Bagaimana perakaunan berkembang untuk dunia pertama awan

Kebangkitan perkhidmatan perakaunan awan yang lebih tinggi mengubah cara kedua akauntan dan pelanggan yang mereka berkhidmat menguruskan kewangan perniagaan. Perisian berasaskan web memberi kesan kepada perniagaan dari semua saiz tetapi memberikan nilai yang lebih besar untuk perniagaan kecil dan menengah (SMB) dan pemilik tunggal yang mendapat akses yang lebih besar kepada alat perakaunan dan kewangan daripada sebelumnya untuk menyelaraskan perniagaan mereka.

Penyedia perkhidmatan perakaunan berasaskan awan AkauntanWorld memanfaatkan peralihan teknologi ini untuk meningkatkan produktiviti perniagaan di seluruh akaun yang perlu dibayar dan boleh diterima, simpan kira, inventori, pelaporan dan gaji, dengan falsafah meletakkan kuasa kembali ke tangan akauntan dan membiarkan pemilik perniagaan kecil bimbang mengenai perniagaan itu. Pada tahun 2003, AccountantsWorld menjual perniagaan perisian cukainya kepada Thomson Reuters dan mengalihkan fokusnya secara eksklusif untuk mewujudkan penyelesaian berasaskan awan untuk akauntan. Syarikat itu kini memproses 30, 000 gaji syarikat setiap tahun menggunakan perisiannya, kata Dr. Chandra Bhansali, pengasas bersama dan Ketua Pegawai Eksekutif Akauntan Dunia.

PCMag bercakap kepada Bhansali mengenai bagaimana penyelesaian berasaskan awan mengubah cara akauntan dan SMB menjalankan perniagaan, trend teknologi yang mempengaruhi industri, dan betapa keupayaan bergerak dan kebolehan keselamatan yang sedang berkembang membentuk masa depan perakaunan.

PCMag: Apa masalah perakaunan yang anda berikan untuk menangani dengan menggunakan teknologi awan dan Internet?

Dr. Chandra Bhansali: Kami bertanya kepada diri sendiri, apakah jenis masalah yang dapat kita selesaikan dengan menggunakan kuasa Internet? Kami menyedari bahawa ia menawarkan keupayaan yang luar biasa bahawa desktop tidak. Satu perkara yang kami perhatikan ialah gaji adalah pada asasnya fungsi perakaunan kerana ia berkaitan dengan cukai tetapi, pada masa itu, sangat sedikit akauntan yang menawarkan perkhidmatan gaji. Anda perlu 100 peratus tepat dan memenuhi syarat tepat pada masanya jika terdapat hukuman yang sengit. Akauntan tidak mempunyai alat untuk berbuat demikian supaya mereka digunakan untuk merujuk semua gaji pelanggan mereka kepada perkhidmatan seperti ADP dan Paychex Accounting Online.

Kami berkata bahawa tidak masuk akal. Kami menyedari kami sepatutnya dapat mewujudkan pusat pemprosesan yang berkuasa dan menggunakan pelayan di sebahagian kecil daripada kos menggunakan kerangka utama. Oleh itu, kami telah mewujudkan pusat pemprosesan gaji berasaskan awan yang pertama untuk para akauntan, dan memberikan akses kepada pelanggan kami akses internet ke tempat itu pada 2004. Sekarang mereka boleh menggunakannya untuk menawarkan perkhidmatan gaji yang sangat menguntungkan kepada pelanggan mereka, dengan perisian melakukan segala-galanya di belakang adegan untuk mereka: deposit langsung, deposit cukai, dan borang cukai pemfailan dan W2, W3, dan 1099 borang dengan tepat dan tepat pada waktunya. Semua akauntan dan pelanggan perlu lakukan ialah memasukkan data. Bagi banyak akauntan, ia telah menjadi salah satu perkhidmatan yang paling menguntungkan mereka. Jadi, kami telah mengubah paradigma pemprosesan gaji menggunakan awan; Penyedia penyelesaian gaji telah mengikutinya dengan menawarkan beberapa jenis alat akauntan.

Di luar kes-kes penggunaan segera ini, apakah beberapa trend teknologi lain yang mempengaruhi industri?

Bhansali: Trend ini benar-benar ke arah integrasi dalam awan untuk semua perniagaan perkhidmatan dan akauntan ini digunakan sehari-hari. Akauntan juga kini mempunyai alat untuk mengambil alih banyak fungsi back-office ini untuk membantu SMB melakukan apa yang mereka lakukan dengan baik, dan untuk menjalankan dan menguruskan perniagaan mereka dengan lebih cekap. Ini gabungan faktor-faktor ini. Saya melihat keuntungan produktiviti yang paling ketara dalam segmen perniagaan kecil.

Teknologi ini beralih ke arah memberi akauntan keupayaan untuk menawarkan perkhidmatan lengkap kepada pelanggan mereka. Ia mengenai mengisi semua pautan atau komponen yang hilang dalam rantai itu. Kini, pengurusan proses perniagaan (BPM) adalah kawasan pertumbuhan. Seberapa berkesan boleh akauntan menguruskannya? Oleh itu, untuk perniagaan kecil, kebanyakan perakaunan sehingga sekarang telah dilakukan sendiri (DIY). Pelanggan akan melakukan sesuatu pada akhir mereka dan akauntan akan membersihkannya. Terdapat peralihan utama yang berlaku ke arah "don't-do-it-yourself" (DDIY). Sebaliknya, bekerjasama dengan akauntan anda. Kami sudah melihat senarai gaji, yang diambil dari akauntan, kembali melalui perisian awan. Bukan sahaja untuk akauntan tetapi untuk semua penyedia perkhidmatan lain, jumlah masa yang dibelanjakan untuk kerja back-office untuk pemilik perniagaan kecil dan pekerja secara dramatis mengecil kerana mereka mendapat keupayaan untuk memunggah kerja ke akuntan.

Dari perspektif akauntan dan pelanggan, bagaimanakah penyelesaian berasaskan awan mengubah cara mereka menjalankan perniagaan?

Bhansali: Biro perkhidmatan gaji yang besar tidak memberi akauntan tahap kecekapan dan produktiviti yang sama, dan mereka mengenakan banyak pelanggan. Kini akauntan yang mereka percayai paling banyak dan dengan siapa mereka mempunyai hubungan dapat menawarkan pelanggan perniagaan kecil mereka perkhidmatan gaji yang disesuaikan dengan kos yang sangat berkesan, dan dengan integrasi antara sistem perakaunan dan penggajian untuk memastikan aliran data yang selamat dan selamat.

Dengan sistem perakaunan, satu masalah utama ialah pembukuan pelanggan. Saya bercakap dengan rakan CPA saya beberapa tahun yang lalu yang sedang memanjakan salah seorang pelanggannya, yang dia memberitahu tidak pernah memasuki apa-apa selepas dia menutup buku-buku itu. Pelanggan menambah entri lain dan ia melemparkan segalanya. Beliau berkata, beliau menghabiskan 20 hingga 30 peratus masa untuk memperbaiki keadaan perniagaan kecil ini apabila mereka tidak tahu tentang perakaunan dan tidak boleh mengaksesnya. Kami mula bertanya kepada akauntan dan mendapati pembukuan pelanggan seperti ini merupakan penghalang besar. Jika anda menghadiri sebarang persidangan atau persidangan CPA, salah satu sesi yang dihadiri adalah selalu pembukuan. Untuk menyelesaikannya, kami menggunakan awan untuk membolehkan peralihan memberikan akauntan yang lebih besar daripada sistem yang direka untuk digunakan oleh pelanggan perniagaan kecil itu sendiri. Kami memberi akauntan kuasa untuk menyesuaikan sistem dan keizinan untuk setiap pelanggan individu.

Akauntan sepatutnya menjadi penasihat perniagaan penting untuk pelanggan mereka, tetapi sehingga kini mereka tidak dapat memenuhi peranan itu secara efektif untuk perniagaan kecil. Oleh itu, untuk seorang tukang paip yang tidak tahu tentang perakaunan, akauntan akan memberi mereka akses hanya untuk menulis cek dan memasukkan resit tunai; itu sahaja yang mereka perlu bimbang. Jika pelanggan adalah pemegang buku, mereka boleh memberi mereka akses kepada akaun yang perlu dibayar dan boleh diterima, dan banyak lagi. Selama bertahun-tahun ini telah berkembang kerana perakaunan pihak klien adalah kejahatan yang tidak perlu untuk perniagaan kecil. Dengan sistem berasaskan awan ini, akauntan boleh mengambil alih kerja perakaunan lengkap.

Sekitar setahun yang lalu, kami memperkenalkan aplikasi yang membenarkan pelanggan mengambil gambar invois, yang masuk ke dalam sistem yang akan dibayar. Pengintegrasian sangat penting di sini kerana mereka juga boleh menyambungkannya ke portal Web klien dan sistem pengurusan dokumen. Oleh itu invois masuk ke dalam folder yang betul dalam sistem pengurusan dokumen dan, pada masa yang sama, apa-apa pembayaran dan transaksi kad kredit boleh diimbas dan dikenalpasti. Apabila akauntan log masuk untuk merakamkan pembayaran, semua transaksi disenaraikan. Terdapat juga integrasi dengan sistem pembayaran bil yang lebih canggih, sistem masa dan bil, sistem masa dan kehadiran, dan penyedia 401k. Kami juga mewujudkan API terbuka untuk mengintegrasikan dengan hampir segalanya.

Pengguna perisian perakaunan awan boleh menjadi perniagaan kecil dan firma perakaunan yang memberi perkhidmatan kepada mereka, atau perniagaan perusahaan yang lebih besar dengan jabatan perakaunan dalaman. Bagaimanakah kes-kes yang menggunakannya berbeza, atau adakah mereka?

Bhansali: Apa yang berlaku dengan penyelesaian ini adalah terdapat banyak alat analitis yang dibina. Perniagaan kecil memerlukan nasihat CFO, tetapi perniagaan menengah dan besar mempunyai jabatan perakaunan dan kemampuan mereka sendiri dalam sistem mereka untuk melakukan analitik seperti ini, dengan CFO dan eksekutif untuk memberikan input. Perniagaan kecil tidak ada. Jadi, dalam penyelesaian awan di mana akauntan bekerja dengan data langsung dan mempunyai alat untuk menganalisisnya, akauntan boleh melakukan fungsi CFO seperti ini untuk perniagaan yang lebih kecil. Ini semua tentang membantu akauntan memanfaatkan awan, dan perisian memberikan akauntan (dan, dengan lanjutan, usaha kecil) keupayaan yang mereka tidak mampu sebelum ini.

Apa kesannya ialah pertumbuhan pengkomputeran mudah alih yang ada pada perakaunan awan?

Bhansali: Telefon pintar pasti mengubah cara kami menjalankan perniagaan. Khususnya untuk firma perakaunan pengamal tunggal, salah satu sebab mereka tidak pernah melakukan gaji sebelum ini adalah kerana, jika mereka bercuti, katakan, tidak ada cara untuk mereka mengaksesnya. Sekarang, melalui aplikasi mudah alih perakaunan dan gaji, mereka boleh melakukannya dari mana-mana sahaja. Aplikasi kami mempunyai skrin yang sangat mudah untuk kemasukan data mudah alih. Terdapat juga keupayaan untuk mengimbas invois dan cek, dan satu lagi aplikasi mudah alih yang kami jalankan ialah perbelanjaan pekerja supaya mereka boleh mengambil gambar resit mereka untuk akaun perbelanjaan.

Aspek penting bagi mudah alih untuk akauntan dan pelanggan adalah peringatan. Untuk setiap perniagaan, terdapat ambang. Ada yang mungkin menetapkan bahawa, jika akaun belum terima melebihi $ 50, 000, itu masalah. Untuk perniagaan yang lebih besar, mungkin itu $ 300, 000 dan perkara yang sama untuk akaun yang perlu dibayar atau wang tunai di bank. Akauntan boleh menetapkan ambang untuk semua pemacu perniagaan penting ini untuk pelanggan mereka dan, apabila ambang batas melebihi, akauntan boleh menetapkan amaran untuk terlebih dahulu menerima teks dan kemudian hubungi klien untuk membincangkan secara terperinci, atau menetapkan amaran untuk keluar kepada mereka dan pelanggan pada masa yang sama. Portal akauntan juga mempunyai skrin di mana mereka dapat melihat pandangan mata setiap status ambang klien.

Apabila berpindah ke penyelesaian berasaskan awan dan mengendalikan data kewangan yang sensitif, bagaimana anda menangani aspek keselamatan untuk memastikan penghantaran yang selamat, pemindahan fail, dan penyimpanan?

Bhansali: Ia benar-benar kritikal. Bagi kami, kami membuat langkah lima tahun lalu untuk Perkhidmatan Web Amazon (AWS), yang merupakan langkah untuk meletakkan data pelanggan kami dalam infrastruktur dengan tahap keselamatan yang sangat tinggi. Di samping itu, kami melakukan penyulitan semua data sensitif, dari nombor keselamatan sosial dan nombor pengenalan pekerja kepada maklumat bank. Kami juga banyak lapisan teknologi maklumat dan keselamatan (ITS) teknologi di atasnya untuk mengurangkan risiko, dan membuat sistem dan data klien kami secukupnya.