latihan dalam talian adalah cara paling berkesan untuk menyampaikan kemas kini perubahan dasar dan memastikan kesedaran seluruh organisasi. PCMag telah mengkaji beberapa platform pembelajaran dan platform pembelajaran pembelajaran (LMS) dalam talian yang boleh menyampaikan maklumat latihan jenis ini kepada pekerja, termasuk Docebo Pilihan Editor.

"Ia mengenai mengikat dasar dan latihan bersama secara lancar, " kata Stephens. "Melakukannya dengan sistem automatik, mudah untuk mengesan siapa yang melihat e-mel dasar atau latihan dasar yang baru atau dikemas kini, yang membacanya, yang mengakuinya, dan yang telah menyelesaikan persijilan itu."

5. Pengurusan Automasi dan Insiden

Stephens menjelaskan bahawa perisian automatik adalah cara paling mudah untuk mengawal proses membuat, mengemas kini, mengkaji dan mengeposkan dasar. Kawalan versi juga penting, yang membolehkan perniagaan mengesan siapa yang mengkaji atau mengemas kini dasar dan sama ada mereka berurusan dengan versi yang paling baru atau tidak. Pada ketika itu, Stephens berkata penting untuk mengehadkan akses dasar dan mengemas kini kemasukan dasar dengan pengurusan insiden untuk pematuhan yang lebih proaktif.

"Terutama apabila anda berurusan dengan polisi di pelbagai jabatan dan pelbagai negara untuk organisasi multinasional, akses dan penglihatan ini memastikan dasar benar-benar terpakai, katakanlah, kepada pekerja anda di Inggeris, " jelas Stephens. "Dan kemudian anda mempunyai kawalan versi untuk melihat perubahan yang dibuat dan yang meninjaunya, dan menghantar kemas kini dengan cepat kepada pengguna yang memberitahu mereka bahawa anda telah membuat perubahan pada dasar perjalanan mereka."

"Kemudian, semasa anda menguruskan apa yang anda kongsi dengan pengguna dan mengawasi apa yang telah dilatih, anda juga boleh menghubungkannya ke pelaporan pengurusan insiden, " tambahnya. "Sekiranya pengguna mempunyai soalan atau masalah, anda boleh membangkitkan isu dan secara automatik menukarnya ke dalam laporan untuk menambahkan tahap kecekapan yang lebih tinggi kepada pematuhan terhadap apa jua dasar yang anda hadapi. Anda tidak boleh mengharapkan orang mematuhi satu polisi jika mereka tidak tahu apa harapannya."