Dapatkan teratur: alat untuk mesyuarat yang lebih baik

Pakar suka mengatakan bahawa mesyuarat membunuh produktiviti. Pasti tidak perlu dan mesyuarat yang dirancang dengan baik. Tetapi beberapa mesyuarat diperlukan. Mesyuarat boleh mengelak tawaran perniagaan baru. Mereka boleh melancarkan pasukan pada usaha baru yang produktif. Mereka boleh membetulkan kursus pada projek yang salah. Dan mereka boleh memudahkan persahabatan antara kolaborator yang tidak dapat bersama di ruang yang sama. Apabila anda benar-benar mesti mengadakan mesyuarat, anda memerlukan beberapa tips untuk mengadakan mesyuarat yang lebih produktif, serta perisian yang sesuai untuk melakukannya.

Penjadualan

Tinjauan mungkin datang kepada fikiran sebagai perisian pejabat biasa yang digunakan untuk menjadualkan mesyuarat, tetapi saya dapati banyak ciri Outlook yang kikuk dan sukar untuk digunakan untuk digunakan seperti yang diharapkan. Jika semua peserta pertemuan anda adalah pengguna Outlook yang mahir, anda mungkin boleh mencari masa untuk memenuhi kerja-kerja itu untuk semua orang, menempah bilik persidangan, dan dapatkan mesyuarat itu pada kalendar menggunakan apa-apa tetapi Outlook. Saya memerlukan sesuatu yang lebih mudah, dan saya agak afisionado alat-organisasi, jadi saya hanya boleh membayangkan bagaimana orang lain boleh merasakan Outlook sebagai alat penjadualan.

Doodle.com adalah penyelesaian yang mudah. Ia adalah salah satu laman web kegemaran saya untuk perancangan perjumpaan dan perjumpaan. Doodle.com adalah laman web dan perkhidmatan percuma yang menjadikan penjadualan semudah membuat tinjauan pendapat. Anda menjemput orang untuk mengundi (dengan menghantar URL atau mengundang mereka secara langsung dari Doodle), dan mereka menyemak masa tanda yang tersedia berdasarkan pilihan yang dibuat pencipta. Ia adalah impian yang berkesan.

Untuk lebih lanjut mengenai Doodle, lihat temuduga saya dengan pengasas Doodle, Michael Naef, yang merangkumi video yang menunjukkan bagaimana kerja Doodle.

Hosting Mesyuarat Maya

Webex dan GoToMeeting adalah dua daripada perkhidmatan mesyuarat maya yang paling terkenal yang, dalam pengalaman saya, cenderung digunakan oleh orang yang syarikatnya sudah mempunyai akaun dengan penyedia itu. Akaun berbayar sama ada dibungkus penuh dengan ciri-ciri, seperti keupayaan untuk merakam pertemuan, berbual dengan peserta lain, berkongsi segala-galanya yang berlaku pada skrin komputer seseorang, sambungkan banyak webcam, dan banyak lagi. GoToMeeting memerlukan pemasangan aplikasi yang dipasang untuk digunakan.

Webex tidak menawarkan akaun percuma (GoToMeeting tidak), tetapi ia datang dengan beberapa batasan ketat. Sebagai contoh, hanya satu orang sahaja yang boleh menjadi tuan rumah mesyuarat, dan bilangan maksimum orang dalam mesyuarat adalah tiga. Semua orang dalam mesyuarat perlu menggunakan VoIP kerana dail masuk telefon tidak disokong, dan hos boleh berkongsi desktop, papan putih dan dokumennya, tetapi bukan aplikasi atau apa-apa yang berjalan dari jauh. Oleh itu, jika anda menggunakan salah satu daripada perkhidmatan tersebut, anda mungkin mahu akaun berbayar.

Join.me adalah satu lagi pilihan popular untuk hosting mesyuarat maya. Seperti Webex, ia mempunyai pilihan percuma, tetapi dengan kekangan yang longgar pada batasan. Akaun Sertai.me percuma menerima sehingga 10 peserta dalam mesyuarat maya, menyokong perkongsian skrin dan keupayaan untuk berkongsi kawalan (iaitu menyerahkan sebahagian tugas hosting kepada peserta lain).

MeetingBurner (percuma; akaun Pro dari $ 39.95 sebulan) adalah satu lagi pilihan yang berjalan dalam pelayar tanpa pemasangan yang diperlukan. Dengan akaun percuma, anda boleh mengadakan mesyuarat sehingga sepuluh orang, tetapi VoIP tidak disokong-Skype, bagaimanapun, dan berfungsi tepat dalam perkhidmatan.

Skype bukanlah alat yang tidak baik untuk mengendalikan beberapa jenis mesyuarat, tetapi ia tidak selalunya boleh dipercayai seperti yang lain. Seperti alat lain, akaun Skype percuma mempunyai beberapa batasan (tidak ada perkongsian skrin yang besar untuk mesyuarat, dan persidangan video dengan hanya satu orang sahaja), tetapi ia boleh menjadi pilihan yang mudah apabila anda perlu mempunyai audio dengan cepat hubungi dengan orang yang tersebar di seluruh dunia… dan yang sudah mempunyai akaun Skype.

Bekerjasama Muka ke Wajah

Kebanyakan alat webinar yang dinamakan di atas memudahkan kolaborasi maya dalam talian, tetapi apabila semua orang berada di bilik yang sama dan boleh bercakap secara tatap muka, saya suka menggunakan alat yang kurang berintensifkan pengurusan.

Google Drive (percuma) berguna di pejabat kerana ramai orang boleh mengemas kini dokumen dalam masa nyata. Anda dapat melihat apabila orang lain sedang mengedit atau melihat dokumen yang sama yang anda buka. Google Drive tidak sesuai di peranti mudah alih, malangnya. Saya masih mendapati lebih mudah digunakan pada komputer riba semasa mesyuarat daripada melalui aplikasi Google Drive iPad, contohnya.

Asana telah mengambil dunia kerjasama dengan ribut dengan alat pengurusan pengurusan tugas (dan pengurusan projek) kolaboratif dalam talian yang sangat baik. Ia adalah satu perkhidmatan hebat untuk digunakan sepanjang kitaran kerja anda, dan menunjukkan nilai semasa mesyuarat untuk membuat tugas baru, seperti tindakan susulan yang diberikan kepada orang pada akhir pertemuan.

Mencatat nota

Evernote (percuma hingga $ 45 sebulan untuk premium) adalah gorila 800-pound catatan ambil, dan saya menggunakannya dengan marah semasa mesyuarat. Saya suka bahawa ia mempunyai fungsi rakaman audio terbina dalam yang membolehkan saya menangkap keseluruhan perbualan sekiranya saya perlu merujuknya kemudian. Ia juga hebat pada peranti mudah alih untuk ciri kameranya. Potong gambar papan putih, muat naik ke Evernote, dan semua teks dalam gambar dianalisis oleh OCR dan menjadi dicari sepenuhnya.

Minutes.io (percuma), direka untuk maksud eksplisit untuk mengambil minit mesyuarat, berfungsi dalam penyemak imbas tetapi beroperasi dalam talian dan di luar talian. Apabila anda diminta untuk mengambil nota rasmi untuk mesyuarat secara tidak disangka-sangka, minutes.io melancarkan dengan cepat dan berfungsi dengan baik, memberi anda templat untuk tugas di tangan.